Tổng quan các nhóm giải pháp KiotViet

(Ngành Dịch vụ làm đẹp)

I. Giới thiệu chung

Chào mừng bạn đến với Trang Hướng dẫn sử dụng KiotViet dành cho ngành Dịch vụ làm đẹp.

Tổng quan Hệ thống giải pháp KiotViet Salon

KiotViet không chỉ là một phần mềm, mà là một hệ sinh thái quản lý bán hàng toàn diện, nổi bật với tiêu chí đơn giản, dễ sử dụng, thân thiện với mọi người dùng dù không rành về công nghệ. Hệ thống được thiết kế linh hoạt để phục vụ hiệu quả cho mọi vị trí trong cơ sở làm đẹp của bạn, từ các mô hình Spa, Thẩm mỹ viện, Hair Salon cho đến các Nail Salon chuyên nghiệp.

Đối với nhân viên lễ tân, phần mềm hỗ trợ đặt lịch hẹn chính xác, phân loại ca làm việc, thực hiện quy trình đón tiếp khách, tư vấn liệu trình và thanh toán nhanh chóng. Đối với kỹ thuật viên và nhân viên tạo mẫu (stylist), KiotViet giúp theo dõi lịch làm việc cá nhân, nắm bắt các dịch vụ cần thực hiện cho khách hàng và quản lý doanh số, hoa hồng tự động một cách minh bạch, rõ ràng. Đối với chủ cơ sở và quản lý, phần mềm cung cấp công cụ đắc lực để tối ưu quản lý toàn diện từ hồ sơ khách hàng (lịch sử sử dụng dịch vụ, hình ảnh trước và sau trị liệu), quản lý tồn kho mỹ phẩm, công nợ nhà cung cấp đến báo cáo tài chính chi tiết, đồng thời mở rộng kênh đặt lịch trực tuyến hiệu quả.

Đặc biệt, KiotViet luôn liên tục cập nhật và nâng cấp các tính năng nhằm đáp ứng nhanh chóng những nhu cầu mới của chủ cơ sở trong việc nâng cao chất lượng phục vụ và bứt phá doanh số. Phần mềm hoạt động linh hoạt trên nhiều thiết bị, từ máy tính, ứng dụng điện thoại di động KiotViet Salon chuyên biệt cho đến các dòng máy POS Android cảm ứng tại quầy.

Nhằm giúp khách hàng hệ thống hóa dữ liệu và vận hành trơn tru, KiotViet chia các nhóm tính năng thành 2 hệ thống cốt lõi:

• Hệ thống Giải pháp Quản lý bán hàng (giúp tối ưu vận hành tại quầy, quản lý liệu trình, kho hàng và tiếp thị trực tuyến)
• Hệ thống Giải pháp Tuân thủ Pháp lý (cung cấp hoàn toàn miễn phí, hỗ trợ Hộ kinh doanh đáp ứng chặt chẽ pháp luật về Thuế, Kế toán và Hóa đơn điện tử).

Dưới đây là chi tiết các nhóm giải pháp để bạn dễ dàng tra cứu và áp dụng cho mô hình kinh doanh của mình:

II. Các nhóm giải pháp Quản lý bán hàng

Hệ thống này bao gồm 3 nhóm giải pháp cốt lõi, đồng hành cùng cơ sở làm đẹp từ những thao tác xếp lịch hẹn cho khách cho đến các chiến lược quản lý liệu trình chuyên sâu và bứt phá doanh thu trực tuyến.

1. Nhóm giải pháp Tối ưu vận hành

Nhóm giải pháp này hướng tới đối tượng chính là nhân viên lễ tân và kỹ thuật viên trực tiếp phục vụ khách hàng tại quầy. Nội dung tập trung giải quyết các nghiệp vụ cốt lõi từ tiếp nhận đặt lịch hẹn, phân chia ca làm việc, tư vấn gói dịch vụ, lưu trữ hồ sơ hình ảnh trước và sau trị liệu, thu thập đánh giá dịch vụ cho đến thực hiện quy trình thanh toán nhanh chóng qua các thiết bị phần cứng bổ trợ.

• Đặt lịch hẹn
  • KiotViet hỗ trợ lễ tân tiếp nhận và ghi nhận thông tin lịch hẹn của khách hàng, đồng thời cung cấp tính năng giới hạn lịch hẹn theo ca làm việc để tránh tình trạng quá tải hoặc chồng chéo khung giờ phục vụ tại tiệm.
• Sắp xếp lịch hẹn
  • KiotViet cung cấp giao diện trực quan giúp sắp xếp lịch hẹn theo từng kỹ thuật viên, thợ làm tóc chính, phụ hoặc theo từng phòng, giường trống để tối ưu hóa tối đa công suất vận hành của cửa hàng.
• Tư vấn bán hàng
  • KiotViet hỗ trợ lễ tân tư vấn nhanh các dịch vụ, sản phẩm bán kèm hoặc các gói liệu trình phù hợp với nhu cầu và tình trạng thực tế của từng khách hàng ngay trên phần mềm bán hàng.
• Thanh toán
  • KiotViet cung cấp giải pháp thanh toán linh hoạt qua mã QR động, các ngân hàng phổ biến (Vietcombank, Vietinbank, Techcombank, MB Bank, VPBank, BIDV, VIB, Sacombank) cùng các tính năng thiết lập tiền tệ và thu khác.
• Thiết bị phần cứng
  • KiotViet đảm bảo khả năng tương thích và kết nối mượt mà với các thiết bị phần cứng chuyên nghiệp như máy POS Android, máy in hóa đơn, máy in tem nhãn dán chai lọ mỹ phẩm, máy quét mã vạch, màn hình hiển thị QR, ngăn kéo đựng tiền và máy chấm công thông qua công cụ KiotViet Hardware Manager.
• Hồ sơ khách hàng
  • KiotViet lưu trữ chi tiết thông tin cá nhân, tình trạng da/tóc, lịch sử sử dụng dịch vụ và hình ảnh của khách hàng qua từng buổi trị liệu để kỹ thuật viên dễ dàng theo dõi và điều chỉnh liệu trình phù hợp.
• Đánh giá dịch vụ
  • KiotViet hỗ trợ thu thập nhanh phản hồi và đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng sau khi hoàn tất buổi làm đẹp, giúp chủ cơ sở không ngừng cải thiện chất lượng phục vụ.

2. Nhóm giải pháp Tối ưu quản lý

Nhóm giải pháp này được thiết kế dành riêng cho chủ cửa hàng và quản lý cơ sở làm đẹp. Hệ thống hỗ trợ kiểm soát chặt chẽ danh mục sản phẩm, quản lý liệu trình dài ngày, theo dõi lịch sử giao dịch hóa đơn, công nợ nhà cung cấp, chấm công và tính toán tự động hoa hồng nhân viên, đồng thời cung cấp báo cáo chi tiết giúp tối ưu hóa chi phí vận hành.

• Hàng hóa
  • KiotViet hỗ trợ quản lý danh mục sản phẩm đa dạng bao gồm hàng hóa thường, hàng dịch vụ, gói dịch vụ – liệu trình dài ngày và các loại thẻ tài khoản trả trước của khách hàng, đồng thời hỗ trợ kiểm kho mỹ phẩm, xử lý xuất hủy hàng hết hạn sử dụng, chuyển hàng chi nhánh và ghi nhận hóa đơn đầu vào.
• Giao dịch
  • KiotViet lưu trữ toàn bộ lịch sử hóa đơn bán hàng, các giao dịch khách trả lại sản phẩm, phiếu nhập hàng mỹ phẩm từ đối tác, trả hàng nhập và tự động hạch toán các chi phí nhập hàng đi kèm vào giá vốn.
• Nhà cung cấp
  • KiotViet lưu trữ chi tiết danh bạ và lịch sử giao dịch với nhà cung cấp, giúp chủ cửa hàng theo dõi sát sao tình hình nhập hàng, đối soát công nợ nhà cung cấp chính xác để duy trì nguồn cung mỹ phẩm ổn định.
• Khách hàng
  • KiotViet hỗ trợ lưu trữ cơ sở dữ liệu khách hàng tập trung, giúp theo dõi chi tiết số buổi liệu trình còn lại, quản lý gói dịch vụ và các loại thẻ tài khoản trả trước đã bán cho khách để tránh xảy ra tranh chấp.
• Nhân viên
  • KiotViet cung cấp công cụ quản lý nhân sự chuyên nghiệp thông qua tính năng phân quyền sử dụng, ghi nhận chấm công, tự động hóa việc tính lương và ghi nhận hoa hồng chi tiết cho từng kỹ thuật viên, thợ chính, thợ phụ.
• Sổ quỹ
  • KiotViet quản lý chặt chẽ dòng tiền mặt và tiền gửi ngân hàng của salon thông qua việc lập phiếu thu, chi tự động, giúp chủ cơ sở làm đẹp dễ dàng đối soát dòng tiền và tránh thất thoát.
• Báo cáo
  • KiotViet tự động tổng hợp số liệu kinh doanh để cung cấp các báo cáo tổng quan và chi tiết về doanh thu theo nhóm dịch vụ, hiệu suất làm việc của từng kỹ thuật viên và tình hình tài chính của salon.
• Thiết lập
  • KiotViet cho phép tùy biến cấu hình hệ thống bao gồm thiết lập thông tin gian hàng, quản lý người dùng, quản lý chi nhánh, thiết lập vị trí giường – phòng trống, quản lý mẫu in và cài đặt thông báo đẩy trực tiếp trên điện thoại di động.
• Kết nối API
  • KiotViet mở rộng khả năng kết nối API và thiết lập Webhook giúp đồng bộ dữ liệu của cơ sở làm đẹp với các phần mềm quản lý hoặc ứng dụng chuyên biệt của bên thứ ba.

3. Nhóm giải pháp Thúc đẩy doanh thu

Đối tượng chính của nhóm giải pháp này là chủ thương hiệu, quản lý và bộ phận truyền thông của cơ sở làm đẹp. Hệ thống cung cấp các giải pháp đặt lịch hẹn trực tuyến chuyên nghiệp, chăm sóc khách hàng tự động, xây dựng tệp khách hàng trung thành và triển khai các chương trình ưu đãi, tích điểm hấp dẫn để bứt phá doanh số.

• Đặt lịch Online
  • KiotViet hỗ trợ khách hàng chủ động xem danh sách dịch vụ, lựa chọn kỹ thuật viên yêu thích và tự đặt lịch hẹn trực tuyến 24/7 thông qua website đặt lịch, giúp giảm tải công việc tiếp nhận cho quầy lễ tân.
• App Hội viên HiKiot
  • KiotViet tích hợp ứng dụng di động dành riêng cho hội viên HiKiot, giúp khách hàng dễ dàng theo dõi lịch hẹn cá nhân, số buổi liệu trình còn lại, số dư thẻ tài khoản và nhận các thông báo ưu đãi trực tiếp từ thương hiệu.
• KiotViet Web
  • KiotViet hỗ trợ xây dựng website cửa hàng chuyên nghiệp thông qua nền tảng KiotViet Web, giúp tăng uy tín thương hiệu và thu hút khách hàng đặt lịch trực tuyến hiệu quả.
• Facebook POS
  • KiotViet hỗ trợ tập trung tin nhắn, bình luận từ nhiều Fanpage về một màn hình duy nhất. Lễ tân có thể tư vấn, báo giá bằng tin nhắn mẫu và đặt lịch khi đang chat, giúp phản hồi khách tức thì và bảo mật thông tin nhờ tính năng ẩn bình luận.
• Chăm sóc khách hàng
  • KiotViet hỗ trợ duy trì kết nối với khách hàng thông qua việc gửi tin nhắn tự động qua tin nhắn SMS, Email chăm sóc khách hàng hoặc tin nhắn ZNS để nhắc lịch hẹn, gửi lời chúc mừng sinh nhật hoặc gửi các thông báo ưu đãi mới.
• Tích điểm
  • KiotViet tự động tích lũy điểm thưởng cho khách hàng dựa trên hóa đơn thanh toán dịch vụ hoặc sản phẩm, hỗ trợ quy đổi điểm thành chiết khấu cho những buổi làm đẹp tiếp theo.
• Khuyến mại
  • KiotViet giúp thiết lập các chương trình khuyến mại linh hoạt như giảm giá dịch vụ giờ vàng, mua gói liệu trình tặng sản phẩm đi kèm nhằm thu hút thực khách và gia tăng doanh số.
• Voucher
  • KiotViet hỗ trợ tạo lập, phát hành và quản lý danh sách mã Voucher quà tặng để áp dụng chiết khấu hóa đơn cho khách hàng khi thanh toán tại quầy.
• Phân tích
  • KiotViet cung cấp công cụ phân tích sâu về thói quen làm đẹp của khách hàng, doanh thu nhóm dịch vụ và hiệu quả các chiến dịch tiếp thị để định hình hướng đi kinh doanh lâu dài.

III. Các nhóm giải pháp Tuân thủ pháp lý

Bên cạnh giải pháp quản lý bán hàng, KiotViet tự hào cung cấp hoàn toàn MIỄN PHÍ Hệ thống Giải pháp Tuân thủ Pháp lý (bao gồm kế toán và hóa đơn điện tử) dành cho mọi khách hàng. Dữ liệu bán hàng sẽ được tự động đồng bộ sang phân hệ này, giúp Hộ kinh doanh dễ dàng đáp ứng các quy định pháp luật của Nhà nước mà không mất thêm bất kỳ chi phí nào.

1. Nhóm giải pháp Thuế – Kế toán

Nhóm giải pháp này là trợ thủ đặc lực dành cho chủ Hộ kinh doanh làm đẹp và kế toán viên của cơ sở. Hệ thống giải quyết các bài toán về sổ sách kế toán và tờ khai thuế theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước, hỗ trợ tự động hóa việc đồng bộ dữ liệu kinh doanh trực tiếp sang phân hệ kế toán nhằm giảm thiểu tối đa sai lệch số liệu.

• Thiết lập ban đầu Thuế – Kế toán
  • KiotViet hướng dẫn cấu hình hồ sơ kê khai thuế và thiết lập các thông số kế toán cơ bản ban đầu cho cơ sở làm đẹp.
• Tờ khai Thuế Hộ kinh doanh
  • KiotViet tự động tổng hợp dữ liệu kinh doanh để xuất các tờ khai thuế chuẩn chỉnh bao gồm Mẫu 01/CNKD, Mẫu 01/TKN-CNKD, Bảng kê số tài khoản 01/BK-STK và Bảng kê hàng tồn kho 01/BK-HTK cũng như báo cáo doanh thu theo ngành nghề.
• HĐĐT – Thuế – Kế toán
  • KiotViet hỗ trợ lập Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân (Mẫu 02/CNKD-TNCN-QTT) ngay trên hệ thống một cách nhanh chóng và chính xác.
• Kế toán Hộ kinh doanh – Sổ kế toán
  • KiotViet tự động lập và kết xuất hệ thống sổ sách kế toán dành cho Hộ kinh doanh theo đúng mẫu quy chuẩn pháp lý hiện hành, đồng thời cho phép cập nhật nhanh các dữ liệu điều chỉnh khi cần thiết.
• Kế toán Hộ kinh doanh – Giao dịch
  • KiotViet hỗ trợ theo dõi và hạch toán các giao dịch mua hàng, thu chi quỹ nội bộ của cơ sở làm đẹp, đáp ứng đầy đủ nhu cầu quản lý cho Hộ kinh doanh sử dụng phương pháp đóng thuế thu nhập cá nhân theo lợi nhuận (phương pháp kê khai).
• Kế toán Hộ kinh doanh – Hạch toán
  • KiotViet hỗ trợ hạch toán tự động Bảng kê 02/TNDN (Bảng kê thu nhập doanh nghiệp), quản lý chi phí trả trước, khấu hao tài sản cố định, chi phí nhân sự và các bút toán tổng hợp khác, đáp ứng trọn vẹn yêu cầu cho Hộ kinh doanh nộp thuế thu nhập cá nhân theo phương pháp lợi nhuận.

2. Nhóm giải pháp Hóa đơn điện tử – Chữ ký số

Giải pháp miễn phí này hỗ trợ lễ tân, kế toán và chủ cơ sở làm đẹp phát hành hóa đơn điện tử một cách nhanh chóng, hợp pháp trực tiếp từ màn hình bán hàng. Chữ ký số KiotViet được tích hợp sâu trong phần mềm giúp tối ưu hóa tốc độ ký số hóa đơn mà không cần sử dụng thiết bị USB Token hay cài đặt phức tạp.

• Đăng ký Chữ ký số
  • KiotViet cung cấp dịch vụ đăng ký chữ ký số KiotViet IntrustCA trực tuyến và tự động gửi thông báo, hỗ trợ khai báo gia hạn chứng thư số khi chứng thư chuẩn bị hết hạn.
• Thiết lập ban đầu Hóa đơn điện tử
  • KiotViet hướng dẫn cấu hình thuế suất giá trị gia tăng (VAT), kích hoạt sử dụng Hóa đơn điện tử KiotViet eInvoice, thiết lập mẫu hóa đơn, lập tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan Thuế và kết nối phần mềm quản lý bán hàng với hệ thống hóa đơn điện tử KiotViet.
• Phát hành Hóa đơn điện tử
  • KiotViet hỗ trợ xuất hóa đơn điện tử trực tiếp từ phần mềm bán hàng KiotViet, đồng thời cho phép cấu hình giá bán sau thuế (phương pháp khấu trừ), kết nối với các đối tác hóa đơn (MISA meInvoice, Viettel SInvoice, VNPT eInvoice, FPT eInvoice) và lập hóa đơn nhanh từ máy tính tiền.
• Xử lý sai sót Hóa đơn điện tử
  • KiotViet cung cấp bộ công cụ xử lý sai sót hóa đơn đã phát hành thông qua việc gửi thông báo sai sót lên cơ quan Thuế, lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế và theo dõi qua các bảng kê hóa đơn lập thông báo sai sót, bảng kê hóa đơn điều chỉnh và bảng kê hóa đơn thay thế.
• Chứng từ điện tử & Phiếu xuất kho
  • KiotViet hỗ trợ lập tờ khai đăng ký sử dụng chứng từ điện tử và lập chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân trực tiếp trên hệ thống mà không cần cài đặt thêm phần mềm của bên thứ ba.

Lưu ý: Để tìm hiểu thông tin chi tiết, các bạn có thể truy cập trang hỗ trợ, lựa chọn chủ đề cần tra cứu hoặc sử dụng ô tìm kiếm để được đề xuất đến nội dung mình quan tâm.