Quản lý Phòng/bàn

(Ngành Ăn uống, Giải trí)

I. Giới thiệu chung

Tính năng Quản lý Phòng/bàn là công cụ cốt lõi cho ngành Ăn uống, Giải trí, giúp bạn thiết lập, sắp xếp và quản lý sơ đồ khu vực, phòng, và bàn ăn trong nhà hàng, quán cà phê, hoặc quán karaoke của mình.

Lợi ích nổi bật của tính năng Quản lý Phòng/bàn trên KiotViet:

• Tổ chức sơ đồ logic: Sắp xếp các phòng/bàn theo đúng sơ đồ thực tế của nhà hàng (ví dụ: Tầng 1, Tầng 2, Sân vườn, Phòng VIP).
• Quản lý trạng thái: Giúp nhân viên thu ngân dễ dàng theo dõi trạng thái bàn (còn trống, đang phục vụ) trên màn hình Bán hàng.
• Thiết lập linh hoạt: Dễ dàng thêm, sửa, xóa hoặc tạm ngừng hoạt động (ví dụ: bàn hỏng, khu vực sửa chữa) một cách nhanh chóng.
• Nhập liệu hàng loạt: Tiết kiệm thời gian bằng cách nhập (Import) hàng loạt phòng/bàn từ file Excel.

II. Các thao tác cơ bản

Để dễ hình dung, các ví dụ dưới đây sẽ minh họa những tình huống thực tế trong ngành Ăn uống, Giải tr&í;.

1. Quản lý Khu vực

• Tình huống: Khi bạn cần sắp xếp các phòng/bàn vào từng khu vực cụ thể (ví dụ: Tầng 1, tầng 2,…) để dễ dàng tìm kiếm và quản lý.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Tại màn hình Quản lý, chọn Phòng/bàn.
2. Bên trái màn hình → Khu vực → nhấn +.
3. Nhập Tên khu vực.
4. Nhấn Lưu.

5. Để cập nhật hoặc xóa khu vực, bạn chọn khu vực → nhấn vào biểu tượng cây bút .

Lưu ý: Xóa khu vực đồng nghĩa xóa tất cả phòng/bàn thuộc khu vực. Nếu chắn chắn xóa, bạn chọn Đồng ý.

2. Thêm phòng/bàn

• Tình huống: Bạn muốn thêm một bàn mới (Bàn 15) vào khu vực “Tầng 1” của nhà hàng.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Tại màn hình Quản lý, chọn Phòng/bàn.
2. Nhấn vào nút + Thêm phòng/bàn.
3. Điền các thông tin: Tên phòng bàn (bắt buộc, ví dụ: “Bàn 15”), chọn nhóm (ví dụ: “Tầng 1”), nhập số thứ tự, số ghế, và ghi chú (nếu cần).
4. Nhấn Lưu để hoàn tất.

3. Cập nhật thông tin phòng/bàn

• Tình huống: Bàn 15 bạn vừa thêm cần đổi tên thành “Bàn 16” và tăng số ghế.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Tại màn hình quản lý Phòng/Bàn, kích vào phòng/bàn (Bàn 15) bạn muốn sửa.
2. Nhấn Cập nhật.
3. Cập nhật lại thông tin (ví dụ: đổi Tên phòng bàn thành “Bàn 16”, thay đổi Số ghế).
4. Nhấn Lưu để hoàn tất.

III. Các tính năng nâng cao

1. Ngừng hoạt động / Cho phép hoạt động

• Tình huống: Bàn 15 bị hỏng chân, bạn cần tạm ẩn bàn này khỏi màn hình Bán hàng để nhân viên không chọn nhầm.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Tại màn hình quản lý Phòng/Bàn, chọn phòng/bàn cần thao tác (ví dụ: “Bàn 15”).
2. Nhấn Ngừng hoạt động.

3. Khi bàn được sửa xong và có thể sử dụng trở lại, bạn chọn lại bàn đó và nhấn Cho phép hoạt động.

2. Xóa phòng/bàn

• Tình huống: Nhà hàng bỏ bớt Bàn 15, bạn cần xóa vĩnh viễn bàn này khỏi sơ đồ.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Tại màn hình quản lý Phòng/Bàn, kích phòng/bàn muốn xóa (ví dụ: “Bàn 15”).
2. Nhấn Xóa.
3. Nhấn Đồng ý trên thông báo xác nhận để thực hiện xóa.

3. Import danh sách phòng/bàn (Nhập file Excel)

• Tình huống: Bạn vừa khai trương và muốn nhập nhanh danh sách 50 phòng/bàn (gồm Tầng 1, Tầng 2, Sân vườn) từ file Excel.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Trên menu Phòng/bàn, kích Import.
2. Tải về file mẫu của KiotViet và điền thông tin phòng/bàn theo mẫu.
3. Nhấn nút Chọn file dữ liệu, chọn đường dẫn tới file Excel bạn vừa chuẩn bị.
4. Nhấn nút Thực hiện để hoàn tất việc nhập danh sách.

4. Xuất danh sách phòng/bàn ra file Excel

• Tình huống: Bạn muốn xuất file Excel toàn bộ danh sách phòng/bàn hiện có để kiểm kê hoặc rà soát.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Tại màn hình quản lý Phòng/Bàn, kích Xuất file.

2. Hệ thống sẽ tự động tải xuống file excel chứa danh sách thông tin các phòng/bàn.

IV. Thao tác trên Điện thoại

Tại ứng dụng KiotViet Quản lý Nhà hàng trên điện thoại, bạn có thể thực hiện các thao tác bao gồm Tạo/ chỉnh sửa/ sắp xếp/ xóa khu vực, phòng bàn.

1. Quản lý Khu vực

• Tình huống: Khi bạn cần thiết lập khu vực để quản lý phòng/bàn nhà hàng (ví dụ: Tầng 1, Tầng 2, Sân vườn) hoặc muốn thay đổi tên, vị trí hiển thị của các khu vực này ngay trên thiết bị di động.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Trên ứng dụng KiotViet Quản lý Nhà hàng, chọn mục Nhiều hơn → Phòng bàn.

• Tại đây, bạn có thể thực hiện các tác vụ:
  • Tạo khu vực mới:

1. Bạn nhấn +.
2. Nhập Tên khu vực, Ghi chú (nếu có).
3. Nhấn Lưu hoặc Lưu và thêm mới.

• Chỉnh sửa thông tin khu vực:

1. Trên màn hình Khu vực, bạn chọn 1 khu vực cần chỉnh sửa thông tin.
2. Chạm vào biểu tượng cây bút  → sửa Tên khu vực, Ghi chú → nhấn Lưu.

3. Để thay đổi trạng thái khu vực bạn chọn Ngừng hoạt động/ Cho phép hoạt động

• Sắp xếp lại vị trí hiển thị:

1. Trên màn hình Khu vực, bạn chọn 3 chấm → Sắp xếp vị trí khu vực.
2. Kéo thả khu vực muốn sắp xếp lại vị trí.
3. Chạm Áp dụng để ghi nhận thay đổi hoặc Đặt lại nếu không muốn ghi nhận thông tin.

• Xóa khu vực không còn hoạt động: Trên màn hình chi tiết khu vực, bạn chọn biểu tượng thùng rác → chọn Xóa.

Lưu ý: Thao tác này sẽ đồng thời xóa tất cả phòng/bàn thuộc khu vực.

• Thao tác hàng loạt: Bạn có thể thực hiện việc xóa, Ngừng/ cho phép hoạt động cùng lúc nhiều khu vực.

1. Trên màn hình Khu vực, bạn chọn 3 chấm → nhấn Chọn khu vực.
2. Tích chọn các khu vực cần thao tác → chọn thao tác cần thực hiện: Xóa/ Ngừng hoạt động/ Hoạt động.

2. Quản lý Phòng/bàn

• Tình huống: Khi bạn muốn cập nhật chi tiết phòng/bàn phục vụ bên trong từng khu vực, ví dụ như thêm phòng/bàn mới để đón khách, chỉnh sửa thông tin, sắp xếp thứ tự hiển thị hoặc xóa bớt phòng/bàn.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Trên ứng dụng KiotViet Quản lý Nhà hàng, chọn mục Nhiều hơn → Phòng bàn → chọn 1 khu vực cụ thể.

• Tại đây, bạn có thể thực hiện các tác vụ:
  • Tạo phòng/bàn mới:

1. Bạn nhấn +

2. Ứng dụng hỗ trợ 2 cách thêm mới phòng/bàn
   • Cách 1: Thêm từng phòng/bàn:
     • Bạn chọn tab Mặc định.
     • Nhập thông tin Tên phòng bàn, Ghi chú (nếu có).
     • Nhấn Lưu.

• Cách 2: Thêm hàng loạt phòng/bàn theo quy tắc đặt tên của gian hàng. VD: Bàn 1, Bàn 2,… Bàn 100.
  • Bạn chọn tab Thêm hàng loạt.
  • Nhập các thông tin bắt buộc: Tên phòng bàn, Số lượng, Số bắt đầu.
  • Nhập các thông tin khác: Số ghế, Ghi chú.
  • Nhấn Lưu.

• Chỉnh sửa thông tin:

1. Trên màn hình chi tiết phòng/bàn, bạn chạm vào biểu tượng cây bút .
2. Sửa Tên phòng bàn, Ghi chú → nhấn Lưu.

3. Để thay đổi trạng thái phòng/bàn, bạn chọn Ngừng hoạt động/ Cho phép hoạt động.

• Sắp xếp lại vị trí hiển thị:

1. Trên màn hình chi tiết khu vực, bạn chọn 3 chấm → Sắp xếp vị trí phòng bàn.
2. Kéo thả phòng bàn muốn sắp xếp lại vị trí.
3. Chạm Áp dụng để ghi nhận thay đổi hoặc Đặt lại nếu không muốn ghi nhận thông tin.

• Xóa phòng bàn không còn hoạt động: Trên màn hình chi tiết phòng bàn, bạn chọn biểu tượng thùng rác → chọn Xóa.

Lưu ý: Các phòng. bàn đã phát sinh doanh thu sẽ không thể xóa.

• Thao tác hàng loạt: Bạn có thể thực hiện việc xóa, Ngừng/ cho phép hoạt động cùng lúc nhiều phòng bàn trong 1 khu vực.

1. Trên màn hình chi tiết khu vực, bạn chọn 3 chấm → nhấn Chọn phòng bàn.
2. Tích chọn các phòng bàn cần thao tác → chọn thao tác cần thực hiện: Xóa/ Ngừng hoạt động/ Hoạt động.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD – Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!