Nhận đặt bàn

(Ngành Ăn uống, Giải trí)

I. Giới thiệu chung

Tính năng Nhận đặt bàn là giải pháp quản lý đặt chỗ chuyên biệt dành cho các mô hình kinh doanh dịch vụ như nhà hàng, quán cafe, karaoke, bida. Tính năng này giúp số hóa quy trình tiếp nhận và điều phối khách hàng, thay thế việc ghi chép thủ công, từ đó tối ưu hóa công suất phục vụ và hạn chế tối đa sai sót trong giờ cao điểm.

Lợi ích nổi bật của tính năng:

• Quản lý tập trung và chuyên nghiệp: Giúp chủ cửa hàng và quản lý theo dõi toàn bộ trạng thái đặt bàn (khách mới đặt, chờ xếp bàn, khách đã đến, đã hủy) trên một giao diện tập trung, dễ dàng tạo mới hoặc cập nhật thông tin.
• Điều phối vận hành linh hoạt: Hỗ trợ nhân viên lễ tân và thu ngân sắp xếp bàn hợp lý thông qua giao diện lịch trực quan, tránh tình trạng trùng lịch và giúp nhận diện bàn đã đặt ngay trên màn hình thu ngân.
• Nhận đơn trước – chuẩn bị sẵn sàng – phục vụ nhanh hơn: Tính năng đặt cọc & đặt trước món giúp quán nhận đơn từ sớm, chốt menu trước giờ phục vụ và đảm bảo chuẩn bị nguyên liệu chính xát. Vừa giảm áp lực giờ cao điểm, vừa tăng trải nghiệm khách hàng vì không phải chờ đợi lâu.

II. Các thao tác cơ bản

Để dễ hình dung, các ví dụ dưới đây sẽ minh họa những tình huống thực tế trong ngành Ăn uống, Giải trí.

1. Thiết lập tính năng

• Tình huống: Để bắt đầu sử dụng, bạn cần kích hoạt tính năng Nhận đặt bàn cho cửa hàng của mình.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Tại màn hình Quản lý, vào menu Thiết lập → Thiết lập cửa hàng.
2. Trong khối Thiết lập quản lý, chọn Giao dịch.

3. Bật xanh tính năng Đặt bàn trước → nhập thời gian Cảnh báo khách sắp đến trước … giờ và nhấn Xong.

2. Tạo phiếu đặt bàn

• Tình huống: Một khách hàng gọi điện đến nhà hàng của bạn để đặt một bàn cho 4 người vào buổi trưa. Nhân viên lễ tân cần tạo một phiếu đặt mới.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Từ màn hình Quản lý, chọn Lễ tân để mở giao diện quản lý đặt bàn.

2. Nhấn vào Đặt bàn (F1) hoặc trên tab Theo lịch bạn nhấn và kéo chuột trực tiếp trên khung giờ còn trống của một bàn cụ thể.

3. Trên cửa sổ Thêm mới đặt bàn, bạn điền đầy đủ thông tin: Khách hàng, Số điện thoại, Giờ đến, Số lượng khách, Thời lượng.

4. Bạn có thể chọn trước Phòng/Bàn cụ thể hoặc để trống ở trạng thái Chờ xếp bàn.

5. Nếu khách đã đặt cọc trước để giữ chỗ, bạn điền giá trị vào ô Tiền đặt cọc và chọn phương thức Tiền mặt/ Chuyển khoản tương ứng.

6. Nếu khách đặt trước các món để khi đến không cần chờ đợi, tại mục Món đặt trước, bạn nhấn Thêm món → tìm món theo mã hoặc tên cần thêm vào đơn → nhấn Lưu.

Lưu ý:

• Với hàng dịch vụ tính giờ Số lượng đặt trước trong đơn luôn hiển thị là 1.
• Hệ thống không hỗ trợ thêm món thêm (topping) khi đặt trước.

7. Nhấn Lưu hoặc Lưu & In để hoàn tất.

3. Xem và quản lý danh sách phiếu đặt

• Tình huống: Nhân viên lễ tân cần kiểm tra tất cả các lượt đặt bàn trong ngày để nắm được tình hình kinh doanh.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Trên màn hình Lễ tân, bạn có thể chuyển đổi giữa hai chế độ xem:
   • Theo lịch: Hiển thị trực quan các phiếu đặt theo từng phòng/bàn và khung giờ. Bạn có thể xem theo Ngày, Tuần, hoặc Tháng.

• Theo danh sách: Hiển thị chi tiết các phiếu đặt dưới dạng bảng, dễ dàng lọc và tìm kiếm.

2. Sử dụng các bộ lọc có sẵn để tìm kiếm phiếu theo thời gian, trạng thái (Chờ xếp bàn, Đã nhận bàn, Đã hủy,…), hoặc thông tin khách hàng.

4. Xếp bàn cho khách

• Tình huống: Một phiếu đặt được tạo trước đó đang ở trạng thái “Chờ xếp bàn”. Giờ đây, bạn cần chỉ định một bàn cụ thể cho lượt đặt này.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Cách 1: Trên tab Theo lịch, tại mục Chờ xếp bàn, bạn nhấn giữ chuột vào phiếu đặt và kéo thả vào một khung giờ trống của phòng/bàn mong muốn trên lịch.
  • Cách 2: Trên tab Theo lịch → nhấn vào phiếu đang chờ, điền thông tin Phòng/Bàn rồi nhấn Lưu.
  • Cách 3: Trên tab Theo danh sách, bạn kích vào biểu tượng cập nhật.

5. Đón khách và ghi nhận món

• Tình huống: Khách hàng đã đặt bàn trước vừa đến nhà hàng. Nhân viên cần ghi nhận khách nhận bàn và bắt đầu gọi món.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Trên màn hình Lễ tân, nhấn vào phiếu đặt của khách và chọn Nhận bàn. Trạng thái phiếu sẽ chuyển thành Đã nhận bàn.

2. Tiếp theo, nhấn vào phiếu một lần nữa và chọn Nhận gọi món.

Lưu ý: Với phiếu đặt đã có Món đặt trước, bạn nhấn cập nhật  → chọn Nhận gọi món.

Ngoài ra, bạn có thể nhấn Nhận gọi món → hệ thống sẽ chuyển sang màn hình Thu ngân và tự động chuyển trạng thái phiếu đặt thành Đã nhận bàn không cần thực hiện thao tác Nhận bàn trước.

3. Hệ thống sẽ tự động chuyển sang màn hình Thu ngân, tạo một đơn hàng mới tại bàn đã xếp, gắn sẵn thông tin khách và mã phiếu đặt để bạn bắt đầu lên món. Với phiếu đặt có món đặt trước → hệ thống hiển thị danh sách các món đã đặt → bạn nhấn Đồng ý để thêm các món này vào đơn.

6. Thao tác trên màn hình Thu ngân

• Tình huống: Nhân viên thu ngân/phục vụ cần biết bàn nào đã có khách đặt trước để chủ động sắp xếp phục vụ, xử lý thanh toán chính xác cho các đơn có đặt cọc và cung cấp mã QR chuyển khoản đúng số tiền còn thiếu.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Nhận diện và lên đơn:

1. Trên màn hình Thu ngân, các bàn có lượt đặt trước sẽ hiển thị biểu tượng đặc trưng .

2. Khi nhấn vào bàn đó, hệ thống sẽ hiển thị thông tin phiếu đặt. Bạn có thể nhấn Nhận gọi món để tạo đơn hàng trực tiếp.

3. Để xem toàn bộ danh sách đặt bàn, bạn vào menu tùy chọn (3 gạch)  và chọn Xem danh sách đặt bàn.

• Thanh toán đơn có tiền cọc:

• Tại màn hình Thanh toán, hệ thống hiển thị rõ thông tin tiền cọc.

• Nguyên tắc tính toán:
  • Số tiền khách thanh toán = Khách cần trả – Tiền cọc.
  • Gợi ý tiền mặt và Mã QR chuyển khoản sẽ được tạo tự động dựa trên số tiền thực tế khách cần trả sau khi đã trừ cọc.
• Thanh toán một phần: Các lần thanh toán 1 phần không hỗ trợ cấn trừ tiền cọc.

III. Các tính năng nâng cao

1. Cập nhật, Hủy hoặc Xóa phiếu đặt

• Tình huống: Khách hàng báo thay đổi giờ đến, hoặc muốn hủy bàn đã đặt.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Cập nhật: Trên màn hình Lễ tân, tìm đến phiếu đặt cần sửa, nhấn vào biểu tượng chỉnh sửa (cây bút), thay đổi thông tin và Lưu lại.

Lưu ý: Với phiếu đặt bàn đã có cọc → hệ thống không hỗ trợ chỉnh sửa số tiền đặt cọc và khách hàng.

• Hủy đặt:
  • Nhấn vào phiếu đặt, chọn Hủy đặt và xác nhận Đồng ý. Phiếu sẽ chuyển sang trạng thái Đã hủy.

• Nếu phiếu đặt có đặt cọc: Bạn chọn 1 trong 2 phương án:
  • Hoàn trả cọc cho khách: Hệ thống hủy phiếu thu tiền cọc kèm phiếu đặt bàn.

• Thu hồi tiền khách cọc về doanh thu cửa hàng:
  • Bạn điền số tiền cọc giữ lại (phạt khách).

• Hệ thống hủy phiếu thu tiền cọc cũ gắn với khách hàng, đồng thời tạo mới phiếu thu mới, gắn với mã đặt bàn, không gắn với khách hàng.

• Xóa: Chỉ những phiếu ở trạng thái “Chờ xếp bàn” mới có thể xóa hoàn toàn khỏi hệ thống. Bạn nhấn vào phiếu và chọn Xóa.

Lưu ý: Hệ thống không hỗ trợ xóa phiếu đặt có đặt cọc.

2. Các tiện ích quản lý khác

• Tình huống: Quản lý cần in phiếu đặt để lưu trữ hoặc xuất danh sách đặt bàn ra file Excel để làm báo cáo.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • In phiếu: Nhấn vào một phiếu đặt bất kỳ và chọn biểu tượng máy in .

• Xem khách sắp đến/quá giờ: Trên màn hình Lễ tân, có các bộ đếm số lượt khách sắp đến và quá giờ. Nhấn vào đó để xem danh sách chi tiết và chủ động liên lạc với khách.

• Xuất file: Sử dụng nút Xuất file trên màn hình Lễ tân để tải về danh sách các phiếu đặt đã được lọc theo điều kiện bạn chọn.

• Thao tác hàng loạt: Trên tab Theo danh sách, bạn tích chọn các phiếu đặt bàn cần thao tác → nhấn Thao tác → chọn các chức năng tương ứng: Nhận bàn, Hủy đặt, In phiếu, Xuất file.

3. Xử lý các tình huống đơn hàng đặc biệt

• Tình huống: Trong quá trình vận hành thực tế, có thể xảy ra các trường hợp như tách ghép đơn, tiền cọc lớn hơn tiền hàng hoặc khách muốn thay đổi thông tin.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Tiền cọc lớn hơn tiền khách cần trả:

• Hệ thống sẽ tự động hủy phiếu thu đặt cọc cũ và tạo lại phiếu thu mới đúng bằng giá trị khách cần trả.
• Khi thanh toán nếu:
  • Chọn Tiền thừa trả khách: Không ghi nhận thêm vào doanh thu.
  • Chọn Tính vào công nợ: Tạo thêm phiếu thu cho phần dư.
• Thay đổi thông tin khách hàng: Hệ thống không hỗ trợ thay đổi/ xóa khách hàng khác trên đơn có tiền đặt cọc để đảm bảo tính đúng đắn của công nợ.

• Tách ghép đơn: Nếu ghép đơn có tiền đặt cọc vào đơn khác → phiếu đặt bàn (và tiền cọc) sẽ bị tách khỏi đơn hàng. Bạn cần chủ động gắn lại đặt bàn vào đơn mới nếu muốn ghi nhận tiền cọc.

4. Thiết lập mẫu in

• Tình huống: Bạn muốn tùy chỉnh mẫu hóa đơn để hiển thị thông tin tiền cọc, số tiền còn phải thanh toán và mã QR chính xác.
• Thao tác thực hiện: Trong Thiết lập → Quản lý mẫu in, để hiển thị chính xác các thông tin thanh toán trong mẫu in hóa đơn, tạm tính, bạn sử dụng các token sau:
  • {Tien_Dat_Coc}: Hiển thị số tiền khách đã đặt cọc.
  • {Tong_Can_Thanh_Toan}: Số tiền còn lại khách phải trả (Tổng cộng – Tổng thanh toán đã bao gồm cọc).
  • {Tien_Thua_Tra_Khach}: Tiền trả lại (Tiền khách đưa – Tổng thanh toán đã bao gồm cọc).
  • {Ma_QR_Thanh_Toan} / {Ma_QR_Vi_Dien_Tu}: Mã QR được sinh theo số tiền Khách thanh toán – Điểm – Cọc.

5. Thiết lập phân quyền và xem lịch sử

• Tình huống: Bạn muốn giới hạn quyền của nhân viên, ví dụ chỉ cho phép xem danh sách và tạo mới phiếu đặt, không cho phép xóa hay cập nhật.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Phân quyền: Tại màn hình Quản lý, vào Thiết lập → Quản lý người dùng. Chọn vai trò cần phân quyền, tìm đến mục Đặt bàn và tích chọn các quyền mong muốn (Xem danh sách, Thêm mới, Cập nhật, Xóa, Xuất file).

2. Lịch sử thao tác: Để kiểm tra lại các thay đổi liên quan đến phiếu đặt, vào Thiết lập → Lịch sử thao tác và lọc theo nghiệp vụ Đặt bàn.

IV. Thao tác trên Điện thoại

• Tình huống: Bạn đang di chuyển trong nhà hàng và cần kiểm tra danh sách khách đặt sắp đến hoặc xử lý nhận bàn cho khách vừa tới.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Trên ứng dụng KiotViet Nhân viên Nhà hàng, bạn truy cập vào menu Danh sách đặt bàn.

2. Xem danh sách & Chi tiết:
   • Xem toàn bộ danh sách phiếu đặt.

• Chạm vào từng phiếu để xem chi tiết thông tin.

3. Xử l&ý đặt bàn:
   • Đối với phiếu đã xếp bàn:
     • Chọn Gọi món để bắt đầu phục vụ → hệ thống sẽ tự động nhận bàn.

• Với đặt bàn đã có món đặt trước, bạn chọn Thêm món để xác nhận thêm món đã đặt vào đơn hàng.

• Đối với phiếu Đã nhận bàn: Chọn Xem đơn hàng để kiểm tra món và tiếp tục gọi món.

4. Tiện ích khác: Hỗ trợ In phiếu đặt bàn trực tiếp từ điện thoại.

5. Thanh toán đơn hàng:
   • Bạn thực hiện các chức năng báo bếp và thanh toán như đơn hàng bình thường.
   • Với đơn có tiền cọc trước: Ứng dụng hiển thị rõ thông tin tiền cọc.

V. Thao tác trên Máy POS Touch

Tính năng Danh sách đặt bàn trên Máy POS Touch giúp thu ngân thực hiện toàn bộ quy trình từ tạo mới đến đón tiếp khách hàng ngay trên màn hình cảm ứng tại quầy.

1. Tạo mới và Quản lý đặt bàn

• Tình huống: Thu ngân cần ghi nhận lịch đặt bàn mới cho khách hoặc cập nhật thông tin cho các lượt đặt hiện có.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Trên ứng dụng KiotViet Máy POS Nhà hàng, bạn chạm tùy chọn → chọn Danh sách đặt bàn.

2. Thêm mới đặt bàn:
   • Chọn chức năng Thêm mới.

• Điền các thông tin đặt bàn: Tên khách hàng, Số điện thoại, Giờ đến, Tiền đặt cọc, Món đặt trước,….
• Nhấn Lưu & in hoặc Lưu lại.

3. Quản lý thông tin đặt bàn:
   • Xem danh sách các phiếu đặt bàn: Ứng dụng hiển thị danh sách các phiếu đặt bàn. Tại đây bạn có thể tìm kiếm, chọn bộ lọc bên trái màn hình để hiển thị danh sách phiếu đặt theo điều kiện.

• Xem chi tiết các phiếu đặt bàn: Trên danh sách đặt bàn, bạn nhấn Chi tiết trên dòng đặt bàn cần xem thông tin.

• Cập nhật: Khi xem thông tin chi tiết đặt bàn, bạn chọn 3 chấm → Cập nhật → chỉnh sửa thông tin → nhấn Lưu & in hoặc Lưu lại.

• Hủy đặt bàn: Khi xem thông tin chi tiết đặt bàn, bạn chọn 3 chấm → Hủy đặt bàn → nhấn Đồng ý để xác nhận hủy.

• In phiếu đặt bàn: Khi xem thông tin chi tiết đặt bàn, bạn chọn 3 chấm → In.

2. Đón khách và phục vụ

• Tình huống: Khách hàng đã đặt trước đến quầy thu ngân để nhận bàn.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Tìm và chọn phiếu đặt của khách trong Danh sách đặt bàn → nhấn Chi tiết.
2. Nhấn Nhận bàn để chuyển trạng thái.
3. Nhấn Gọi món để chuyển sang màn hình đơn hàng.

4. Với phiếu đặt có món đặt trước → hệ thống hiển thị danh sách các món đã đặt → bạn nhấn Đồng ý để thêm các món này vào đơn.

5. Thanh toán đơn hàng:
   • Bạn thực hiện các chức năng báo bếp và thanh toán như đơn hàng bình thường.
   • Với đơn có tiền cọc trước: Ứng dụng hiển thị rõ thông tin tiền cọc.

Ngoài ra, trên màn hình Phòng bàn, trong khoảng thời gian cảnh báo khách sắp đến, hệ thống cũng hiển thị dấu hiệu nhận biết .

Khi nhấn vào bàn đó → bạn chọn biểu tượng phiếu đặt bàn trên đơn  → chọn phiếu đặt của khách → nhấn Lưu để nhận bàn và thực hiện gọi món, báo bếp, thanh toán,… như đơn bình thường.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD – Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!