Thiết lập cửa hàng
(Ngành Ăn uống, Giải trí)
I. Giới thiệu chung
Màn hình “Thiết lập cửa hàng” là trung tâm điều khiển của KiotViet, nơi bạn có thể tùy chỉnh và kích hoạt các tính năng để phù hợp nhất với mô hình kinh doanh nhà hàng, quán ăn, hoặc quán karaoke của mình. Hệ thống hỗ trợ bật sẵn những chức năng cơ bản, và bạn có thể tùy chỉnh chuyên sâu các nghiệp vụ tại đây.
Lợi ích nổi bật của tính năng Thiết lập cửa hàng:
- Tùy biến nghiệp vụ F&B: Cho phép bạn bật các tính năng đặc thù như Nhận gọi món, In bếp, Tùy chỉnh block tính giờ (cho Karaoke, Bi-a), hoặc Tùy chỉnh khung giờ tính doanh thu (cho các quán kinh doanh qua đêm).
- Quản lý linh hoạt: Dễ dàng bật/tắt các mô-đun quản lý như Tích điểm, Khuyến mại, Quản lý Nhân viên, hoặc cho phép/không cho phép bán khi hết tồn kho.
- Tích hợp hiệu quả: Kích hoạt các kết nối quan trọng như Tích hợp thanh toán VietQR.
- Cá nhân hóa cửa hàng: Cập nhật thông tin cửa hàng (logo, địa chỉ) để hiển thị trên hóa đơn và màn hình phụ.
II. Thiết lập quản lý
Đây là khối thiết lập quan trọng nhất, ảnh hưởng trực tiếp đến các quy trình vận hành hàng ngày của nhà hàng, quán ăn.
1. Hàng hóa
- Tình huống: Bạn muốn quản lý hàng hóa theo nhiều đơn vị tính (ví dụ: “Nước khoáng” nhập “Thùng” bán “Chai”) hoặc quản lý nguyên vật liệu cho các món ăn chế biến.
- Thao tác thực hiện như sau:
- Tại màn hình Thiết lập cửa hàng > Thiết lập quản lý, chọn Hàng hóa.
- Bạn có thể bật các tính năng:
- Giá vốn trung bình: Thay đổi cách tính giá vốn (theo trung bình hoặc theo giá cố định).
- Hàng hóa có thuộc tính: Quản lý hàng hóa theo các thuộc tính (ví dụ: “Rượu vang” có thuộc tính “Xuất xứ”, “Năm”).
- Hàng hóa đơn vị tính: Cho phép thiết lập nhiều đơn vị tính cho một hàng hóa.
- Sản xuất hàng hóa: Cho phép thiết lập nguyên liệu thành phần (công thức định lượng) cho các món ăn, món chế biến.
2. Đối tác
- Tình huống: Bạn muốn triển khai chương trình chăm sóc khách hàng thân thiết (tích điểm) hoặc gửi SMS/Email marketing cho khách hàng.
- Thao tác thực hiện như sau:
- Tại màn hình Thiết lập cửa hàng → Thiết lập quản lý, chọn Đối tác.
- Bạn có thể bật các tính năng:
- Tích điểm: Kích hoạt tính năng tích điểm thưởng cho khách hàng. Cần nhấn vào Chi tiết để thiết lập quy tắc tích và tiêu điểm.
- Gửi SMS – Email: Kích hoạt tính năng gửi tin nhắn và email cho khách hàng.
3. Giao dịch
- Tình huống: Bạn cần thiết lập các quy tắc đặc thù cho nghiệp vụ nhà hàng/karaoke, ví dụ như in bếp, tính giờ hát, hoặc cho phép bán khi hết món trong kho.
- Thao tác thực hiện như sau:
- Tại màn hình Thiết lập cửa hàng → Thiết lập quản lý, chọn Giao dịch.
- Đây là mục có nhiều tùy chỉnh quan trọng:
- Giao hàng: Tính năng này giúp người sử dụng quản lý các trạng thái giao dịch giao hàng, các khoản phí giao hàng, khoản cần thu hộ với từng đối tác giao hàng.
- Sử dụng cân điện tử: Sử dụng cân điện tử hỗ trợ bán hàng, nhập hàng.
- Nhận gọi món: Cho phép quản lý trạng thái gọi món và các tùy chọn liên quan đến tồn kho khi gọi món.
- Bán hàng, Chuyển hàng, Trả hàng nhập, Sản xuất, Xuất hủy khi hết tồn kho: Cho phép bán hàng (hoặc thực hiện các giao dịch khác) ngay cả khi tồn kho âm.
- Thu khác khi bán hàng: Cho phép cộng thêm các khoản thu khác (ví dụ: VAT, Phí dịch vụ) vào hóa đơn.
- Không cho phép thay đổi thời gian giao dịch: Tùy chọn cho phép/không cho phép thay đổi thời gian của từng loại giao dịch.
- Cho phép in tạm tính/báo giá: Hiển thị nút In tạm tính trên màn hình Thu ngân, có tùy chọn thông báo đến bếp khi in.
- Không cho phép điều chỉnh số liên in hóa đơn/tạm tính trên màn hình bán hàng: Thiết lập số liên mặc định trong phần Chi tiết.
- Khóa sổ: Giúp bạn chốt dữ liệu, ngăn chặn việc thay đổi các giao dịch trong quá khứ.
- Tùy chỉnh Block tính giờ tự động: Rất quan trọng cho quán Karaoke/Bi-a, cho phép làm tròn thời gian sử dụng dịch vụ (ví dụ: làm tròn theo block 15 phút).
- Khuyến mại: Bật/tắt quản lý các chương trình khuyến mại.
- Tùy chỉnh khung giờ tính doanh thu: Cho phép các quán kinh doanh qua đêm (ví dụ: 06:00 sáng hôm nay đến 02:00 sáng hôm sau) tính doanh thu chính xác theo ca làm việc.
- Hỗ trợ các khoản chi phí nhập hàng: Cho phép tạo và quản lý các khoản chi phí khi nhập hàng như: phí dịch vụ, thuế hải quan… được tính bằng số tiền VNĐ hoặc % giá trị phiếu nhập.
- Dùng máy in chế biến/ tem nhãn: Kích hoạt tính năng in thông báo món xuống bếp/bar, hỗ trợ in theo khu vực hoặc in trực tiếp từ điện thoại.
- Không cho phép cập nhật số lượng món đã phục vụ: Ngăn chặn nhân viên thay đổi số lượng món sau khi đã trả món cho khách.
- Đặt bàn trước: Kích hoạt tính năng quản lý thông tin khách đặt bàn.
- Kết ca: Kích hoạt tính năng yêu cầu nhân viên thu ngân thực hiện mở ca để bắt đầu làm việc và kết ca khi kết thúc công việc của mình.
- Xuất file tạo hóa đơn điện tử VNPT-EINVOICE: Hỗ trợ cho khách hàng đang sử dụng phần mềm VNPT-EINVOICE có thể tạo hóa đơn điện tử từ KiotViet thông qua thao tác xuất file.
- Quản lý thuế: Cho phép thiết lập tính thuế khi bán hàng.
4. Hóa đơn điện tử
- Tình huống: Bạn cần phát hành hóa đơn điện tử khi bán hàng.
- Thao tác thực hiện như sau: Tại màn hình Thiết lập cửa hàng → Thiết lập quản lý, chọn Hóa đơn điện tử.
III. Tích hợp gửi tin nhắn
- Tình huống: Bạn cần kết nối với Zalo Official Account (Zalo OA) để gửi tin nhắn chăm sóc khách hàng.
- Thao tác thực hiện như sau: Tại màn hình Thiết lập cửa hàng, chọn Zalo và thực hiện các bước kết nối.
IV. Tích hợp thanh toán
- Tình huống: Bạn muốn cho phép khách hàng thanh toán hóa đơn bằng cách quét mã VietQR ngay tại quầy hoặc tại bàn.
- Thao tác thực hiện như sau:
- Tại màn hình Thiết lập cửa hàng, chọn Tích hợp thanh toán.
- Nhấn Kích hoạt tại mục Thanh toán QR Code để liên kết với tài khoản ngân hàng của bạn và bắt đầu nhận thanh toán qua VietQR.
IV. Thiết lập cửa hàng
1. Thông tin cửa hàng
- Tình huống: Bạn muốn cập nhật logo, địa chỉ, số điện thoại của nhà hàng để hiển thị chính xác trên hóa đơn in cho khách.
- Thao tác thực hiện như sau:
- Tại màn hình Thiết lập cửa hàng, chọn Thiết lập cửa hàng (khối dưới cùng) → Thông tin cửa hàng.
- Tại đây bạn có thể:
- Tải lên Ảnh đại diện (Logo).
- Cập nhật Tên cửa hàng, Địa chỉ, Khu vực, Phường/Xã.
- Chọn Ngôn ngữ hiển thị (Tiếng Việt hoặc Tiếng Anh).
2. Thiết lập kết nối API
- Tình huống: Bạn muốn kết nối KiotViet với các phần mềm của bên thứ ba (ví dụ: website đặt bàn, ứng dụng CRM riêng).
- Thao tác thực hiện như sau:
- Tại Thiết lập cửa hàng → Thiết lập kết nối API.
- Tính năng này cung cấp mã API (chỉ hiển thị cho tài khoản Admin) để chủ gian hàng có thể chủ động liên kết với các đối tác.
3. Màn hình phụ
- Tình huống: Bạn sử dụng máy POS 2 màn hình và muốn hiển thị hình ảnh quảng cáo các món ăn mới, hoặc combo khuyến mãi cho khách hàng xem khi thanh toán.
- Thao tác thực hiện như sau:
- Tại Thiết lập cửa hàng → Màn hình phụ.
- KiotViet hỗ trợ bạn thiết lập hình ảnh (slideshow) hiển thị trên màn hình phụ của máy POS.
V. Thao tác trên Điện thoại
Ứng dụng KiotViet Quản lý Nhà hàng hỗ trợ chủ cửa hàng thực hiện các thiết lập cửa hàng ngay trên điện thoại.
- Tình huống: Bạn cần kích hoạt 1 số thiết lập cửa hàng ngay trên điện thoại.
- Thao tác thực hiện như sau:
- Trên menu Nhiều hơn, bạn chọn Thiết lập cửa hàng.
- Tại đây, bạn có thể thực hiện các thiết lập về:
- Thông tin cửa hàng: Bạn cham Sửa để thay đổi các thông tin bao gồm: Tên cửa hàng, Điện thoại, Địa chỉ.
- Bán hàng: Các thiết lập bán hàng được thực hiện trên ứng dụng bao gồm:
- Thu khác khi bán hàng.
- Bán hàng, chuyển hàng khi món đã được gọi.
- Giao hàng (Quản lý thu hộ tiền, Giao qua Cổng KiotViet).
- In tạm tính khi bán hàng.
- Thêm nhanh món mới.
- Sắp xếp thực đơn.
- Tùy chỉnh block tính giờ.
- Thông báo bếp: Các thiết lâp báo bếp bao gồm:
- Báo món đến bếp khi hết tồn kho.
- Đồng thời thông báo bếp khi in tạm tính.
- Quản lý: Các thiết lập quản lý bao gồm:
- Hàng hóa có thuộc tính.
- Hàng hóa nhiều đơn vị tính.
- Tự động tính giá vốn trung bình.
- Giao dịch khi hết tồn kho.
- Thay đổi thời gian giao dịch.
- Khung giờ tính doanh thu ngày.
Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!
- Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet - Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
HDSD – Phần mềm KiotViet
Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!
