Phát hành Hóa đơn điện tử trên KiotViet

(Ngành Ăn uống, Giải trí)

I. Giới thiệu chung

Tính năng Phát hành Hóa đơn điện tử (HĐĐT) trên KiotViet là giải pháp hỗ trợ các nhà hàng, quán ăn phát hành HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền, tuân thủ theo các quy định pháp lý hiện hành. KiotViet cho phép kết nối trực tiếp với các nhà cung cấp HĐĐT lớn (như KiotViet KV-EINVOICE, MISA, VIETTEL, VNPT, FPT), giúp quy trình thanh toán và xuất hóa đơn trở nên liền mạch và hiệu quả.

Lợi ích nổi bật của tính năng:

• Chủ động và linh hoạt 24/7: Giúp chủ nhà hàng/quán ăn chủ động trong việc lập hóa đơn hoặc xử lý các sai sót ngay khi có phát sinh giao dịch (thanh toán bill), bất kể thời gian nào.
• Xử lý triệt để độ trễ: Hỗ trợ giải quyết vướng mắc về khoảng cách thời gian giữa lúc khách hàng thanh toán và thời điểm lập hóa đơn, đảm bảo tính tức thời.
• Thao tác đơn giản: Hỗ trợ nhân viên thu ngân/phục vụ thực hiện quy trình phát hành hóa đơn từ máy tính tiền một cách đơn giản và không yêu cầu chữ ký số của người bán trên từng hóa đơn.
• Kiểm soát nội dung trước khi phát hành (Chỉ áp dụng với nhà cung cấp KiotViet KV-EINVOICE): Cho phép bạn xem trước nội dung, mẫu hóa đơn chính xác dưới dạng PDF trước khi xác nhận gửi lên Cơ quan Thuế, tránh việc phát hành sai sót phải hủy hoặc thay thế.
• Tránh lỗi nghiệp vụ về thuế (Chỉ áp dụng với nhà cung cấp KiotViet KV-EINVOICE): Hệ thống tự động kiểm tra và đảm bảo đơn hàng phải được tính thuế mới được phép phát hành (hoặc tự động bật tính thuế), đảm bảo hóa đơn điện tử phát hành ra luôn hợp lệ về mặt pháp lý.
• Minh bạch trạng thái HĐĐT: Giúp bạn nắm được ngay hóa đơn đang ở bước nào trong quy trình xử lý (từ lúc gửi đi đến khi Cơ quan Thuế phản hồi) trực tiếp trên KiotViet mà không cần tra cứu thủ công.
• Đầy đủ dữ liệu pháp lý: Tự động hiển thị và hỗ trợ xuất file chứa ký hiệu, tính chất HĐĐT (gốc, thay thế, điều chỉnh), giúp kế toán đối soát chính xác.
• Kiểm soát rủi ro: Cung cấp thiết lập chặn sửa hoặc hủy hóa đơn đã phát hành, bảo vệ tính toàn vẹn của dữ liệu và tránh sai lệch với dữ liệu đã nộp Cơ quan Thuế.

II. Các thao tác cơ bản

Phần này sẽ hướng dẫn các thao tác cơ bản của tính năng, được trình bày qua các tình huống nghiệp vụ thực tế dưới đây:

1. Phát hành HĐĐT tự động tại màn hình Thu ngân

Tình huống: Khi bạn đang thực hiện giao dịch tại màn hình Thu ngân, bạn muốn hệ thống tự động phát hành hóa đơn điện tử cho khách ngay sau khi thanh toán thành công để tiết kiệm thời gian và đảm bảo hóa đơn được xuất tức thì.

Điều kiện:

• Bạn cần tích chọn Phát hành hóa đơn điện tử ngay trên Màn hình bán hàng khi Thiết lập kết nối hóa đơn điện tử.

• Tài khoản của bạn cần được cấp quyền Phát hành hóa đơn điện tử (trong mục Đơn hàng → Hóa đơn).

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Trên màn hình Thu ngân, bạn bật chế độ Tự động phát hành hóa đơn điện tử trong tùy chọn 3 gạch → Cài đặt chung.

• Bước 2: Trên màn hình Thanh toán, khi bạn chọn Phát hành hóa đơn điện tử khi thanh toán → hệ thống sẽ tự động tính thuế cho đơn hàng đó (nếu chưa bật).
   

Đối với nhà cung cấp hóa đơn điện tử KiotViet, hệ thống hỗ trợ thêm tính năng Xem hóa đơn thuế trên dòng Tiền thuế (với phương pháp thuế khấu trừ) hoặc Giảm thuế (với phương pháp thuế trực tiếp)→ bạn nhấn vào đây để kiểm tra nội dung bản xem trước hóa đơn điện tử trước khi nhấn Thanh toán.

• Hình minh họa gian hàng sử dụng phương pháp thuế khấu trừ:
   

• Hình minh họa gian hàng sử dụng phương pháp thuế trực tiếp:
   

• Bước 3: Khi hoàn tất thanh toán thành công cho một đơn hàng, KiotViet sẽ tự động gửi thông tin sang hệ thống của nhà cung cấp HĐĐT để phát hành hóa đơn.
• Bước 4: Danh sách hóa đơn điện tử sau khi đã thanh toán được hiển thị trong tùy chọn Danh sách HĐĐT để bạn theo dõi trạng thái, bao gồm:
  • Đang xử lý: Hệ thống đang gửi dữ liệu.
  • Đã phát hành: Hóa đơn đã được phát hành thành công.
  • Phát hành lỗi: Hệ thống không phát hành được hóa đơn do có lỗi.

• Bước 5: Tại đây, bạn có thể In hóa đơn (bao gồm mã QR và mã tra cứu) hoặc phát hành lại hóa đơn bị lỗi.

Lưu ý: Sau khi phát hành thành công, bạn cần đăng nhập vào phần mềm của nhà cung cấp HĐĐT để thực hiện thao tác gửi thông tin đến Cơ quan Thuế. (Riêng với nhà cung cấp KV-EINVOICE, bạn có thể thiết lập để hệ thống tự động gửi đi ngay khi phát hành).

• Bước 6: Khách mua quét mã QR hóa đơn điện tử hoặc truy cập đường link tra cứu để xem hóa đơn và tải file định dạng PDF/ XML lưu trữ thông tin.

Đường link truy cập và thao tác xem hóa đơn được thực hiện trên trang web của nhà cung cấp hóa đơn điện tử. Dưới đây là minh họa với nhà cung cấp Hóa đơn điện tử KiotViet.

• Tại trang tra cứu: https://tracuuhoadon.kiotviet.vn/ → bạn nhập mã tra cứu → nhấn Tìm kiếm.
   

• Màn hình hiển thị thông tin hóa đơn. Tại đây, để tải hóa đơn lưu trữ bạn nhấn Tải xuống.
   

• Hệ thống tải về file zip chứa 2 file: PDF và XML.
   

2. Phát hành hoặc Chuyển HĐĐT hàng loạt trên trang Quản lý

Tình huống: Khi bạn không sử dụng tính năng phát hành tự động, hoặc bạn muốn cuối ngày/cuối ca xử lý (phát hành/chuyển) đồng thời nhiều hóa đơn cho các giao dịch đã hoàn tất.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Bạn truy cập vào màn hình Quản lý, vào menu Giao dịch → Hóa đơn.
• Bước 2: Tích chọn các hóa đơn cần xử lý với điều kiện: hóa đơn có trạng thái Hoàn thành hoặc Đang xử lý và trạng thái HĐĐT là Chưa phát hành hoặc Phát hành lỗi.
• Bước 3: Bạn nhấn Thao tác và chọn Chuyển hoặc Phát hành hóa đơn điện tử.

4. Theo dõi và tra cứu HĐĐT trên màn hình Quản lý

Tình huống: Sau khi đã phát hành hoặc chuyển hóa đơn, bạn cần theo dõi trạng thái của các HĐĐT, xem lại bản thể hiện hóa đơn hoặc lấy mã tra cứu để gửi cho khách hàng.

Thao tác thực hiện như sau:

• Theo dõi trạng thái: Trên danh sách tại Giao dịch → Hóa đơn, KiotViet có thêm cột Trạng thái HĐĐT để bạn theo dõi tình trạng.

• Xem và tra cứu: Trong chi tiết của một hóa đơn đã phát hành, bạn có các tùy chọn trong 3 chấm:

• Xem hóa đơn điện tử: Hệ thống link đến trang tra cứu HĐĐT của nhà cung cấp để bạn tìm kiếm và xem thông tin hóa đơn.​

Riêng với nhà cung cấp Hóa đơn điện tử KiotViet, hệ thống hiển thị bản xem trước PDF ngay trên màn hình.
 

• Tra cứu hóa đơn điện tử: Sao chép mã tra cứu và đường link để gửi cho khách hàng tự tra cứu trên cổng của nhà cung cấp HĐĐT.

III. Các tính năng nâng cao

1. Phát hành HĐĐT KV-EINVOICE trên màn hình Quản lý

Tình huống: Khi bạn chưa phát hành HĐĐT ngay khi thanh toán tại màn hình Thu ngân, bạn muốn chủ động phát hành hóa đơn trên màn hình Quản lý và cần xem trước bản PDF của hóa đơn để đảm bảo thông tin chính xác trước khi gửi đi.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Bạn truy cập vào màn hình Quản lý, vào menu Giao dịch → Hóa đơn.
• Bước 2: Chọn các hóa đơn cần xử lý (điều kiện: hóa đơn có trạng thái Hoàn thành hoặc Đang xử lý và Trạng thái HĐĐT là Chưa phát hành hoặc Phát hành lỗi). Bạn nhấn Thao tác và chọn Phát hành hóa đơn điện tử.
   

• Bước 3: Hệ thống sẽ hiển thị bản xem trước PDF của hóa đơn lần lượt theo từng trang. Tại đây, bạn có thể kiểm tra nội dung hoặc thao tác đổi sang mẫu hóa đơn khác để so sánh (mẫu bạn chọn tại đây sẽ là mẫu chính thức khi phát hành).
   

• Bước 4: Sau khi xem xét, bạn nhấn Phát hành để hệ thống chính thức gửi thông tin sang nhà cung cấp KiotViet phát hành hóa đơn điện tử. Nếu bạn chọn Hủy bỏ, hóa đơn sẽ không được phát hành.
• Bước 5: Hệ thống hiển thị popup Danh sách hóa đơn điện tử để bạn theo dõi cụ thể trạng thái phát hành của từng hóa đơn.
   

Lưu ý:

• Tính năng xem trước bản PDF và kiểm tra điều kiện tính thuế hiện chỉ áp dụng cho nhà cung cấp Hóa đơn điện tử KiotViet (KV-EINVOICE).
• Hệ thống sẽ kiểm tra điều kiện tính thuế của đơn hàng. Với phương pháp thuế khấu trừ, nếu đơn hàng khi thanh toán không được tính thuế, hệ thống sẽ chặn thao tác và thông báo lỗi: Không thể phát hành HĐDT do đơn hàng đang không tính thuế. Bạn cần cập nhật lại đơn hàng (tích chọn Đơn hàng có tính thuế khi thanh toán) trước khi thực hiện lại thao tác phát hành.
   

2. Quản lý HĐĐT KV-EINVOICE

Tình huống: Khi sử dụng dịch vụ Hóa đơn điện tử KiotViet (KV-EINVOICE), bạn muốn thực hiện các nghiệp vụ quản lý chuyên sâu sau khi phát hành như: theo dõi chi tiết trạng thái xử lý từ Cơ quan Thuế (CQT), xem Ký hiệu/Tính chất, xuất file có dữ liệu HĐĐT, xem trực tiếp PDF trên KiotViet và truy cập nhanh vào hệ thống KV-EINVOICE.

Thao tác thực hiện như sau:

• Để theo dõi trạng thái, trên danh sách tại Giao dịch → Hóa đơn, hệ thống cập nhật liên tục Trạng thái HĐĐT. Các trạng thái chi tiết bao gồm: Đang phát hành, Đang chuyển, Đã chuyển, Đã phát hành, Đã gửi CQT, CQT chấp nhận, CQT từ chối, CQT kiểm tra không hợp lệ, Phát hành lỗi, Chuyển lỗi.
   

• Để xem thông tin pháp lý, hệ thống tự động hiển thị thêm cột Ký hiệu HĐĐT và Tính chất HĐĐT (bao gồm: Hóa đơn gốc, Hóa đơn thay thế, Hóa đơn điều chỉnh, Hóa đơn bị thay thế, Hóa đơn bị điều chỉnh) trên danh sách hóa đơn sau khi CQT xử lý.
   

• Để xem nội dung hóa đơn, trong chi tiết của một hóa đơn đã phát hành (có Số HĐĐT và Ký hiệu HĐĐT), bạn nhấn vào biểu tượng 3 chấm và chọn Xem hóa đơn điện tử. Hệ thống cho phép bạn xem trực tiếp nội dung file PDF của HĐĐT ngay trên KiotViet. Hoặc bạn có thể chọn Tra cứu hóa đơn điện tử để sao chép mã/link gửi cho khách hàng.
   

• Để truy cập nhanh vào chi tiết HĐĐT tại hệ thống của nhà cung cấp, số HĐĐT trên danh sách hóa đơn được hiển thị dạng đường link. Bạn nhấn vào số HĐĐT.
   

• Nếu gian hàng của bạn quản lý mã số thuế phát hành, hệ thống sẽ điều hướng thẳng đến màn hình chi tiết tại KV-EINVOICE.
   

• Trường hợp không sở hữu mã số thuế đó, bạn cần đăng nhập bằng tài khoản KV-EINVOICE.
   

• Để xuất dữ liệu, khi bạn thao tác Xuất file (Tổng quan hoặc Chi tiết) trên danh sách hóa đơn → file tải về hiển thị thêm các cột thông tin: Trạng thái HĐĐT, Số HĐĐT, Ký hiệu HĐĐT và Tính chất HĐĐT.
   

3. Cấu hình chính sách sửa và hủy hóa đơn đã phát hành HĐĐT

Tình huống: Bạn muốn kiểm soát rủi ro bằng cách chặn nhân viên sửa hoặc hủy các hóa đơn đã được phát hành HĐĐT thành công, đảm bảo dữ liệu lưu trữ trên KiotViet luôn khớp với dữ liệu đã nộp lên Cơ quan Thuế.

Lưu ý: Tính năng thiết lập chặn/cho phép sửa hủy hóa đơn đã phát hành HĐĐT hiện chỉ áp dụng cho nhà cung cấp Hóa đơn điện tử KiotViet (KV-EINVOICE).

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Trên màn hình Quản lý, bạn vào menu Thiết lập → chọn Thuế & Kế toán.
   

• Bước 2: Chọn menu Hóa đơn điện tử → tìm đến mục thiết lập Cho phép hủy/chỉnh sửa hóa đơn dù đã phát hành HĐĐT.
  • Nếu bạn tắt xám → hệ thống sẽ tự động chặn mọi thao tác Cập nhật/ Hủy bỏ đối với các hóa đơn đã có HĐĐT ngay cả khi tài khoản nhân viên có quyền thực hiện.
     

• Nếu bạn bật xanh (đây là trạng thái mặc định) → bạn vẫn được phép Cập nhật/ Hủy bỏ hóa đơn đã phát hành HĐĐT. Lúc này, KiotViet có thể tự động tạo hóa đơn thay thế nếu bạn đã thiết lập cấu hình tương ứng.
   

IV. Thao tác trên Điện thoại

Tính năng Phát hành hóa đơn điện tử trên điện thoại hỗ trợ cửa hàng thực hiện các thao tác phát hành tự động ngay khi bán hàng.

Tình huống: Khi bạn đang sử dụng ứng dụng di động KiotViet Nhân viên Nhà hàng để tạo đơn và thanh toán cho khách, bạn muốn hóa đơn điện tử được phát hành tự động ngay khi giao dịch hoàn tất.

Thao tác thực hiện như sau:

• Khi bạn thực hiện thanh toán cho một đơn hàng, bạn chỉ cần tích Hóa đơn điện tử và mẫu in hợp lệ → ngay sau khi nhấn Thanh toán, hệ thống sẽ tự động gửi thông tin để phát hành hóa đơn.

• Ngoài ra, trong Thiết lập, ứng dụng còn hỗ trợ thiết lập cho phép mặc định chọn phát hành hóa đơn điện tử tại màn hình thanh toán bằng cách bật xanh  tính năng Tự động phát hành hóa đơn điện tử. Trên menu Nhiều hơn (biểu tượng 3 gạch góc trái màn hình), bạn chạm Thiết lập → bật xanh tính năng Tự động phát hành hóa đơn điện tử.

Lưu ý: Thiết lập Tự động phát hành hoá đơn điện tử được ghi nhớ theo từng thiết bị của chi nhánh.

• Lưu ý quan trọng: Để sử dụng được tính năng này, các thiết lập ban đầu (như kết nối với nhà cung cấp HĐĐT) và việc phân quyền cho nhân viên vẫn cần được thực hiện trên giao diện web của máy tính.

V. Thao tác trên Máy POS

Tính năng Phát hành Hóa đơn điện tử trên KiotViet Máy POS Nhà hàng hỗ trợ cửa hàng thực hiện các thao tác phát hành tự động ngay khi bán hàng.

1. Phát hành HĐĐT

Tình huống: Khi bạn đang sử dụng KiotViet Máy POS Nhà hàng để thanh toán đơn hàng cho khách, bạn muốn hóa đơn điện tử được phát hành tự động ngay lập tức.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Khi bạn thực hiện thanh toán cho một đơn hàng trên máy POS, bạn chỉ cần tích chọn Phát hành HĐĐT.
• Bước 2: Trên màn hình Thanh toán, khi bạn chọn Phát hành hóa đơn điện tử khi thanh toán → hệ thống sẽ tự động tính thuế cho đơn hàng đó (nếu chưa bật).

Đối với nhà cung cấp hóa đơn điện tử KiotViet, hệ thống hỗ trợ thêm tính năng Xem hóa đơn thuế trên dòng Tiền thuế (với phương pháp thuế khấu trừ) hoặc Giảm thuế (với phương pháp thuế trực tiếp)→ bạn nhấn vào đây để kiểm tra nội dung bản xem trước hóa đơn điện tử trước khi nhấn Thanh toán.

• Hình minh họa gian hàng sử dụng phương pháp thuế khấu trừ:

• Hình minh họa gian hàng sử dụng phương pháp thuế trực tiếp:

• Bước 3: Ngay sau khi giao dịch được Thanh toán, hệ thống sẽ tự động gửi thông tin để phát hành hóa đơn.
• Lưu ý quan trọng: Để sử dụng được tính năng này, các thiết lập ban đầu (như kết nối với nhà cung cấp HĐĐT) và việc phân quyền cho nhân viên vẫn cần được thực hiện trên giao diện web của máy tính.

2. Thiết lập tự động

Tình huống: Khi bạn đang thực hiện giao dịch trên máy POS, bạn muốn hệ thống tự động phát hành hóa đơn điện tử cho khách ngay sau khi thanh toán thành công để tiết kiệm thời gian và đảm bảo hóa đơn được xuất tức thì.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Trong tùy chọn  → bạn chọn Thiết lập chung.

• Bước 2: Bật xanh Tự động phát hành hóa đơn điện tử và chọn Mẫu hóa đơn điện tử cần sử dụng.
• Bước 3: Bật xanh Tự động in thông tin hóa đơn điện tử.
• Bước 4: chọn Lưu lại.

3. Xem danh sách HĐĐT

Tình huống: Khi bạn cần xem lại danh sách các hóa đơn đã phát hành hóa đơn điện tử.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Trong tùy chọn  → bạn chọn Hóa đơn điện tử.

• Bước 2: Danh sách hóa đơn điện tử sau khi đã thanh toán được hiển thị trong tùy chọn Danh sách HĐĐT để bạn theo dõi trạng thái, bao gồm:
  • Đang xử lý: Hệ thống đang gửi dữ liệu.
  • Đã phát hành: Hóa đơn đã được phát hành thành công.
  • Phát hành lỗi: Hệ thống không phát hành được hóa đơn do có lỗi.

• Bước 3: Tại đây, bạn có thể In hóa đơn (bao gồm mã QR và mã tra cứu) hoặc phát hành lại hóa đơn bị lỗi.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD - Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!