Quản lý mẫu in

(Ngành Ăn uống, Giải trí)

I. Giới thiệu chung

Tính năng Quản lý mẫu in cho phép bạn thiết kế và tùy chỉnh các mẫu in (hóa đơn, phiếu tạm tính, phiếu báo bếp…) sao cho phù hợp với đặc thù và hình ảnh thương hiệu của nhà hàng, quán ăn, quán karaoke.

Lợi ích nổi bật của tính năng Quản lý mẫu in trên KiotViet:

• Tùy biến đa dạng: Cho phép tùy chỉnh nhiều loại mẫu in khác nhau, bao gồm:
  • Tạm tính: Phiếu kiểm món, báo giá trước khi thanh toán.
  • Bar – Bếp: Phiếu in thông báo món xuống khu vực bếp hoặc quầy pha chế.
  • Hóa đơn: Hóa đơn thanh toán cho khách hàng.
  • Trả hàng: Phiếu xác nhận trả hàng.
  • Nhập hàng / Trả hàng nhập: Phiếu giao dịch với nhà cung cấp.
  • Chuyển hàng: Phiếu điều chuyển nội bộ giữa các chi nhánh.
  • Phiếu thu / Phiếu chi: Các phiếu thu chi tiền mặt/ngân hàng.
  • Phiếu bàn giao ca: Phiếu chốt ca cho nhân viên thu ngân.
• Xây dựng thương hiệu: Dễ dàng thêm logo, thông tin cửa hàng, lời cảm ơn… để tạo nên mẫu hóa đơn chuyên nghiệp, mang đậm dấu ấn thương hiệu.
• Linh hoạt nghiệp vụ: Hỗ trợ tạo tối đa 3 mẫu in khác nhau cho các giao dịch quan trọng (Tạm tính, Hóa đơn, Trả hàng) để sử dụng cho các mục đích khác nhau (ví dụ: Hóa đơn A4 cho khách công ty, Hóa đơn K80 cho khách lẻ).

II. Các thao tác cơ bản

Để dễ hình dung, các ví dụ dưới đây sẽ minh họa những tình huống thực tế trong ngành Ăn uống, Giải trí.

1. Tổng quan màn hình Quản lý mẫu in

• Tình huống: Bạn muốn xem tất cả các loại mẫu in mà KiotViet đang hỗ trợ và các mẫu in bạn đã tạo.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Tại màn hình Quản lý, vào menu Thiết lập, chọn Quản lý mẫu in.

2. Màn hình sẽ hiển thị danh sách các loại mẫu in.
3. Nhấn vào một giao dịch (ví dụ: Hóa đơn) để xem danh sách các mẫu in tương ứng.

2. Thêm mẫu in

• Tình huống: Bạn muốn tạo thêm một mẫu “Hóa đơn” khổ A4 (để in cho khách công ty) bên cạnh mẫu K80 (in cho khách lẻ) đang dùng.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Tại màn hình Quản lý mẫu in, chọn giao dịch Hóa đơn.
2. Nhấn biểu tượng dấu cộng (+) để thêm mới.

3. Trên màn hình “Thêm mẫu in hóa đơn”:
   • Nhập Tên mẫu in (ví dụ: “Hóa đơn A4 – VAT”).
   • Chọn Mẫu in gợi ý (chọn “A4”).
   • Tùy chỉnh nội dung trong trình soạn thảo mẫu in.
4. Chọn Lưu để hoàn tất.

• Lưu ý: Các giao dịch Tạm tính, Hóa đơn, Trả hàng, Phiếu bàn giao ca hỗ trợ tối đa 3 mẫu in. Các giao dịch còn lại chỉ hỗ trợ 1 mẫu in.

III. Các tính năng nâng cao

1. Sửa mẫu in

• Tình huống: Bạn muốn thêm thông tin tên nhân viên thu ngân và lời cảm ơn vào cuối mẫu in Hóa đơn K80.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Tại màn hình Quản lý mẫu in, chọn giao dịch Hóa đơn.
2. Chọn mẫu in K80 cần sửa và nhấn biểu tượng sửa (cây bút).

3. Trong màn hình Sửa mẫu in, bạn có thể chỉnh sửa nội dung.
4. Để thêm các thông tin động (như tên nhân viên, ngày giờ…), bạn nhấn vào chữ “i” (Danh sách token) để xem danh sách các token (biến) cho phép, ví dụ: {Thu_Ngan}.

5. Sao chép token bạn muốn và dán vào vị trí mong muốn trong mẫu in.
6. Gõ thêm nội dung tĩnh (ví dụ: “Cảm ơn quý khách và hẹn gặp lại!”).
7. Chọn Lưu và xác nhận Có để hoàn tất.

2. Xóa mẫu in

• Tình huống: Mẫu “Hóa đơn A4 – VAT” bạn tạo không còn cần thiết nữa và bạn muốn xóa đi.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Tại màn hình Quản lý mẫu in, chọn giao dịch Hóa đơn.
2. Chọn mẫu in cần xóa (“Hóa đơn A4 – VAT”) và nhấn biểu tượng sửa (cây bút).

3. Trong màn hình Sửa mẫu in, chọn Xóa.
4. Hệ thống sẽ hiển thị màn hình xác nhận, chọn Đồng ý.

3. Sử dụng và lựa chọn mẫu in

• Tình huống: Bạn đã thiết lập nhiều mẫu in cho “Hóa đơn” và muốn nhân viên thu ngân chọn đúng mẫu khi in.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Trên màn hình Thu ngân (Web/Desktop/POS):

1. Đối với các mẫu in Tạm tính, Hóa đơn, Trả hàng, Phiếu bàn giao ca (nếu có nhiều mẫu), nhân viên có thể chọn mẫu in mặc định.
2. Tại màn hình Thu ngân, kích vào biểu tượng máy in  và chọn mẫu in mặc định mong muốn (ví dụ: “Hóa đơn K80”).
3. Nhấn Xong để hoàn tất. Khi nhấn thanh toán, hệ thống sẽ in mẫu này.

• Trên màn hình Quản lý (Khi in lại):

1. Nếu bạn in lại một giao dịch (Hóa đơn, Trả hàng) có nhiều mẫu in, hệ thống sẽ hiển thị pop-up Chọn mẫu in.
2. Bạn chỉ cần lựa chọn mẫu in và chọn In.

3. Để in hàng loạt (chỉ áp dụng với Hóa đơn): Tích chọn các hóa đơn cần in → Thao tác → In → chọn mẫu in và In.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD – Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!