Quản lý Thu khác

(Ngành Ăn uống, Giải trí)

I. Giới thiệu chung

Tại các cửa hàng (nhà hàng, quán ăn…), khi bán hàng thường phát sinh các khoản chi phí khác ngoài giá trị của hàng hóa như: phí dịch vụ, phí giao hàng… Tính năng Quản lý Thu khác của KiotViet giúp bạn quản lý các khoản thu này một cách hệ thống, chính xác và chuyên nghiệp.

Lợi ích nổi bật của tính năng Quản lý Thu khác:

• Quản lý tập trung: Dễ dàng thêm mới, cập nhật, hoặc tạm ngừng các loại thu khác theo nhu cầu kinh doanh tại một màn hình duy nhất.
• Tự động hóa: Cho phép thiết lập các khoản thu tự động đưa vào hóa đơn, giảm thao tác thủ công và sai sót cho nhân viên thu ngân.
• Minh bạch tài chính: Các khoản thu khác được ghi nhận chi tiết trong hóa đơn, phiếu trả hàng và các báo cáo quan trọng (Báo cáo cuối ngày, Báo cáo tài chính).
• Linh hoạt: Hỗ trợ thu khác theo số tiền cố định (VNĐ) hoặc phần trăm (%) giá trị đơn hàng.

II. Các thao tác cơ bản

1. Thiết lập tính năng

• Tình huống: Để bắt đầu sử dụng, bạn cần kích hoạt tính năng Thu khác trong Thiết lập cửa hàng.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Tại màn hình Quản lý, từ menu Thiết lập, bạn chọn Thiết lập cửa hàng.
2. Tại khối Thiết lập quản lý, bạn chọn Giao dịch.
3. Bật xanh tính năng Thu khác khi bán hàng.

2. Quản lý các loại thu khác

• Tình huống: Bạn cần định nghĩa các khoản thu khác (ví dụ: Phí dịch vụ, Phụ thu cuối tuần) để sử dụng khi bán hàng.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Trên màn hình Quản lý, bạn vào Thiết lập → chọn Quản lý thu khác.

• Tại đây, bạn có thể thực hiện các thao tác:
  • Thêm mới Thu khác:
    • Nhấn + Thêm mới.
    • Điền các thông tin: Tên loại thu, Giá trị (VNĐ hoặc %).
    • Chọn Chi nhánh áp dụng.
    • Nhập Thứ tự hiển thị: Nếu trong hóa đơn có nhiều loại thu khác, hệ thống sẽ dựa vào thứ tự hiển thị, loại thu nào có thứ tự nhỏ hơn sẽ sắp xếp lên trước.
    • Tích chọn Tự động đưa vào hóa đơn nếu muốn khoản thu này luôn được áp dụng mặc định khi tạo đơn.
    • Tích chọn Hoàn lại khi trả hàng nếu muốn khoản thu này được hoàn lại khi khách trả hàng.
    • Nhấn Lưu để hoàn tất.

• Cập nhật Thu khác:
  • Tại màn hình Thu khác, chọn khoản thu cần chỉnh sửa.
  • Nhấn Cập nhật, thay đổi thông tin và Lưu lại.

• Ngừng thu/Cho phép thu lại:
  • Để tạm dừng áp dụng một khoản thu, bạn chọn khoản thu đó và nhấn Ngừng thu. Khoản thu này sẽ không hiển thị trên màn hình Thu ngân nữa.

• Để sử dụng lại, bạn chọn khoản thu đã ngừng và nhấn Cho phép thu.

• Xóa loại thu khác:
  • Bạn chỉ có thể xóa các khoản thu khác chưa phát sinh giao dịch.
  • Chọn khoản thu cần xóa và nhấn Xóa.

3. Sử dụng Thu khác khi bán hàng

• Tình huống: Khi nhân viên thu ngân tạo hóa đơn, bạn cần áp dụng các khoản thu khác (ví dụ: phụ thu ngày lễ) vào đơn hàng.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Trên màn hình Thu ngân, sau khi thêm món vào đơn, bạn nhấn vào mục Thu khác.
2. Các khoản thu Tự động đưa vào hóa đơn sẽ được tự động tích chọn.
3. Bạn có thể tích hoặc bỏ tích các khoản thu khác muốn áp dụng hoặc loại bỏ khỏi đơn hàng này.
4. Số tiền Khách cần trả sẽ được tự động cập nhật dựa trên các khoản thu khác đã chọn.

4. Quản lý Thu khác khi trả hàng

• Tình huống: Khách hàng trả lại hàng trên một hóa đơn có áp dụng thu khác (và khoản thu đó được thiết lập “Hoàn lại khi trả hàng”).
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Trả hàng nhanh:

1. Khi trả hàng nhanh, mục Hoàn trả thu khác sẽ hiển thị tất cả các loại thu khác (có tích chọn hoàn lại) đang hoạt động trên hệ thống.
2. Bạn chủ động tích chọn vào loại thu khác muốn hoàn trả và điền giá trị hoàn lại (nếu cần).

• Trả hàng theo hóa đơn:

1. Khi tạo phiếu trả hàng từ một hóa đơn cũ, hệ thống sẽ tự động gợi ý hoàn trả các khoản thu khác có trong hóa đơn đó tại mục Hoàn trả thu khác.
2. Bạn có thể kích vào mục này để xem chi tiết, chỉnh sửa giá trị hoàn lại, hoặc bỏ chọn nếu không muốn hoàn lại khoản thu đó.

III. Các tính năng nâng cao

1. Ảnh hưởng đến Báo cáo

• Báo cáo cuối ngày: Giá trị các khoản thu khác được ghi nhận trong mục Bán hàng.

• Báo cáo tài chính: Các loại thu khác được tổng hợp và hiển thị tại mục Thu nhập khác (8).

2. Thiết lập Mẫu in

• Mẫu in Hóa đơn, Tạm tính:
  • Giá trị Tổng cộng được cập nhật lại công thức: {Tong_Cong} = Tổng tiền hàng – Chiết khấu + Tổng các loại thu khác.
  • Hệ thống bổ sung 2 trường (token) mới để bạn tùy chỉnh mẫu in:
    • {Ten_Loại_Thu_Khac}: Tên loại thu khác.
    • {Muc_Thu_Khac}: Số tiền cho loại thu khác tương ứng.
• Mẫu in Trả hàng:
  • Hệ thống bổ sung 2 trường (token) mới:
    • {Ten­_Loai_Thu_Khac_Hoan_Lai}: Tên loại thu khác được hoàn lại.
    • {Muc_Thu_Khac_Hoan_Lai}: Số tiền thu khác hoàn lại.

3. Quản lý Phân quyền

• Tình huống: Bạn có thể giới hạn quyền của nhân viên đối với tính năng Quản lý thu khác.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Bạn vào Thiết lập → Quản lý người dùng →  Phân quyền người dùng.
2. Chọn vai trò cần phân quyền và tìm đến mục Thu khác.
3. Thiết lập các quyền chi tiết:
   • Xem danh sách: Chỉ được xem, không được thao tác.
   • Thêm mới: Được phép tạo mới khoản thu khác.
   • Cập nhật: Được phép sửa, ngừng thu, hoặc cho phép thu lại.
   • Xóa: Được phép xóa khoản thu khác (nếu chưa phát sinh giao dịch).

IV. Thao tác trên Điện thoại

Tính năng Thu Khác trên ứng dụng KiotViet hỗ trợ cửa hàng thực hiện thao tác áp dụng thu khác khi bán hàng.

• Tình huống: Khi bạn đang tạo đơn hàng trên ứng dụng KiotViet và cần áp dụng một khoản phí phụ thu.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Khi Thanh toán đơn hàng, ứng dụng tự động thêm các khoản thu khác được thiết lập Tự động đưa vào hóa đơn.
2. Bạn chạm vào dòng Thu khác để thêm/bớt các khoản thu hoặc chỉnh sửa giá trị thu trực tiếp trên hóa đơn đó nếu cần → chọn Xác nhận.

V. Thao tác trên Máy POS

Tính năng Thu Khác trên ứng dụng KiotViet Máy POS Nhà hàng hỗ trợ cửa hàng thực hiện thao tác: áp dụng thu khác khi thanh toán.

• Tình huống: Nhân viên thu ngân đang thực hiện thanh toán cho khách tại quầy bằng máy POS và cần áp dụng một khoản thu khác vào hóa đơn.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Trong cửa sổ chi tiết thanh toán, mục Thu khác sẽ hiển thị các khoản thu được thiết lập tự động.
2. Bạn có thể chạm vào mục này để chỉnh sửa giá trị hoặc áp dụng/bỏ áp dụng các khoản thu khác.
3. Chạm Thanh toán để kết thúc giao dịch.

(Phần nội dung “Thông tin Hỗ Trợ” đã được xóa và thay thế bằng mã chân trang theo quy tắc C.)

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD – Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!