Đặt lịch hẹn

(Ngành Dịch vụ làm đẹp)

I. Giới thiệu chung

Tính năng Đặt lịch hẹn giúp các chủ Salon/Spa quản lý thời gian phục vụ một cách khoa học, tránh tình trạng trùng lịch, tối ưu hóa năng suất làm việc của nhân viên và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Lợi ích nổi bật của tính năng:

• Quản lý trực quan tình trạng phòng/ghế và lịch làm việc của từng nhân viên (Thợ chính, Thợ phụ).
• Hỗ trợ đặt lịch nhanh cho cả khách lẻ và khách sử dụng Gói dịch vụ (Liệu trình).
• Tính năng đặt lịch định kỳ tự động giúp tiết kiệm thời gian thao tác cho các khách hàng thân thiết.
• Đồng bộ quy trình từ Đặt lịch → Check-in → Làm dịch vụ → Thanh toán trên cùng một hệ thống.

​

II. Các thao tác cơ bản

Để dễ hình dung, các ví dụ dưới đây sẽ minh họa những tình huống thực tế trong ngành Dịch vụ làm đẹp.

1. Xem lịch làm việc

Tình huống: Đầu ngày, bạn cần kiểm tra tổng quan các lịch hẹn trong tuần để sắp xếp ca làm việc cho nhân viên.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Tại màn hình Thu ngân, chọn Lịch dịch vụ.
• Bước 2: Hệ thống hỗ trợ bạn 2 chế độ hiển thị
  • Dạng Lưới:
    • Xem tổng quan theo thời gian thực (Ngày/Tuần/Tháng).
       

• Nhấn biểu tượng phễu  để lọc hiển thị theo Vị trí/Phòng hoặc theo Nhân viên để xem ai đang trống lịch.
   

• Nhấn biểu tượng menu 3 gạch  → chọn Cài đặt
   

để chọn Giao diện lưới hiển thị theo:

• Tùy chỉnh lưới khi xem theo ngày: Hiển thị theo Đối tượng (Nhân viên/Vị trí) và Bố cục (Kiểu 1/Kiểu 2).
• Tùy chỉnh lưới khi xem theo tuần: Hiển thị theo Đối tượng (Giờ/Nhân viên/Vị trí).
   

• Dạng Danh sách: Xem liệt kê chi tiết các thông tin lịch hẹn dưới dạng bảng.
   

• Bước 3: Tìm kiếm lịch làm việc:
  • Tìm kiếm lịch hẹn theo mã, tên, sđt khách hàng và mã lịch hẹn.
     

• Sử dụng bộ lọc: Trạng thái (Chờ xác nhận, Chưa tới, Đang chờ, Đang sử dụng, Đã xong, Chưa thanh toán, Đã thanh toán).
   

2. Thêm mới lịch hẹn

Tình huống: Khách hàng gọi điện đến Salon để đặt lịch “Cắt tóc” vào 17h30 chiều nay với thợ Hoàng Long.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Trên tab Lịch hẹn tại màn hình Thu ngân, bạn nhấn + Đặt lịch → chọn thời gian của lịch hẹn → nhấn Tiếp tục.
   

Hoặc bạn có thể kích trực tiếp vào khung giờ trống trên Lưới dịch vụ (Ví dụ: ô 17h30), thông tin thời gian sẽ được hệ thống tự động thêm theo ô bạn chọn trên lưới.
 

• Bước 2: Tại màn hình Lịch hẹn, điền thông tin Khách hàng: Tìm khách cũ hoặc nhấn dấu (+) để thêm nhanh khách mới.
   

• Bước 3: Chọn dịch vụ và sản phẩm cho lịch hẹn:
  • Sau khi chọn khách hàng thành công hệ thống sẽ hiển thị màn hình Chọn dịch vụ, sản phẩm. Nếu khách hàng có mua gói dịch vụ sẽ hiển thị tab Gói đã mua. Bạn tìm kiếm và chọn dịch vụ, sản phẩm khách sử dụng.
     

• Hoặc nhấn Thêm dịch vụ, sản phẩm để chọn thông tin cụ thể.
   

• Hệ thống sẽ tự động gợi ý thời gian kết thúc dựa trên thời lượng dịch vụ đã thiết lập.
   

• Bước 4: Chọn nhân viên và vị trí. Bạn nhấn Chọn nhân viên → tích chọn Nhân viên làm dịch vụ (VD: Hoàng Long) và Vị trí (VD: Ghế 1).
   

Lưu ý: Hệ thống sẽ cảnh báo trạng thái Bận nếu nhân viên hoặc vị trí đó đã có lịch trùng.
 

• Bước 5: Kiểm tra Trạng thái của lịch hẹn (Mặc định là “Chưa tới”, bạn có thể chuyển trạng thái nếu cần).
   

• Bước 5: Nhấn Lưu để ghi nhận lịch hẹn.

3. Chỉnh sửa lịch hẹn

Tình huống: Khách hàng đã đặt lịch lúc 10h sáng, nhưng sau đó gọi điện muốn đổi lịch hẹn sang 15h cùng ngày.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Nhấn vào lịch hẹn muốn chỉnh sửa trong lưới hoặc danh sách lịch hẹn.
• Bước 2: Hệ thống hiển thị chi tiết lịch hẹn cần sửa → bạn nhấn vào biểu tượng cây bút tại thời gian của lịch hẹn.
   

• Bước 3: Chọn lại thời gian mới của lịch hẹn và nhấn Tiếp tục.
   

• Bước 4: Nhấn Lưu để lưu lại thay đổi. Hệ thống sẽ cập nhật thông tin mới của lịch hẹn. Các thao tác chỉnh sửa thông tin khác trong lịch hẹn cũng được thực hiện tương tự.
   

4. Xóa lịch hẹn

Tình huống: Khách hàng Mai Anh có lịch hẹn lúc 17h chiều nay nhưng gọi điện muốn hủy lịch.

Thao tác thực hiện như sau:

• Cách 1: Thao tác trên Lưới thời gian.
  • Bước 1: Nhấn vào lịch hẹn cần xóa.
  • Bước 2: Chọn Hủy lịch.
  • Bước 3: Chọn Lý do hủy → xác nhận Hủy lịch.
     

• Cách 2: Thao tác trên Danh sách lịch hẹn.
  • Bước 1: Nhấn vào biểu tượng thùng rác trên dòng lịch hẹn cần xóa.
  • Bước 2: Chọn Lý do hủy → xác nhận Hủy lịch.
     

III. Các tính năng nâng cao

Đặt lịch định kỳ (Dành cho khách mua gói/liệu trình)

1. Đặt lịch định kỳ

Tình huống: Khách hàng mua liệu trình “Chăm sóc da chuyên sâu 5 buổi” và muốn bạn đặt lịch cố định vào các thứ 2, 4, 6, Chủ nhật hàng tuần.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Vào màn hình Thu ngân. Chọn biểu tượng mũi tên  cạnh nút + Đặt lịch → chọn Đặt lịch định kỳ.
   

• Bước 2: Nhập mã, tên hoặc số điện thoại để chọn khách hàng muốn đặt lịch.
• Bước 3: Chọn dịch vụ trong gói. Sau khi chọn khách hàng, hệ thống sẽ hiển thị các gói dịch vụ khách đã mua và còn buổi. Bạn chọn số lượng dịch vụ khách muốn thực hiện trong 1 buổi hẹn của lịch định kỳ, sau đó nhấn Tiếp tục.

Lưu ý: Bạn có thể chọn dịch vụ nằm ở các gói dịch vụ khác nhau.
 

• Bước 4: Chọn Thời gian bắt đầu (Ví dụ: Hôm nay) → nhấn Tiếp tục.
   

• Bước 5: Chọn Tần suất định kỳ
  • Bạn có thể chọn Định kỳ hàng tuần/hàng ngày/hàng tháng tùy nhu cầu của khách.
     

• Nếu chọn định kỳ hàng tuần → chọn Thứ muốn lịch lặp lại.
   

• Nhấn Tiếp tục.

• Bước 5: Kiểm tra thông tin và xác nhận. Hệ thống sẽ hiển thị chi tiết thông tin gồm: thời gian bắt đầu, định kỳ (tần suất lặp lại), thông tin khách hàng và tên dịch vụ thực hiện trong 1 buổi.
   

• Bước 6: Nhấn Lưu → hệ thống sẽ tự động sinh ra hàng loạt lịch hẹn cho các tuần tiếp theo, tương ứng với số buổi còn lại trong gói của khách.
   

2. Xóa lịch định kỳ

Tình huống: Khách hàng Hà Thu có lịch định kỳ chăm sóc da mặt chuyên sâu nhưng gọi điện muốn hủy toàn bộ lịch cố định này.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Chọn 1 lịch hẹn bất kỳ trong chuỗi lịch định kỳ trên hệ thống và nhấn Hủy lịch.
• Bước 2: Hệ thống sẽ hiển thị popup xác nhận với 2 lựa chọn.
  • Bạn chọn Lịch hẹn này nếu chỉ muốn hủy buổi hiện tại.
  • Hoặc chọn Lịch hẹn này và các lịch tiếp theo nếu muốn hủy toàn bộ chuỗi lịch về sau.
• Bước 3: Nhấn Hủy lịch để xác nhận. Hệ thống sẽ tiến hành hủy lịch định kỳ theo đúng lựa chọn của bạn.
   

IV. Thao tác trên Điện thoại

Tính năng Đặt lịch trên ứng dụng KiotViet Salon giúp chủ tiệm và nhân viên lễ tân linh hoạt quản lý ngay cả khi không đứng tại quầy máy tính.

1. Xem và theo dõi lịch hẹn

Tình huống: Quản lý mở điện thoại để xem hôm nay Salon có bao nhiêu khách, thợ nào đang bận.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Truy cập menu Lịch dịch vụ.
   

• Bước 2: Ứng dụng hỗ trợ 3 chế độ xem thông minh:
  • Danh sách: Liệt kê các cuộc hẹn từ sáng đến tối.
     

• Lưới thời gian: Xem theo khung giờ (dọc) để biết giờ nào đang trống.
   

• Lưới nhân viên: Xem theo cột nhân viên (ngang) để biết thợ nào đang rảnh việc.
   

• Bước 3: Bạn có thể tùy chỉnh độ dài ô lưới (15p, 30p, 60p) và kiểu xem theo nhân viên hoặc vị trí trong bánh răng Thiết lập để phù hợp với thời gian làm dịch vụ trung bình của tiệm.
   

2. Tạo lịch hẹn mới

Tình huống: Đang tư vấn trực tiếp cho khách ở ghế làm tóc, khách muốn đặt luôn lịch cho tuần sau.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Chạm vào biểu tượng dấu (+) hoặc chọn khung giờ trên Lịch dịch vụ.
• Bước 2: Chọn Thời gian → nhấn Tiếp tục.
• Bước 3: Chọn Khách hàng: Nhấn Thêm khách để chọn trong danh sách hoặc chọn + thêm khách hàng mới.
   

• Bước 4: Nhấn Thêm dịch vụ, sản phẩm
  • Khách không có gói: Chọn dịch vụ từ danh sách bảng giá.
     

• Khách có gói: Ứng dụng hiển thị biểu tượng Gói DV cạnh tên khách. Chạm vào để chọn gói, nhập số lượng buổi muốn dùng. Hệ thống sẽ tạm trừ buổi trong gói.
   

• Bước 5: Chọn Nhân viên và Vị trí (nếu cần).
• Bước 6: Chạm Lưu.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD – Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!