Quản lý Khách hàng

(Ngành Ăn uống, Giải trí)

I. Giới thiệu chung

Tính năng Quản lý Khách hàng giúp nhà hàng, quán ăn của bạn lưu trữ, quản lý thông tin và chăm sóc khách hàng một cách hiệu quả. Bạn có thể dễ dàng tra cứu lịch sử giao dịch, quản lý công nợ, và theo dõi điểm tích lũy của khách hàng thân thiết.

Lợi ích nổi bật của tính năng Quản lý Khách hàng trên KiotViet:

• Quản lý thông tin tập trung: Lưu trữ toàn bộ thông tin khách hàng (SĐT, địa chỉ, sinh nhật, nhóm khách…) để tiện tra cứu và chăm sóc.
• Theo dõi lịch sử giao dịch: Dễ dàng xem lại lịch sử các hóa đơn, món ăn/đồ uống khách đã gọi, hoặc lịch sử trả hàng.
• Kiểm soát công nợ chi tiết: Quản lý chính xác số nợ cần thu của khách (nếu có) và ghi nhận các lần thanh toán nợ.
• Chăm sóc khách hàng (CRM): Hỗ trợ quản lý tích điểm, điều chỉnh điểm cho khách hàng thân thiết, làm cơ sở cho các chương trình khuyến mãi.
• Hỗ trợ đa nền tảng: Thêm mới, tra cứu và quản lý công nợ khách hàng ngay cả trên ứng dụng di động.

II. Các thao tác cơ bản

Để dễ hình dung, các ví dụ dưới đây sẽ minh họa những tình huống thực tế trong ngành Ăn uống, Giải trí.

1. Thêm mới khách hàng

• Tình huống: Một khách hàng mới đến nhà hàng và bạn muốn lưu thông tin của họ để áp dụng cho chương trình thành viên.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Cách 1: Thêm khách hàng trên màn hình Quản lý

1. Bạn chọn Đối tác → Khách hàng.
2. Nhấn + Khách hàng.

3. Chọn 1 trong 2 Loại khách: Cá nhân hoặc Công ty
4. Điền các thông tin cần thiết như Tên khách hàng, Số điện thoại, Địa chỉ…
5. Nhấn Lưu để hoàn tất.
   Lưu ý: Tên khách hàng là thông tin bắt buộc và số điện thoại của mỗi khách hàng không được trùng nhau.

• Cách 2: Thêm nhanh khi đang bán hàng

1. Trên màn hình Thu ngân, nhấn vào biểu tượng dấu + bên cạnh ô Tìm khách hàng (F4).
2. Một cửa sổ thêm mới khách hàng sẽ hiện ra.
3. Điền thông tin và nhấn Lưu.

2. Cập nhật thông tin khách hàng

• Tình huống: Khi khách hàng thay đổi thông tin cá nhân như số điện thoại, địa chỉ giao hàng, hoặc bạn cần bổ sung thêm ghi chú về khách hàng này.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Cách 1: Chỉnh sửa trên màn hình Quản lý

1. Bạn vào menu Đối tác → chọn Khách hàng.
2. Mở chi tiết khách hàng chọn Cập nhật.
3. Thay đổi thông tin.
4. Nhấn Lưu để ghi nhận thay đổi.

• Cách 2: Chỉnh sửa khi đang bán hàng

1. Trên màn hình Thu ngân, bạn sử dụng ô tìm kiếm để tìm khách hàng cần cập nhật.
2. Nhấn vào tên khách hàng để mở trang chi tiết.
3. Chỉnh sửa các thông tin cần thiết.
4. Nhấn Lưu để ghi nhận thay đổi.

3. Xem lịch sử bán/trả hàng

• Tình huống: Bạn muốn xem lại các món ăn mà một khách hàng VIP thường gọi trong 3 tháng gần nhất.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Trên màn hình Quản lý → Đối tác → Khách hàng, tìm kiếm và chọn khách hàng cần xem.
2. Chọn tab Lịch sử bán/trả hàng.
3. Hệ thống sẽ hiển thị danh sách các giao dịch (hóa đơn, trả hàng) của khách hàng đó.
4. Bạn có thể nhấn Xuất file để lấy báo cáo Excel chi tiết.

Ngoài ra, bạn cũng có thể xem thông tin lịch sử giao dịch của khách ngay trên màn hình Thu ngân.

III. Các tính năng nâng cao

1. Ngừng/Cho phép hoạt động khách hàng

• Tình huống: Một khách hàng đã lâu không giao dịch và bạn muốn ẩn họ khỏi danh sách tìm kiếm khi tạo đơn hàng mới, nhưng vẫn muốn giữ lại lịch sử giao dịch.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Trên màn hình Quản lý → Đối tác → Khách hàng, tìm kiếm và chọn khách hàng.
2. Nhấn Ngừng hoạt động và Đồng ý để xác nhận.

3. Để khách hàng giao dịch trở lại, bạn mở lại thông tin khách và nhấn Cho phép hoạt động → Đồng ý.

2. Xóa khách hàng

• Tình huống: Bạn nhập nhầm thông tin một khách hàng và chưa có bất kỳ giao dịch nào.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Trên màn hình Quản lý → Đối tác → Khách hàng, tìm kiếm và chọn khách hàng.
2. Nhấn Xóa và Đồng ý để xác nhận.

Lưu ý: Hệ thống sẽ xóa hoàn toàn khách hàng nhưng vẫn giữ những giao dịch lịch sử nếu có. Các khách hàng đã xóa khi xem lại các giao dịch cũ sẽ có thêm hậu tố {DEL} sau tên.

3. Theo dõi, điều chỉnh và thanh toán công nợ

• Tình huống: Khách hàng “Công ty A” (đặt tiệc) còn nợ nhà hàng 2.000.000 VNĐ và hôm nay họ đến thanh toán.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Trên màn hình Quản lý → Đối tác → Khách hàng, tìm và chọn “Công ty A”, sau đó chọn tab Nợ cần thu từ khách.

• Để thanh toán nợ:

1. Nhấn nút Thanh toán.

2. Nhập số tiền vào ô Thu từ khách (ví dụ: 2,000,000).
3. Thêm Ghi chú (nếu cần).
4. Nhấn Tạo phiếu thu hoặc Tạo phiếu thu & In.

• Để điều chỉnh nợ: (Dùng khi số liệu công nợ trên sổ sách và phần mềm bị lệch)

1. Nhấn nút Điều chỉnh.

2. Nhập giá trị nợ cuối cùng tại thời điểm điều chỉnh tại ô Giá trị nợ điều chỉnh.
3. Thêm mô tả lý do điều chỉnh và nhấn Cập nhật.

4. Điều chỉnh tích điểm

• Tình huống: Nhân dịp sinh nhật khách hàng thân thiết, bạn muốn cộng tặng thêm 10 điểm cho họ ngoài điểm tích lũy thông thường.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Trên màn hình Quản lý → Đối tác → Khách hàng, tìm và chọn khách hàng.
2. Chọn tab Lịch sử Tích điểm.

3. Nhấn nút Điều chỉnh.
4. Nhập giá trị Điểm mới (ví dụ: nếu điểm cũ là 50, bạn nhập 150).
5. Thêm Mô tả (ví dụ: “Tặng điểm sinh nhật”) và nhấn Cập nhật.

5. Nhập/Xuất danh sách khách hàng theo file Excel

• Tình huống: Bạn có một danh sách 200 khách hàng (kèm theo SĐT, địa chỉ, nợ cũ, điểm cũ) trong file Excel và muốn đưa lên KiotViet.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Nhập file (Import):

1. Trên màn hình Quản lý → Đối tác → Khách hàng, nhấn Import.
2. Tải về file mẫu của KiotViet và điền thông tin khách hàng vào file mẫu này.
3. Tích chọn các tùy chọn cập nhật: Cập nhật dư nợ cuối, Cập nhật tích điểm, Cho phép khách hàng trùng email nếu bạn muốn ghi đè dữ liệu cũ.
4. Nhấn Chọn file dữ liệu và tải file Excel đã chuẩn bị lên.
5. Nhấn Thực hiện.

• Xuất file (Export):

1. Tại màn hình danh sách Khách hàng, nhấn Xuất file → chọn Xuất file.

2. Hệ thống sẽ xuất ra file Excel toàn bộ danh sách khách hàng đang hiển thị.

6. Tìm kiếm, sắp xếp danh sách khách hàng

• Tình huống: Bạn muốn tìm nhanh tất cả khách hàng thuộc “Nhóm VIP” hoặc các khách hàng có sinh nhật trong tháng này.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Tìm kiếm: Sử dụng các bộ lọc ở đầu trang để tìm theo: nhóm khách hàng, mã/tên/điện thoại, ngày tạo, sinh nhật, nợ hiện tại, điểm hiện tại, khu vực…
  • Sắp xếp: Nhấn vào tiêu đề các cột (Mã khách hàng, Tên khách hàng, Tổng bán, Nợ cần thu…) để sắp xếp danh sách tăng dần hoặc giảm dần.

IV. Thao tác trên Điện thoại

(Sử dụng ứng dụng KiotViet Quản lý Nhà hàng)

Tính năng Quản lý Khách hàng trên ứng dụng di động hỗ trợ bạn: tạo mới, xem lịch sử giao dịch, quản lý công nợ, điều chỉnh điểm, cập nhật, và thay đổi trạng thái khách hàng.

1. Tạo mới khách hàng

• Tình huống: Bạn gặp một khách hàng tiềm năng tại nhà hàng và muốn lưu ngay thông tin của họ vào điện thoại.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Trên ứng dụng KiotViet Quản lý Nhà hàng, bạn vào menu Nhiều hơn → chạm Khách hàng.
2. Chạm vào biểu tượng dấu cộng (+) để tạo khách mới.
3. Nhập thông tin khách hàng. Bạn có thể thêm ảnh, chọn loại khách (Cá nhân/Công ty), nhóm khách….
4. Chạm Lưu để hoàn thành.

2. Xem lịch sử giao dịch

• Tình huống: Bạn muốn kiểm tra nhanh các lần lui tới và các món khách hàng đã gọi.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Trên màn hình chi tiết khách hàng → chạm Doanh thu thuần.
2. Ứng dụng hiển thị danh sách các giao dịch.
3. Chạm vào một giao dịch để xem chi tiết.

3. Quản lý công nợ khách hàng

Trên màn hình chi tiết khách hàng → chạm Công nợ.

• Để thanh toán:

1. Chạm Thanh toán.
2. Nhập số tiền Thu từ khách, chọn Phương thức trả.
3. Chạm Hoàn thành để tạo phiếu thu.

• Để điều chỉnh:

1. Chạm Điều chỉnh.
2. Nhập công nợ mới vào ô Điều chỉnh thành và chạm Cập nhật.

4. Điều chỉnh điểm

• Tình huống: Bạn muốn cộng gấp đôi điểm cho khách hàng VIP ngay trên điện thoại.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Trên màn hình chi tiết khách hàng → chạm Điểm.
2. Chạm Điều chỉnh.
3. Nhập điểm mới của khách vào ô Điều chỉnh thành và chạm Cập nhật.

5. Cập nhật thông tin khách hàng

• Tình huống: Bạn cần sửa lại email của một khách hàng ngay trên điện thoại.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Trên màn hình chi tiết khách hàng → chạm Sửa.
2. Sửa thông tin khách hàng và chạm Lưu.

6. Xóa khách hàng

• Tình huống: Bạn muốn xóa một khách hàng đã nhập sai trên điện thoại.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Mở chi tiết khách hàng → chạm biểu tượng ba chấm.
2. Chọn Xóa.
3. Xác nhận Xóa.

7. Ngừng hoạt động/cho phép hoạt động

• Tình huống: Bạn muốn tạm ngừng giao dịch với một khách hàng.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Mở chi tiết khách hàng → chạm biểu tượng ba chấm.
2. Chọn Ngừng hoạt động (hoặc Cho phép hoạt động) và xác nhận thông tin.

8. Tìm kiếm/lọc

• Tình huống: Bạn muốn lọc nhanh các khách hàng một nhóm cụ thể.
• Thao tác thực hiện như sau: Sử dụng các bộ lọc có sẵn để lọc theo: Thời gian, Nhóm khách, Loại khách, Giới tính, ngày giao dịch cuối, Tổng bán, Nợ hiện tại, Điểm hiện tại, Trạng thái, Khu vực, Sinh nhật hoặc tìm kiếm theo Mã, Tên, Điện thoại, email khách hàng.

9. Sắp xếp

• Tình huống: Bạn muốn xem danh sách khách hàng cũ nhất lên đầu.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Chạm vào biểu tượng sắp xếp (biểu tượng mũi tên lên xuống).
2. Chọn Mới nhất hoặc Cũ nhất,… tùy theo nhu cầu xem.

10. Tùy chọn hiển thị

• Tình huống: Bạn muốn xem nhanh tổng số tiền Nợ cần thu thay vì Tổng tiền bán của các khách hàng.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Chạm Tổng tiền bán.
2. Chọn thông tin bạn muốn hiển thị (Ví dụ: Nợ cần thu).

V. Thao tác trên Máy POS

Ứng dụng KiotViet Máy POS Nhà hàng hỗ trợ cửa hàng thêm nhanh khách hàng khi lên đơn.

• Tình huống: Khách hàng mới đang gọi món tại quầy và bạn muốn thêm nhanh thông tin của họ vào hóa đơn.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Khi tạo đơn hàng, bạn nhấn vào biểu tượng dấu cộng (+) cạnh ô Tìm khách hàng (F4).
2. Bạn nhập thông tin và Lưu lại. Khách hàng mới sẽ tự động được chọn cho hóa đơn hiện tại.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD – Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!