Các câu hỏi thường gặp FAQS

Bạn đang băn khoăn không biết KiotViet có phù hợp với mô hình kinh doanh của mình? Hãy cùng khám phá những câu hỏi thường gặp dưới đây để hiểu rõ hơn nhé.

• 1. KiotViet là phần mềm dành riêng cho nhân viên lễ tân đúng không?

  KiotViet là một giải pháp quản lý toàn diện, phục vụ cho mọi bộ phận trong khách sạn, không chỉ tối ưu cho lễ tân mà còn là công cụ đắc lực cho bộ phận buồng phòng và ban quản lý trong việc chuyên nghiệp hóa vận hành và tăng trưởng kinh doanh.

  • Đối với lễ tân: Phần mềm hỗ trợ quản lý sơ đồ phòng trực quan, đặt phòng, check-in, check-out nhanh chóng, quản lý thông tin khách hàng và thanh toán các dịch vụ (tiền phòng, minibar, giặt là...) một cách chính xác.
  • Đối với bộ phận buồng phòng: Giúp cập nhật trạng thái phòng (phòng sạch, phòng chưa dọn) theo thời gian thực ngay trên thiết bị di động, tự động báo cho lễ tân phòng đã sẵn sàng đón khách.
  • Đối với quản lý/chủ khách sạn: Phần mềm giúp tối ưu quản lý toàn diện từ tình trạng phòng, báo cáo doanh thu, công suất phòng, quản lý công nợ, cho đến quản lý thu chi và hiệu quả kinh doanh. Bên cạnh đó, KiotViet cung cấp các giải pháp marketing hiệu quả để thu hút và giữ chân khách hàng.

• 2. KiotViet có tối ưu chức năng riêng cho từng mô hình lưu trú không?

  KiotViet không chỉ đáp ứng đầy đủ các tính năng quản lý chung mà còn đi sâu vào việc tối ưu hóa chức năng cho từng mô hình kinh doanh lưu trú khác nhau. Mỗi phiên bản sẽ có những tính năng đặc thù để giải quyết các bài toán vận hành riêng:

  • Khách sạn: Quản lý sơ đồ phòng theo tầng, thiết lập bảng giá linh hoạt (theo giờ, theo ngày, theo loại phòng, theo mùa), quản lý đặt phòng cho khách đoàn, quản lý các dịch vụ đi kèm như nhà hàng, spa.
  • Nhà nghỉ/Motel: Quản lý tính tiền phòng tự động theo giờ, theo ngày, qua đêm; quản lý các dịch vụ đơn giản và thanh toán nhanh chóng.
  • Homestay/Villa cho thuê: Quản lý lịch đặt phòng từ nhiều nguồn, đồng bộ hóa tình trạng phòng trống với các kênh OTA (Online Travel Agent), quản lý từ xa trên điện thoại.
  • Ký túc xá/Phòng cho thuê dài hạn: Quản lý thông tin khách thuê, hợp đồng, tự động ghi nhận và nhắc lịch thanh toán tiền phòng, điện, nước hàng tháng.

• 3. KiotViet có hỗ trợ đặt phòng online không?

  Bên cạnh việc quản lý hiệu quả khách hàng đặt phòng trực tiếp, KiotViet còn là một giải pháp mạnh mẽ để bạn quản lý và mở rộng kênh đặt phòng online một cách đồng bộ và hiệu quả.

  • Kết nối kênh OTA: Tự động đồng bộ lịch phòng trống và thông tin đặt phòng với các kênh OTA lớn như Booking.com, Agoda, Traveloka..., giúp tránh tình trạng quá tải đặt phòng (overbooking) và quản lý hiệu quả hơn.
  • Tạo website đặt phòng riêng: Cung cấp nền tảng KiotViet Web giúp bạn tự tạo một trang web chuyên nghiệp để khách hàng có thể xem thông tin phòng và tự đặt phòng trực tiếp 24/7, không tốn phí hoa hồng cho các kênh trung gian.
  • Quản lý tập trung: Mọi lượt đặt phòng từ các kênh OTA, website hay khách đặt trực tiếp đều được quản lý tập trung trên một màn hình duy nhất, giúp lễ tân và quản lý dễ dàng nắm bắt tình hình kinh doanh.

• 4. KiotViet có phiên bản dành cho Điện thoại không?

  Bên cạnh việc hoạt động hiệu quả trên máy tính, KiotViet được thiết kế với tính linh hoạt cao, cho phép sử dụng mượt mà trên các thiết bị di động như điện thoại thông minh và máy tính bảng.

  KiotViet cung cấp ứng dụng di động KiotViet Hotel, cho phép chủ khách sạn theo dõi báo cáo và quản lý tình hình kinh doanh từ xa. Lễ tân cũng có thể thực hiện đầy đủ các nghiệp vụ như đặt phòng, check-in, check-out ngay trên ứng dụng, trong khi nhân viên buồng phòng có thể dùng điện thoại để cập nhật trạng thái phòng ngay lập tức, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và phục vụ khách hàng tốt hơn.

• 5. KiotViet có cung cấp miễn phí Hóa đơn điện tử và Chữ ký số không?

  KiotViet cung cấp miễn phí cả Hóa đơn điện tử và Chữ ký số cho tất cả khách hàng sử dụng phần mềm, áp dụng cho cả khách hàng hiện tại và khách hàng mới. Nhờ đó, chủ kinh doanh không phải trả bất kỳ chi phí nào để tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành.

  Giải pháp được thiết kế thân thiện, dễ sử dụng. Đặc biệt, chữ ký số từ KiotViet không cần thiết bị cắm USB hay cài đặt phức tạp, được tích hợp sẵn trong phần mềm với tính bảo mật cao, giúp việc phát hành hóa đơn trở nên thuận tiện và an toàn.

• 6. KiotViet có đáp ứng các quy định của Nhà nước về Thuế và Kế toán cho Hộ kinh doanh không?

  KiotViet hoàn toàn đáp ứng các quy định của Nhà nước về Thuế và Kế toán cho Hộ kinh doanh. Để làm được điều này, KiotViet đã phát triển một phân hệ Phần mềm Kế toán chuyên biệt, được xây dựng bám sát theo các yêu cầu trong Thông tư 88/2021/TT-BTC.

  • Sổ sách kế toán: Cung cấp 7 loại sổ sách kế toán dành cho Hộ kinh doanh theo đúng mẫu quy định.
  • Kê khai Thuế: Tự động tổng hợp số liệu tổng hợp thành Tờ khai thuế để Hộ kinh doanh nộp cho cơ quan Thuế.

  Dữ liệu bán hàng, nhập hàng được tự động đồng bộ từ Phần mềm Quản lý bán hàng và Phần mềm hóa đơn điện tử sang phân hệ kế toán, giúp giảm thiểu sai sót và tiết kiệm công sức nhập liệu.