Quản lý người dùng

(Ngành Ăn uống, Giải trí)

I. Giới thiệu chung

Tính năng Quản lý người dùng cho phép chủ nhà hàng, quán ăn tạo các tài khoản đăng nhập riêng biệt cho từng nhân viên (Quản lý, Thu ngân, Bếp, Kho…). Bạn có thể kiểm soát chặt chẽ quyền hạn của mỗi nhân viên, đảm bảo an toàn dữ liệu và phân công công việc hiệu quả.

Lợi ích nổi bật của tính năng Quản lý người dùng trên KiotViet:

• Bảo mật thông tin: Phân quyền chi tiết, ngăn chặn nhân viên xem các báo cáo nhạy cảm (doanh thu, lợi nhuận) hoặc thực hiện các thao tác ngoài phận sự (hủy hóa đơn, sửa giá).
• Kiểm soát ca làm việc: Dễ dàng thiết lập thời gian truy cập cho nhân viên, ví dụ: nhân viên thu ngân ca sáng chỉ có thể đăng nhập vào hệ thống trong khung giờ làm việc của mình.
• Quản lý theo vai trò: Tạo sẵn các “Vai trò” (như Thu ngân, Quản lý kho) với bộ quyền hạn cố định, giúp gán quyền cho nhân viên mới một cách nhanh chóng và đồng nhất.
• Phân quyền linh hoạt: Cho phép mỗi tài khoản được truy cập một hoặc nhiều chi nhánh tùy theo phân công.

II. Các thao tác cơ bản

Để dễ hình dung, các ví dụ dưới đây sẽ minh họa những tình huống thực tế trong ngành Ăn uống, Giải trí.

1. Thêm mới người dùng

• Tình huống: Bạn vừa tuyển một nhân viên thu ngân mới tên “Nguyễn Văn A” cho ca tối tại chi nhánh trung tâm.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Tại màn hình Quản lý, vào menu Thiết lập, chọn Quản lý người dùng.

2. Nhấn vào nút + Người dùng.
3. Điền các thông tin của nhân viên:
   • Tên người dùng: Nguyễn Văn A.
   • Tên đăng nhập: Ví dụ: Anv.
   • Mật khẩu: Đặt mật khẩu tạm thời.
   • Vai trò: Chọn vai trò đã thiết lập sẵn (ví dụ: Nhân viên thu ngân).
   • Chi nhánh: Chọn Chi nhánh trung tâm.
4. Tùy chỉnh thêm các thông tin khác (Điện thoại, Email…) và các tùy chọn (Không xem giao dịch của nhân viên khác, Cho phép xem thông tin chung trong các giao dịch).
5. Nhấn Lưu để hoàn tất.

2. Cập nhật thông tin người dùng

• Tình huống: Nhân viên “Nguyễn Văn A” đổi số điện thoại và bạn cần cập nhật lại thông tin này.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Tại màn hình Quản lý người dùng, tìm và chọn tài khoản “Nguyễn Văn A”.
2. Nhấn nút Cập nhật.
3. Thay đổi thông tin (ví dụ: cập nhật ô “Điện thoại”) và nhấn Lưu.

3. Phân quyền người dùng

• Tình huống: Nhân viên “Nguyễn Văn A” (vai trò “Thu ngân”) được tin tưởng và bạn muốn cấp thêm quyền “Hủy hóa đơn” cho riêng tài khoản này, mà không ảnh hưởng đến các thu ngân khác.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Tại màn hình Quản lý người dùng, chọn tài khoản “Nguyễn Văn A”.
2. Chọn tab Phân quyền.
3. Chọn Chi nhánh (ví dụ: “Chi nhánh trung tâm”). Vai trò “Nhân viên thu ngân” sẽ được hiển thị cùng danh sách quyền mặc định.
4. Tìm đến mục Giao dịch → Hóa đơn và tích chọn thêm quyền Xóa.

5. Nhấn Cập nhật và Đồng ý (hệ thống sẽ yêu cầu người dùng đó đăng xuất và đăng nhập lại để áp dụng quyền mới).

4. Thiết lập thời gian truy cập

• Tình huống: Bạn muốn thiết lập để “Nguyễn Văn A” (thu ngân ca tối) chỉ có thể đăng nhập vào hệ thống từ 18:00 đến 23:59 hàng ngày.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Tại màn hình Quản lý người dùng, chọn tài khoản “Nguyễn Văn A”.
2. Chọn tab Thời gian truy cập.
3. Tích chọn vào ô Chỉ cho phép truy cập theo khung giờ.
4. Tích chọn để thiết lập khung thời gian cho các ngày trong tuần (ví dụ: từ Thứ 2 đến Chủ Nhật, nhập 18:00 – 23:59). Hệ thống hỗ trợ tối đa 3 khung giờ/ngày.
5. Nhấn Cập nhật để hoàn tất. Nếu nhân viên đăng nhập ngoài khung giờ này, hệ thống sẽ báo lỗi.

5. Ngừng hoạt động / Cho phép hoạt động người dùng

• Tình huống: Nhân viên “Nguyễn Văn A” tạm nghỉ việc 1 thời gian. Bạn cần khóa tài khoản tạm thời để nhân viên không truy cập.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Tại màn hình Quản lý người dùng, tìm và chọn tài khoản “Nguyễn Văn A”.
2. Nhấn Ngừng hoạt động và chọn Đồng ý.
3. Tài khoản người dùng bị ngừng hoạt động, không thể truy cập nhưng thông tin và giao dịch vẫn được giữ lại.

4. Nếu nhân viên đó quay lại làm việc, bạn chỉ cần mở tài khoản và nhấn Cho phép hoạt động.

6. Xóa người dùng

• Tình huống: Bạn tạo nhầm một tài khoản người dùng và chưa phát sinh giao dịch nào.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Tại màn hình Quản lý người dùng, tìm và chọn tài khoản muốn xóa.
2. Nhấn Xóa và chọn Đồng ý.

Lưu ý: Thao tác này thường chỉ áp dụng khi tạo nhầm. Nếu nhân viên đã có giao dịch, bạn nên dùng tính năng Ngừng hoạt động.

III. Các tính năng nâng cao

1. Quản lý vai trò

“Vai trò” là một bộ quy định các quyền mặc định cho một nhóm người dùng (ví dụ: Thu ngân, Quản lý kho, Bếp). Chỉ tài khoản Admin (chủ cửa hàng) mới có thể thực hiện các thao tác này.

1.1. Thêm vai trò mới

• Tình huống: Bạn muốn tạo một vai trò mới tên “Quản lý ca” (chỉ có quyền xem báo cáo doanh thu trong ngày, nhưng không có quyền sửa thiết lập).
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Tại màn hình Quản lý người dùng, chọn 1 tài khoản người dùng cụ thể → chọn tab Phân quyền.
2. Trong mục Vai trò, nhấn vào biểu tượng dấu cộng (+) để thêm vai trò.

3. Đặt tên Vai trò (ví dụ: “Quản lý ca”).
4. Tích chọn các quyền mà bạn muốn cấp cho vai trò này (ví dụ: quyền xem báo cáo, xem hóa đơn…).

5. Nhấn Lưu.

1.2. Sửa vai trò

• Tình huống: Bạn muốn cập nhật vai trò “Nhân viên thu ngân” (tất cả các thu ngân) có thêm quyền “Cập nhật tích điểm cho khách hàng”.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Tại tab Phân quyền, chọn vai trò “Nhân viên thu ngân” từ danh sách.
2. Nhấn vào biểu tượng sửa (cây bút).

3. Tích chọn thêm quyền Cập nhật trong mục Tích điểm KH và nhấn Lưu.
4. Hệ thống sẽ hỏi bạn có muốn cập nhật quyền mới này cho tất cả người dùng đang giữ vai trò “Nhân viên thu ngân” hay không. Bạn chọn Cập nhật lại… và nhấn Đồng ý.

1.3. Lưu thành vai trò mới

• Tình huống: Bạn muốn tạo vai trò “Quản lý” dựa trên vai trò “Thu ngân” nhưng có thêm quyền “Sửa hóa đơn”.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Tại tab Phân quyền, chọn vai trò “Nhân viên thu ngân”.
2. Danh sách quyền mặc định sẽ hiện ra. Bạn tích chọn thêm quyền Cập nhật hóa đơn.
3. Nhấn vào biểu tượng lưu thành vai trò mới .
4. Đặt tên vai trò mới (ví dụ: “Quản lý”) và nhấn Lưu.

1.4. Xóa vai trò

• Tình huống: Bạn đã tạo vai trò “Quản lý ca” nhưng không còn nhu cầu sử dụng.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Tại tab Phân quyền, chọn vai trò “Quản lý ca”.
2. Nhấn vào biểu tượng sửa (cây bút).

3. Nhấn Xóa và Đồng ý.

Lưu ý: Hệ thống chỉ cho phép xóa vai trò nếu vai trò đó chưa được gán cho bất kỳ người dùng nào.

2. Sao chép người dùng

• Tình huống: Bạn tuyển một nhân viên thu ngân mới (Nguyễn Văn B) có quyền hạn và ca làm việc giống nhân viên “Nguyễn Văn A”.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Tại màn hình Quản lý người dùng, tìm và chọn tài khoản “Nguyễn Văn A”.
2. Nhấn Sao chép.
3. Hệ thống sẽ mở màn hình Sao chép người dùng với toàn bộ quyền và thời gian truy cập đã được sao chép.
4. Bạn chỉ cần thay đổi các thông tin cá nhân: Tên người dùng (Nguyễn Văn B), Tên đăng nhập (Bnv) và Mật khẩu.
5. Nhấn Lưu để hoàn tất.

3. Tìm kiếm, sắp xếp người dùng

• Tình huống: Cửa hàng của bạn có nhiều nhân viên và bạn cần nhanh chóng tìm ra tài khoản của một người dùng hoặc xem danh sách tất cả nhân viên thu ngân.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Sử dụng bộ Lọc để tìm kiếm danh sách theo Tên đăng nhập, Tên người dùng, Chi nhánh, Vai trò hoặc Trạng thái.

2. Để sắp xếp danh sách, nhấn vào tiêu đề của các cột (ví dụ: nhấn vào “Tên người dùng” để sắp xếp theo alphabet).
3. Để tùy chỉnh các cột thông tin hiển thị, nhấn vào biểu tượng tùy chọn và tích/bỏ tích các cột mong muốn.

IV. Thao tác trên Điện thoại

Tính năng Quản lý người dùng trên ứng dụng KiotViet Quản lý Nhà hàng hỗ trợ cửa hàng thực hiện các thao tác xem thông tin, thêm, sửa, ngừng hoạt động, cho phép hoạt động, xóa, tìm kiếm và lọc người dùng.

• Tình huống: Khi bạn cần thực hiện nhanh các thao tác quản lý nhân viên như thêm người dùng mới, hoặc khóa/mở khóa tài khoản của ai đó ngay trên điện thoại di động mà không cần mở máy tính.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Để thêm người dùng mới:

1. Trong menu Nhiều hơn, chọn Quản lý người dùng.
2. Nhấn vào biểu tượng dấu cộng (+) ở góc màn hình.
3. Điền thông tin, chọn chi nhánh và vai trò tương tự như trên máy tính.
4. Nhấn Lưu để hoàn tất.

• Để cập nhật tài khoản người dùng: Trong màn hình chi tiết người dùng, bạn chọn Sửa để chỉnh sửa thông tin hoặc biểu tượng 3 chấm đế thực hiện các thao tác Ngừng hoạt động/ Cho phép hoạt động hoặc Xóa người dùng.

• Để tìm kiếm người dùng: Trong màn hình danh sách người dùng, bạn chọn bộ lọc để tìm kiếm theo chi nhánh, vai trò, trạng thái hoạt động.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD – Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!