Hóa đơn đầu vào

(Ngành Dịch vụ làm đẹp)

I. Giới thiệu chung

Tính năng cho phép salon/spa kết nối trực tiếp với hệ thống Cổng thông tin hóa đơn điện tử của Cơ quan Thuế, tự động đồng bộ hóa đơn mua hàng từ nhà cung cấp và cho phép chuyển hóa đơn thành phiếu nhập hàng hoặc phiếu chi. Việc này giúp đảm bảo tính hợp lệ pháp lý và giảm thiểu tối đa sai sót trong quá trình nhập liệu.

Lợi ích nổi bật của tính năng:

• Đảm bảo tính hợp lệ pháp lý: Hóa đơn được lấy trực tiếp từ Cơ quan Thuế, đảm bảo dữ liệu chính xác, minh bạch và có thể đối chiếu bất cứ lúc nào, loại bỏ hoàn toàn rủi ro sử dụng chứng từ không hợp lệ.
• Tiết kiệm thời gian, giảm sai sót nhập liệu: Thông tin hóa đơn (nhà cung cấp, hàng hóa, số tiền) được điền tự động vào phiếu nhập hàng và phiếu chi. Bạn không cần nhập tay thủ công, giúp quản lý kho và kế toán xử lý công việc nhanh hơn và chính xác hơn.
• Quản lý nhập hàng minh bạch, dễ đối soát: Mỗi phiếu nhập hàng và phiếu chi đều được liên kết trực tiếp với hóa đơn gốc từ Cơ quan Thuế, làm tăng độ tin cậy trong khâu quản lý và giúp chủ salon theo dõi, kiểm tra chứng từ một cách dễ dàng.

II. Các thao tác cơ bản

Tính năng Hóa đơn đầu vào có 2 luồng nghiệp vụ chính tương đương nhau, tùy thuộc vào nhu cầu thực tế của salon: Kết nối Cơ quan Thuế → Đồng bộ hóa đơn → Lập phiếu chi HOẶC Lập phiếu nhập hàng.

1. Thiết lập kết nối Cơ quan Thuế

Tình huống: Khi bạn bắt đầu sử dụng tính năng và cần khai báo tài khoản đăng nhập Cổng thuế để hệ thống KiotViet có thể tự động lấy dữ liệu hóa đơn về.

Điều kiện tiên quyết là bạn phải có tài khoản đăng nhập hợp lệ trên trang hoadondientu.gdt.gov.vn. Thao tác này chỉ cần thực hiện 1 lần duy nhất khi bắt đầu sử dụng.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Trên màn hình Quản lý, bạn chọn Thiết lập → Xem tất cả thiết lập → Hóa đơn đầu vào → nhấn Kết nối.
   

Ngoài ra, với lần đầu tiên bạn có thể thực hiện thao tác Kết nối tại màn hình Hàng hóa → Hóa đơn đầu vào.
 

• Bước 2: Bạn nhập Tên đăng nhập và Mật khẩu (tài khoản Cơ quan Thuế đã cấp cho đơn vị tại https://hoadondientu.gdt.gov.vn/ để tự động tải về hoá đơn theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP).
• Bước 3: Tích Tôi đồng ý với chính sách và điều khoản của KiotViet.
• Bước 4: Nhấn Kết nối để hoàn tất.
   

• Bước 5: Sau khi kết nối thành công →  tài khoản của bạn sẽ xuất hiện trong danh sách kết nối với đầy đủ thông tin bao gồm: Mã số thuế, Tên đăng nhập và Trạng thái kết nối.

​

2. Đồng bộ hóa đơn đầu vào

Tình huống: Khi bạn cần cập nhật và lấy danh sách các hóa đơn mua hàng (mỹ phẩm, nguyên phụ liệu…) mới nhất từ hệ thống Cơ quan Thuế về phần mềm KiotViet.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Trên màn hình Quản lý, bạn chọn Hàng hóa → Hóa đơn đầu vào.
• Bước 2: Nhấn Đồng bộ hóa đơn.
• Bước 3: Chọn Mã số thuế đã kết nối thành công trước đó.
• Bước 4: Chọn khoảng thời gian bạn cần đồng bộ dữ liệu hóa đơn.
• Bước 5: Nhấn Đồng bộ.
   

• Bước 6: Hệ thống hiển thị danh sách các hóa đơn được đồng bộ thành công về phần mềm.
  ​

3. Tạo phiếu nhập hàng từ hóa đơn đầu vào

Tình huống: Khi bạn cần tạo phiếu nhập hàng (nhập mỹ phẩm, thuốc nhuộm…) để cập nhật số lượng tồn kho, đồng thời muốn lấy tự động toàn bộ thông tin hàng hóa, số lượng, đơn giá và nhà cung cấp từ dữ liệu hóa đơn đầu vào để tránh sai sót.

Để thực hiện thao tác này, tài khoản của bạn cần được phân quyền Tạo phiếu nhập hàng.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Tại danh sách hóa đơn đầu vào, tìm đến hóa đơn cần xử lý và nhấn Tạo phiếu → chọn Phiếu nhập hàng.
   

• Bước 2: Hệ thống hiển thị popup Xác nhận thông tin nhập hàng.
  • Bạn tìm và chọn nhà cung cấp trên danh sách hoặc nhấn dấu + để thêm nhà cung cấp mới tương ứng trên KiotViet.
  • Tìm và chọn hàng hóa trên danh sách hoặc nhấn dấu +  thêm mới hàng hóa tương ứng trên KiotViet.
  • Nhấn Tiếp tục tạo phiếu nhập.
     

• Bước 3: Hệ thống sẽ chuyển sang màn hình tạo phiếu Nhập hàng với các thông tin đã được điền sẵn. Trường Số hóa đơn – Ngày hóa đơn sẽ được hiển thị ở chế độ chỉ xem. Bạn có thể chỉnh sửa lại Số lượng, Đơn giá, hoặc Giảm giá nếu cần thiết → nhấn Lưu tạm (để lưu phiếu tạm) hoặc Hoàn thành (để hoàn tất phiếu nhập hàng).
  ​

• Bước 4: Trạng thái của hóa đơn đầu vào sẽ tự động cập nhật tương ứng: chuyển thành Phiếu tạm (nếu bạn chọn Lưu tạm) hoặc Đã lập phiếu (nếu bạn chọn Hoàn thành). Bạn có thể nhấn trực tiếp vào trạng thái này để xem chi tiết phiếu nhập hàng vừa tạo.

Lưu ý: Trong trường hợp bạn thực hiện hủy phiếu nhập hàng này, trạng thái hóa đơn sẽ tự động trở về Chưa lập phiếu.
 

4. Lập phiếu chi từ hóa đơn đầu vào

Tình huống: Khi bạn cần ghi nhận khoản chi trả tiền cho nhà cung cấp dựa trên thông tin của hóa đơn đầu vào, giúp bạn không cần phải nhập lại số tiền hay thông tin đối tác một cách thủ công.

Để thực hiện thao tác này, tài khoản của bạn cần được phân quyền Tạo phiếu thu chi.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Tại danh sách hóa đơn đầu vào, tìm đến hóa đơn cần xử lý và nhấn Tạo phiếu → chọn Phiếu chi tiền mặt/ chuyển khoản/ ví điện tử tương ứng với hình thức thanh toán trên hóa đơn.
   

• Bước 2: Hệ thống hiển thị popup Tạo phiếu chi với các thông tin: Số hóa đơn – Ngày hóa đơn và Số tiền tương ứng đã tự động điền sẵn.
• Bước 3: Bạn điền các thông tin còn lại trên phiếu chi và nhấn Lưu để ghi nhận.
  ​

• Bước 4: Sau khi lưu thành công → trạng thái của hóa đơn đầu vào sẽ tự động chuyển sang Đã lập phiếu. Bạn có thể nhấn trực tiếp vào trạng thái này để xem chi tiết phiếu chi vừa tạo trong Sổ quỹ.
  ​

III. Các tính năng nâng cao

1. Liên kết hóa đơn đầu vào với phiếu nhập hàng

Tình huống: Khi bạn đang thao tác tạo một phiếu nhập hàng, bạn muốn chọn và liên kết phiếu với một hóa đơn đầu vào tương ứng để đối soát chứng từ với nhà cung cấp.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Trong quá trình tạo hoặc chỉnh sửa phiếu nhập hàng, tại trường Số hóa đơn – Ngày hóa đơn, bạn Chọn hóa đơn đầu vào cần gán cho phiếu (Hệ thống chỉ hiển thị danh sách các hóa đơn đầu vào đang ở trạng thái Chưa tạo phiếu, bao gồm các thông tin: Số hóa đơn, Ngày hóa đơn, MST, Tổng tiền).
   

• Bước 2: Sau khi lưu thành công, phiếu nhập hàng sẽ hiển thị thông tin “Số hóa đơn – Ngày hóa đơn” tại cả màn hình danh sách phiếu nhập và màn hình chi tiết phiếu nhập.
   

Lưu ý: Khi bạn thực hiện hủy phiếu nhập hàng này, hóa đơn đầu vào sẽ tự động trở về trạng thái Chưa tạo phiếu và có thể liên kết với các phiếu nhập mới.
 

2. Liên kết hóa đơn đầu vào với phiếu chi

Tình huống: Khi bạn đang tạo một phiếu chi thông thường trên Sổ quỹ, bạn muốn chủ động chọn và liên kết phiếu chi này với một hóa đơn đầu vào cụ thể để phục vụ cho việc đối soát chứng từ thanh toán.

Để thực hiện thao tác này, tài khoản của bạn cần có đồng thời quyền Tạo phiếu thu chi và quyền Xem hóa đơn đầu vào.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Trên màn hình Sổ quỹ, bạn nhấn + Phiếu chi để mở màn hình Tạo phiếu chi như thông thường.
• Bước 2: Tại trường thông tin Số hóa đơn – Ngày hóa đơn → chọn hóa đơn đầu vào tương ứng. (Hệ thống chỉ hiển thị danh sách các hóa đơn đầu vào đang ở trạng thái Chưa tạo phiếu, bao gồm các thông tin: Số hóa đơn, Ngày hóa đơn, MST, Tổng tiền).
   

• Bước 3: Số tiền trên phiếu chi sẽ tự động được điền theo tổng tiền của hóa đơn. Bạn điền các thông tin còn lại và nhấn Lưu.
  ​

• Bước 4: Phiếu chi đã được liên kết với hóa đơn và trạng thái hóa đơn chuyển thành Đã lập phiếu. Trong màn hình chi tiết phiếu chi, trường Số hóa đơn – Ngày hóa đơn hiển thị đầy đủ thông tin.
   

Lưu ý: Khi bạn thực hiện thao tác hủy phiếu chi, hóa đơn đầu vào sẽ trở về trạng thái Chưa tạo phiếu và bạn có thể liên kết với một phiếu chi khác.

3. Quản lý danh sách kết nối Cơ quan Thuế

Tình huống: Trong quá trình sử dụng, salon cần thêm mới, cập nhật lại thông tin tài khoản thuế (đổi mật khẩu) hoặc muốn gỡ bỏ hoàn toàn kết nối tài khoản này khỏi KiotViet.

Thao tác thực hiện như sau:

• Trên màn hình Quản lý, bạn chọn Thiết lập → Xem tất cả thiết lập → Hóa đơn đầu vào
• Để thêm tài khoản kết nối, bạn nhấn + Kết nối → thực hiện thao tác tương tự khi kết nối với tài khoản đầu tiên.
   

​

• Để sửa thông tin: trên dòng tài khoản cần sửa → bạn nhấn biểu tượng cây bút → nhập thông tin mới → tích Tôi đồng ý với chính sách và điều khoản của KiotViet → nhấn Kết nối.
  ​

• Để xóa kết nối: trên dòng tài khoản cần sửa → bạn nhấn biểu tượng liên kết  → xác nhận Hủy kết nối.
   

IV. Thao tác trên Điện thoại

1. Liên kết hóa đơn đầu vào với phiếu nhập hàng

Tình huống: Khi tạo phiếu nhập hàng trên ứng dụng KiotViet Salon, bạn muốn gắn liền phiếu nhập này với hóa đơn đầu vào của Cơ quan Thuế.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Khi tạo/ chỉnh sửa phiếu nhập hàng trên ứng dụng KiotViet Salon → chạm vào trường thông tin Chọn hóa đơn đầu vào.
• Bước 2: Chọn 1 hóa đơn tương ứng từ danh sách hóa đơn đầu vào để thực hiện liên kết.
• Bước 3: Nhấn Lưu tạm (hóa đơn chuyển trạng thái Phiếu tạm) hoặc nhấn Hoàn thành (hóa đơn chuyển trạng thái Đã lập phiếu).

Lưu ý: Nếu bạn thực hiện hủy phiếu nhập hàng này trên ứng dụng, trạng thái hóa đơn đầu vào sẽ tự động quay trở lại Chưa tạo phiếu.
 

2. Liên kết hóa đơn đầu vào với phiếu chi

Tình huống: Khi bạn thao tác tạo phiếu chi trên ứng dụng KiotViet Salon và muốn chủ động liên kết khoản chi này với hóa đơn đầu vào để quản lý dòng tiền minh bạch.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Khi tạo phiếu chi trên ứng dụng KiotViet Salon (áp dụng cho cả 3 loại phiếu: Tiền mặt, Ngân hàng, Ví điện tử).
• Bước 2: Chạm vào trường thông tin Số – Ngày hóa đơn.
• Bước 3: Chọn 1 hóa đơn phù hợp từ danh sách hóa đơn đầu vào hiển thị trên màn hình để liên kết.
   

• Bước 4: Hoàn tất các thông tin khác và lưu phiếu chi. Trạng thái hóa đơn sẽ chuyển thành Đã lập phiếu.

Lưu ý: Tương tự như trên máy tính, khi bạn hủy phiếu chi, hóa đơn sẽ tự động trở về trạng thái Chưa tạo phiếu.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD – Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!