Gọi món qua mã QR

(Ngành Ăn uống, Giải trí)

I. Giới thiệu chung

KiotViet FNB – Gọi món Qua mã QR
 

Tính năng Gọi món qua mã QR cho phép thực khách sử dụng điện thoại cá nhân quét mã QR tại bàn để xem thực đơn điện tử, lựa chọn món ăn và gửi yêu cầu trực tiếp đến hệ thống nhà hàng. Yêu cầu này sẽ được chuyển ngay lập tức đến bộ phận thu ngân và bếp, giúp tối ưu hóa quy trình phục vụ và giảm thiểu thời gian chờ đợi. Tính năng này hỗ trợ linh hoạt cả hai hình thức thanh toán: Thanh toán sau (cuối bữa) và Thanh toán trước (ngay khi đặt món).

Lợi ích nổi bật của tính năng Gọi món qua mã QR trên KiotViet:

• Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Khách hàng chủ động xem thực đơn và gọi món hoặc gọi thêm bất cứ lúc nào mà không cần chờ đợi nhân viên, mang lại trải nghiệm hiện đại và thoải mái.
• Giảm tải áp lực cho nhân viên: Hạn chế các thao tác ghi chép thủ công, giảm thiểu sai sót khi nhận order, giúp nhân viên có thêm thời gian để chăm sóc khách hàng tốt hơn.
• Vận hành mượt mà và tốc độ: Quy trình từ Gọi món → Chế biến → Phục vụ được đồng bộ theo thời gian thực, đảm bảo sự chính xác và nhanh chóng trong giờ cao điểm.

II. Các thao tác cơ bản

Để dễ hình dung, các ví dụ dưới đây sẽ minh họa những tình huống thực tế trong quy trình vận hành nhà hàng, quán cafe.

1. Kích hoạt và thiết lập ban đầu

• Tình huống: Bạn là chủ nhà hàng và muốn bắt đầu triển khai hình thức gọi món qua QR để hiện đại hóa quy trình phục vụ. Bạn cần kích hoạt tính năng và cài đặt các thông số cơ bản như thực đơn và phương thức thanh toán.
• Thao tác thực hiện như sau:

​​(1) Trên màn hình Quản lý, bạn chọn Phòng/Bàn, sau đó chọn Gọi món qua mã QR.

(2) Hệ thống hiển thị màn hình giới thiệu, bạn kích vào nút Thiết lập ngay.

(3) Tại màn hình thiết lập, bạn tùy chỉnh các thiết lập sau:

• Thực đơn:

• Để ẩn/hiển món trong menu, hãy chọn/bỏ chọn “Bán trực tiếp” cho từng hàng hoá trong Hàng hóa → Danh mục.

• Cho phép gọi món khi hết tồn: Bạn bật xanh tính năng trong Thiết lập → Thiết lập cửa hàng → Giao dịch → Nhận gọi món.

• Phương thức thanh toán: Bạn chọn cách thức khách hàng thanh toán khi đặt món qua QR

• Thanh toán sau: Khách thanh toán khi kết thúc bữa ăn, hoặc
• Thanh toán trước: Khách thanh toán ngay khi đặt món. Bạn chọn 1 tài khoản ngân hàng/Ví điện tử đã đăng ký dịch vụ nhận thông báo thanh toán QR với KiotViet và đang hoạt động trong Sổ quỹ.

Lưu ý: Để thay đổi phương thức thanh toán, gian hàng cần hoàn tất/ hủy tất cả đơn hiện tại trước.

2. Tải và bố trí mã QR tại bàn

• Tình huống: Sau khi thiết lập xong, bạn cần in mã QR tương ứng cho từng bàn để khách hàng có thể quét.
• Thao tác thực hiện như sau:

(1) Bạn có thể thực hiện theo một trong hai cách sau:

• Cách 1: Tại màn hình Gọi món qua mã QR, chọn Tải tất cả mã QR.

• Cách 2: Tại menu Phòng/Bàn → Danh sách phòng bàn, chọn Xem mã QR → Tải xuống mã QR của từng bàn riêng lẻ hoặc chọn Tải tất cả mã QR ở góc phải.

(2) Sau khi tải file về, bạn in mã QR ra giấy, standee hoặc mica và đặt cố định tại vị trí bàn tương ứng (Lưu ý: Đảm bảo dán đúng mã QR của Bàn để tránh sai lệch đơn hàng).

3. Quy trình Khách hàng gọi món

• Tình huống: Khách hàng đến bàn, sử dụng điện thoại để quét mã và tự thực hiện thao tác gọi món.
• Thao tác thực hiện như sau:

(1) Khách mở camera điện thoại quét mã QR trên bàn để truy cập menu điện tử.

(2) Khách xem menu, chọn món và nhấn Xác nhận gọi món.

(3) Khách nhấn xác nhận đơn:

• Nếu quán áp dụng Thanh toán sau: Khách hàng nhấn Xác nhận → đơn hàng được gửi ngay vào hệ thống.

• Nếu quán áp dụng Thanh toán trước: Khách cần hoàn tất thanh toán online thì đơn hàng mới được gửi đi. Khách nhấn Thanh toán & Gọi món → quét mã QR chuyển khoản → hệ thống nhận thành công sẽ hiển thị thông báo.

(4) Sau khi gửi, khách có thể nhấn vào mục Món đã gọi để theo dõi trạng thái (Chờ phục vụ, Đã phục vụ hoặc Đã hủy).

4. Nhân viên tiếp nhận và chuyển bếp

• Tình huống: Tại quầy thu ngân, nhân viên nhận được thông báo có khách vừa gọi món qua QR. Nhân viên cần kiểm tra và duyệt đơn để bếp bắt đầu chế biến.
• Thao tác thực hiện như sau:

(1) Tại màn hình Thu ngân, tab Phòng bàn sẽ hiển thị thông báo chip vàng kèm chuông báo: “{X} lượt gọi món qua QR”.

(2) Bạn nhấn vào chip vàng, cửa sổ Xác nhận gọi món sẽ hiện ra với chi tiết: Số bàn, tên món, số lượng, thời gian gọi.

(3) Xử lý đơn hàng:

• Duyệt đơn: Nhấn nút Xác nhận và Báo bếp. Các món sẽ tự động vào hóa đơn của bàn và in phiếu xuống bếp/bar.

• Hủy món lẻ: Nhấn biểu tượng “X” cạnh tên món để từ chối phục vụ món đó → chọn lý do hủy → nhấn Chắc chắn.

• Hủy toàn bộ: Nhấn nút Hủy để từ chối cả lượt gọi món này → chọn lý do từ chối yêu cầu → nhấn Xác nhận hủy.

5. Xử lý đơn hàng sau khi duyệt

• Tình huống: Sau khi đơn đã được chuyển xuống bếp, bàn ăn đó sẽ chuyển sang trạng thái đang phục vụ. Nhân viên tiếp tục quy trình bán hàng bình thường.
• Thao tác thực hiện như sau:

(1) Sau khi nhấn Xác nhận và Báo bếp, các món ăn sẽ được cập nhật vào hóa đơn chi tiết của bàn tương ứng.

(2) Tại màn hình hóa đơn của bàn, bạn có thể thao tác nghiệp vụ bình thường như: thêm món, bớt món, tách/gộp bàn hoặc in tạm tính.

(3) Khi khách dùng bữa xong, bạn thực hiện Thanh toán và đóng hóa đơn để kết thúc phiên phục vụ. Mã QR tại bàn đó sẽ sẵn sàng cho lượt khách tiếp theo.

III. Các tính năng nâng cao

1. Khách hàng theo dõi trạng thái món trên menu điện tử

• Tình huống: Khách hàng muốn biết món mình gọi đã được làm xong chưa mà không cần gọi nhân viên hỏi.
• Thao tác thực hiện như sau:

(1) Khách hàng nhấn vào nút Món đã gọi trên giao diện điện thoại.

(2) Hệ thống hiển thị trạng thái chi tiết:

• Chưa phục vụ: Món đang được chế biến.
• Đã phục vụ: Món đã được nhân viên mang tới bàn phục vụ (thực hiện “Trả món” thành công).
• Đã hủy: Món đã bị hủy. Khách hàng nhấn vào thông báo để xem danh sách và lý do.

Với đơn đã thanh toán trước nhưng sau đó phát sinh món bị hủy, hệ thống sẽ hiển thị thông tin hoàn tiền tương ứng. Khách hàng liên hệ thu ngân để nhận lại khoản tiền này.

2. Phân quyền tài khoản

• Tình huống: Chủ cửa hàng cần phân quyền cho tài khoản nhân viên xem và xác nhận các lượt gọi món từ QR, đảm bảo chỉ nhân viên phù hợp mới được xử lý đơn.
• Thao tác thực hiện như sau: Bạn truy cập màn hình Quản lý chọn Thiết lập → Quản lý người dùng → tích 1 trong 2 quyền:
  • Giao dịch → Phòng/Bàn → Bồi bàn.
  • Hoặc Hóa đơn → Thêm mới.

3. Nhân viên xử lý khi không thanh toán được qua QR

• Tình huống: Quán yêu cầu thanh toán trước, nhưng khách hàng không thể quét mã QR thanh toán, do lỗi hệ thống ngân hàng hoặc ví điện tử.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Trên điện thoại của khách hàng: Chọn Thanh toán phương thức khác.

• Trên màn hình Thu ngân của quán:
• Lượt gọi món này sẽ hiển thị kèm cảnh báo Chưa thanh toán – {Số tiền}.

• Nhân viên quán cần thu tiền trực tiếp của khách và thực hiện Thanh toán bổ sung trên màn hình thu ngân → chọn hình thức thanh toán, trước khi nhấn Xác nhận và báo bếp.

4. Nhân viên thêm món vào đơn sau khi xác nhận

• Tình huống: Sau khi đã báo bếp các món khách hàng tự gọi, nhân viên cần tiếp tục thêm món mới vào đơn khách order trực tiếp với nhân viên.
• Thao tác thực hiện như sau:

(1) Bạn mở hóa đơn của bàn đó và thêm món như thao tác bán hàng bình thường.

(2) Hiển thị phía khách hàng: Món mới thêm sẽ tự động cập nhật vào danh sách Món đã gọi trên điện thoại khách.

5. Hủy lượt gọi món của khách hàng

• Tình huống: Khách lỡ tay đặt nhầm, hoặc đơn hàng spam, bạn cần hủy bỏ toàn bộ yêu cầu này.
• Thao tác thực hiện như sau:

(1) Tại màn hình thông báo Xác nhận gọi món của quán, bạn nhấn nút Hủy → chọn lý do từ chối yêu cầu → nhấn Xác nhận hủy.

(2) Trên điện thoại của khách:

• Nếu bàn chưa có đơn nào trước đó: Phiên sử dụng đóng lại, danh sách Món đã gọi không hiển thị món.

• Nếu bàn đang có đơn cũ: Các món trong lượt gọi mới này chuyển sang trạng thái Đã hủy.

IV. Thao tác trên Điện thoại

Tính năng Gọi món qua mã QR trên ứng dụng KiotViet Nhân viên nhà hàng hỗ trợ cửa hàng thực hiện các thao tác: nhận thông báo và xử lý yêu cầu gọi món từ khách hàng.

• Tình huống: Bạn nhận được thông báo có khách hàng quét mã QR tại bàn để gọi món. Bạn cần xử lý đơn hàng này ngay trên ứng dụng KiotViet Nhân viên Nhà hàng.
• Thao tác thực hiện như sau:

(1) Mở ứng dụng, màn hình Phòng bàn sẽ hiển thị thông báo lượt gọi món qua QR.

(2) Chạm vào thông báo để xem danh sách các lượt khách gọi món qua QR.

(3) Xử lý đơn hàng:

• Duyệt đơn: Nhấn nút Xác nhận và Báo bếp. Các món sẽ tự động vào hóa đơn của bàn và in phiếu xuống bếp/bar.

• Hủy món lẻ: Nhấn biểu tượng “X” cạnh tên món để từ chối phục vụ món đó → chọn Lý do hủy → nhấn Chắc chắn.

• Hủy toàn bộ: Nhấn nút Hủy để từ chối cả lượt gọi món này → chọn Lý do hủy → nhấn Xác nhận hủy.

• Xử lý đơn lỗi không thanh toán QR:
  • Lượt gọi món này sẽ hiển thị kèm cảnh báo Chưa thanh toán – {Số tiền}.
  • Nhân viên quán cần thu tiền trực tiếp của khách và thực hiện Thanh toán bổ sung → chọn hình thức thanh toán, trước khi nhấn Xác nhận và báo bếp

V. Thao tác trên Máy POS Android

Tính năng Gọi món qua mã QR trên KiotViet Máy POS Nhà hàng hỗ trợ cửa hàng thực hiện các thao tác: theo dõi và xử lý đơn hàng nhanh chóng trên màn hình POS.

• Tình huống: Bạn đang đứng trực tại quầy máy POS và hệ thống hiển thị thông báo có đơn hàng mới từ mã QR.
• Thao tác thực hiện như sau:

(1) Mở ứng dụng, màn hình Phòng bàn sẽ hiển thị thông báo lượt gọi món qua QR kèm tiếng chuông.

(2) Chạm vào thông báo để xem danh sách các lượt khách gọi món qua QR.

(3) Xử lý đơn hàng:

• Duyệt đơn: Nhấn nút Xác nhận và Báo bếp. Các món sẽ tự động vào hóa đơn của bàn và in phiếu xuống bếp/bar.

• Hủy món lẻ: Nhấn biểu tượng “X” cạnh tên món để từ chối phục vụ món đó → chọn Lý do hủy → nhấn Chắc chắn.

• Hủy toàn bộ: Nhấn nút Hủy để từ chối cả lượt gọi món này → chọn Lý do hủy → nhấn Xác nhận hủy.

• Xử lý đơn thanh toán trước nhưng gặp lỗi thanh toán QR:
  • Lượt gọi món này sẽ hiển thị kèm cảnh báo Chưa thanh toán: {Số tiền}.
  • Nhân viên quán cần thu tiền trực tiếp của khách và thực hiện Thanh toán bổ sung → chọn hình thức thanh toán, trước khi nhấn Xác nhận và báo bếp

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD – Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!