Bước 1 – Khởi tạo Phòng bàn

(Làm quen Phần mềm KiotViet – Ngành Ăn uống, Giải trí)

 

I. Giới thiệu chung

Khởi tạo phòng bàn là một tính năng quan trọng giúp bạn thiết lập sơ đồ phòng bàn cho cửa hàng trên phần mềm KiotViet. Việc có một sơ đồ bàn khoa học sẽ giúp nhân viên nhận diện bàn trống, lên đơn hàng nhanh chóng và phục vụ khách hàng một cách chuyên nghiệp hơn, đặc biệt trong ngành Ăn uống, Giải trí.

Lợi ích nổi bật của tính năng Khởi tạo Phòng bàn trên KiotViet:

• Quản lý hiệu quả: Giúp chủ cửa hàng tổ chức và quản lý không gian kinh doanh một cách khoa học, dễ dàng theo dõi tình trạng bàn.
• Tối ưu hóa phục vụ: Hỗ trợ nhân viên nhanh chóng nhận diện bàn trống, đặt khách và lên đơn, giảm thời gian chờ đợi cho khách hàng.
• Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Đảm bảo khách hàng được phục vụ chuyên nghiệp và nhanh chóng, góp phần tạo ấn tượng tốt.

II. Các thao tác cơ bản

Để dễ hình dung, các ví dụ dưới đây sẽ minh họa những tình huống thực tế trong ngành Ăn uống, Giải trí.

1. Thêm thủ công từng bàn

• Tình huống: Quán cà phê của bạn vừa khai trương và cần thêm bàn vào sơ đồ quán. Bạn muốn bắt đầu bằng việc thêm từng bàn một cho khu vực tầng trệt.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Trên màn hình Quản lý của KiotViet, bạn vào mục Phòng/Bàn.
2. Nhấn + Thêm phòng bàn.

3. Nhập Tên phòng bàn (ví dụ: Bàn 01).
4. Tại ô Khu vực, nhấn + để tạo một khu vực mới (ví dụ: Tầng 1) rồi bấm Lưu.
5. Nhập Số thứ tự hiển thị trên danh sách phòng bàn tại màn hình Thu ngân (ví dụ: 1)
6. Nhập Số ghế cho bàn (ví dụ: 4).
7. Nếu có ghi chú đặc biệt (ví dụ: Bàn gần cửa sổ), bạn có thể điền vào.
8. Cuối cùng, bấm Lưu để hoàn tất việc tạo bàn.

2. Nhập dữ liệu phòng bàn từ file Excel

• Tình huống: Quán cà phê của bạn có quy mô 3 tầng, mỗi tầng 10 bàn, tổng cộng 30 bàn. Bạn cần khởi tạo toàn bộ số bàn này và phân chia theo từng tầng một cách rõ ràng lên phần mềm KiotViet một cách nhanh chóng.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Trên màn hình Phòng/Bàn, nhấn Import.
2. Tải file mẫu Excel của KiotViet về máy.

3. Mở file Excel và điền thông tin phòng bàn theo mẫu. Ví dụ:
   • Cột Tên bàn: Điền từ Bàn 01 đến Bàn 30.
   • Cột Khu vực: Điền Tầng 1 cho các bàn từ 01-10, Tầng 2 cho các bàn từ 11-20 và Tầng 3 cho các bàn từ 21-30.
   • Cột Số ghế: Điền 4 cho tất cả các bàn.
   • Cột Trạng thái:
     • Điền 1 nếu phòng bàn ở trạng thái Đang hoạt động
     • Bỏ trống hoặc điền 0 nếu phòng bàn ở trạng thái Ngừng hoạt động.
   • Các cột Ghi chú, Số thứ tự có thể bỏ qua nếu chưa cần thiết.

4. Lưu file Excel đã điền thông tin.
5. Quay trở lại phần mềm KiotViet, tại cửa sổ Nhập phòng/bàn từ file excel, nhấn vào Chọn file dữ liệu và tải lên file Excel vừa lưu.
6. Sau đó, nhấn nút Thực hiện. Phần mềm sẽ thông báo import thành công trong vài giây.

7. Nhấn F5 để làm mới trang và xem kết quả. Toàn bộ 30 bàn đã được tạo và sắp xếp theo đúng khu vực.

3. Kiểm tra sơ đồ phòng bàn khi bán hàng

• Tình huống: Sau khi đã khởi tạo sơ đồ phòng bàn, bạn muốn kiểm tra xem chúng hiển thị như thế nào trên màn hình Thu ngân để đảm bảo mọi thứ đã sẵn sàng cho nhân viên thu ngân.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Chuyển qua màn hình Thu ngân.
2. Bạn sẽ thấy sơ đồ 30 bàn của quán hiện ra rất trực quan.

3. Có thể dễ dàng lọc xem các bàn theo từng tầng.
4. Phần mềm KiotViet sẽ phân biệt rõ trạng thái bàn nào đang sử dụng và bàn nào còn trống.
5. Nếu muốn tìm nhanh một bàn cụ thể, bạn chỉ cần gõ tên vào ô tìm kiếm (ví dụ: gõ Bàn 20). Hệ thống sẽ hiển thị ngay lập tức thông tin của bàn đó.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD – Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!