Hóa đơn đầu vào

(Ngành Ăn uống, Giải trí)

I. Giới thiệu chung

Tính năng Hóa đơn đầu vào & Kết nối Cơ quan Thuế cho phép cửa hàng kết nối trực tiếp với hệ thống của Cơ quan Thuế để tự động đồng bộ dữ liệu hóa đơn mua vào. Qua đó, bạn có thể dễ dàng liên kết hóa đơn với các chứng từ nội bộ như Phiếu chi hoặc Phiếu nhập hàng, giúp tối ưu hóa việc quản lý chi phí và công nợ nhà cung cấp.

Lợi ích nổi bật của tính năng:

• Tự động hóa dữ liệu: Giảm thiểu tối đa việc nhập liệu thủ công, hạn chế sai sót khi quản lý hóa đơn mua vào từ nhà cung cấp nguyên vật liệu.
• Liên kết chặt chẽ: Đảm bảo mọi hóa đơn đều gắn liền với nghiệp vụ thực tế (chi tiền hoặc nhập kho), giúp dữ liệu kế toán luôn minh bạch.
• Kiểm soát rủi ro: Hệ thống cảnh báo ngay lập tức nếu bạn gán chứng từ vào các hóa đơn đã bị thay thế hoặc có sai lệch.
• Minh bạch giao dịch: Đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh, tuân thủ đúng các quy định pháp luật.

II. Các thao tác cơ bản

Để dễ hình dung, các ví dụ dưới đây sẽ minh họa những tình huống thực tế trong ngành Ăn uống, Giải trí.

1. Kết nối tài khoản Cơ quan Thuế (CQT)

• Tình huống: Bạn là quản lý nhà hàng và muốn hệ thống KiotViet tự động lấy dữ liệu hóa đơn từ Cơ quan Thuế về để quản lý.
• Thao tác thực hiện như sau:

(1) Trên màn hình Quản lý, bạn chọn Giao dịch → Hóa đơn đầu vào.

(2) Lần đầu tiên truy cập tính năng, bạn nhấn Kết nối ngay.

(3) Bạn nhập Tên đăng nhập và Mật khẩu (tài khoản Cơ quan Thuế đã cấp cho đơn vị tại https://hoadondientu.gdt.gov.vn/ để tự động tải về hoá đơn theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP).

(4) Tích Tôi đồng ý với chính sách và điều khoản của KiotViet.

(5) Nhấn Kết nối ngay để hoàn tất.

Lưu ý: Thao tác này chỉ cần thực hiện một lần duy nhất bởi tài khoản có quyền quản trị.

(6) Bạn có thể kết nối thêm nhiều tài khoản CQT (nếu cần) bằng cách nhấn biểu tượng bánh răng .

• Hệ thống chuyển đến màn hình Thiết lập → Thiết lập cửa hàng → Hóa đơn đầu vào.
• Bạn nhấn Thêm kết nối.

• Tại đây, bạn cũng có thể chỉnh sửa hoặc xóa kết nối bằng cách nhấn vào biểu tượng tương ứng trên dòng mã số thuế.
  • Nhấn biểu tượng cây bút để sửa thông tin → nhấn Lưu.

• Nhấn biểu tượng xóa kết nối → xác nhận Xóa.

2. Đồng bộ hóa đơn đầu vào

• Tình huống: Sau khi nhập nguyên liệu (thực phẩm, đồ uống), bạn muốn kiểm tra các hóa đơn mà nhà cung cấp đã xuất cho nhà hàng.
• Thao tác thực hiện như sau:

(1) Tại màn hình Hóa đơn đầu vào, bạn nhấn Đồng bộ hóa đơn.

(2) Chọn tab Thời gian đồng bộ.

(3) Chọn Mã số thuế (với gian hàng có nhiều mã số thuế)

(4) Chọn khoảng thời gian (Từ ngày, Đến ngày) mà bạn muốn đồng bộ hóa đơn (Tối đa 90 ngày/lần chọn).

(5) Nhấn nút Đồng bộ.

(6) Hệ thống sẽ thực hiện đồng bộ. Sau khi hoàn tất, danh sách hóa đơn mới sẽ xuất hiện với Trạng thái lập phiếu Chưa tạo phiếu.

Lưu ý: Hệ thống mặc định bộ lọc thời gian là Tháng này. Nếu bạn đồng bộ hóa đơn từ quá khứ, bạn cần chọn lại bộ lọc thời gian tương ứng tại màn hình danh sách để dữ liệu hiển thị.

(7) Bạn có thể xem lịch sử các lần đồng bộ bằng cách nhấn Đồng bộ hóa đơn → chọn tab Lịch sử đồng bộ.

3. Tạo phiếu nhập hàng từ hóa đơn

• Tình huống: Khi một hóa đơn mới được đồng bộ về, để tạo phiếu nhập hàng bạn cần kiểm tra và khớp thông tin Nhà cung cấp và Hàng hóa trên hóa đơn với các dữ liệu tương ứng bạn đang quản lý trên KiotViet.
• Thao tác thực hiện như sau:

(1) Tại danh sách hóa đơn đầu vào, chọn hóa đơn muốn xử lý → nhấn Tạo phiếu → chọn Phiếu nhập hàng.

(2) Trên popup Xác nhận dữ liệu từ hóa đơn điện tử, bạn thực hiện các thao tác:

• Khớp Nhà cung cấp:
  • Hệ thống sẽ tự động tìm và khớp Nhà cung cấp (NCC) trong KiotViet nếu trùng khớp hoàn toàn Mã số thuế (MST) hoặc Tên nhà cung cấp.
  • Nếu chưa khớp, bạn chủ động tìm NCC trong danh sách hoặc nhấn + Thêm mới để thêm NCC mới.

• Sau khi liên kết lần đầu, hệ thống sẽ ghi nhớ thông tin để tự động khớp cho các lần sau.

• Khớp Hàng hóa:
  • Hệ thống sẽ tự động tìm và khớp hàng hóa trong KiotViet nếu Tên hàng trên KiotViet có chứa tên hàng trên hóa đơn (ưu tiên theo mã hàng nhỏ nhất).
  • Nếu hàng hóa chưa khớp, bạn tìm và chọn hàng hóa tương ứng trong danh mục KiotViet của gian hàng, hoặc nhấn + Thêm mới để tạo hàng hóa mới

(3) Sau khi đã khớp dữ liệu, bạn nhấn Tạo phiếu nhập.

(4) Hệ thống chuyển đến màn hình Nhập hàng với toàn bộ thông tin (NCC, danh sách hàng hóa, số lượng, đơn giá,…) đã được tự động điền từ hóa đơn.

(5) Bạn có thể chỉnh sửa lại Số lượng, Đơn giá, hoặc Giảm giá nếu cần thiết.

(6) Bạn nhấn Lưu tạm (để lưu phiếu tạm) hoặc Hoàn thành (để hoàn tất phiếu nhập hàng).

(7) Sau khi Lưu tạm/ Hoàn thành phiếu nhập hàng → trạng thái hóa đơn trên danh sách Hóa đơn đầu vào sẽ chuyển trạng thái tương ứng Phiếu tạm/ Đã tạo phiếu.

4. Lập phiếu chi từ hóa đơn

• Tình huống: Nếu hóa đơn này là hóa đơn dịch vụ (không cần nhập kho) hoặc bạn muốn ghi nhận thanh toán ngay, bạn có thể lập phiếu chi trực tiếp thay vì tạo phiếu nhập.
• Thao tác thực hiện như sau:

(1) Tại tab Danh sách hóa đơn trên màn hình Hóa đơn đầu vào, bạn nhấn Lập phiếu → chọn Phiếu chi Tiền mặt/ngân hàng tương ứng với hình thức thanh toán trên hóa đơn.

(2) Hệ thống hiển thị popup Lập phiếu chi với Giá trị được điền tự động theo hóa đơn.

(3) Bạn điền các thông tin còn lại trên phiếu chi và nhấn Lưu để ghi nhận.

III. Các tính năng nâng cao

1. Cảnh báo hóa đơn bị thay thế

• Tình huống: Bạn thực hiện gán phiếu cho một hóa đơn đã bị nhà cung cấp thực hiện thay thế trên hệ thống thuế.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Hệ thống hiển thị cảnh báo nêu rõ trạng thái hóa đơn là Bị thay thế.
  • Nhấn Tiếp tục để chuyển sang màn hình Xác nhận dữ liệu từ hóa đơn điện tử hoặc Lập phiếu chi tương ứng.
  • Nhấn Quay lại nếu không thực hiện liên kết để tránh sai lệch số liệu trên thực tế và phần mềm.

2. Quản lý trạng thái lập phiếu

Trong quá trình vận hành, các thao tác tạo, hủy phiếu hoặc trả hàng sẽ làm thay đổi trạng thái liên kết như sau:

3. Các cách liên kết phiếu với hóa đơn đầu vào

Bạn có thể lựa chọn 1 trong 2 cách để liên kết phiếu với hóa đơn đầu vào:

3.1. Tạo phiếu từ hóa đơn đầu vào

• Tình huống: Gian hàng ghi nhận phiếu trên hệ thống sau khi nhà cung cấp xuất hóa đơn.
• Thao tác thực hiện như sau: Trên màn hình Quản lý → Giao dịch → Hóa đơn đầu vào → chọn hóa đơn cụ thể  → Tạo phiếu nhập/chi và thực hiện hoàn thành phiếu tương ứng.

3.2. Gán hóa đơn đầu vào khi tạo/ chỉnh sửa phiếu

• Tình huống: Khi gian hàng thực hiện lập/chỉnh sửa phiếu chi tiền mặt/ngân hàng hoặc tạo phiếu nhập hàng và cần liên kết với hóa đơn đầu vào tương ứng.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Trong quá trình tạo hoặc chỉnh sửa phiếu, tại trường Số – Ngày hóa đơn, bạn Chọn hóa đơn đầu vào cần gán cho phiếu.
  • Lưu ý:
    • Hệ thống chỉ hỗ trợ gán hóa đơn đầu vào với các phiếu chưa liên kết với hóa đơn nào.
    • Không hỗ trợ gán hóa đơn đầu vào với phiếu nhập hàng ở trạng thái Đã nhập hàng.
      • Minh họa thao tác trên phiếu nhập hàng.

• Minh họa thao tác trên phiếu chi.

4. Phân quyền tính năng

Để đảm bảo an toàn dữ liệu cho nhà hàng, việc sử dụng tính năng được phân cấp rõ rệt:

• Tài khoản Admin (chủ gian hàng): Mặc định có đầy đủ các quyền và không cần phân quyền thêm và là tài khoản duy nhất được phép thực hiện kết nối/ngắt kết nối với Cơ quan Thuế.
• Tài khoản nhân viên: Trong Thiết lập → Quản lý người dùng, tài khoản nhân viên cần được phân quyền tương ứng như sau:
  • Để truy cập màn hình Hóa đơn đầu vào và gán hóa đơn vào phiếu chi/phiếu nhập khi tạo mới/chỉnh sửa phiếu chi/phiếu nhập → trong mục Hóa đơn đầu vào > Danh sách hóa đơn → nhân viên cần có quyền Xem.
  • Để đồng bộ hóa đơn từ Cơ quan Thuế, nhân viên cần có quyền Đồng bộ.

• Để tạo được phiếu chi/phiếu nhập, thêm mới hàng hóa/nhà cung cấp từ hóa đơn đầu vào, nhân viên đó phải có thêm quyền Thêm mới tương ứng.

5. Áp dụng VAT nhập hàng

Khi tạo phiếu nhập hàng từ hóa đơn đầu vào → dựa trên cấu hình thuế riêng biệt của từng nhà hàng, KiotViet sẽ tự động tối ưu hóa việc hiển thị nút VAT để bạn áp dụng trên phiếu.

Cụ thể như sau:

(1) Hiển thị nút VAT:

• Nút VAT được hiển thị khi nhà hàng của bạn áp dụng phương pháp Thuế khấu trừ và hóa đơn đồng bộ về là Hóa đơn GTGT
  • Mặc định bật xanh → áp dụng VAT nhập hàng cho phiếu nếu thiết lập Mặc định thu thuế khi nhập hàng, trả hàng nhập.
  • Mặc định tắt xám → KHÔNG áp dụng VAT nhập hàng cho phiếu nếu nếu không thiết lập Mặc định thu thuế khi nhập hàng, trả hàng nhập.
• Bạn có thể chủ động bật/tắt áp dụng VAT nhập hàng cho phiếu để linh hoạt nhập liệu theo hình thức tách hoặc gộp tiền thuế vào giá nhập tùy theo nhu cầu quản lý.

(2) Ẩn nút VAT:

• Hệ thống sẽ tự động ẩn nút VAT nếu nhà hàng áp dụng phương pháp Trực tiếp hoặc đối với các Hóa đơn bán hàng (không có GTGT).
• Trong trường hợp này, bạn chỉ cần nhập tổng giá trị thanh toán (đã bao gồm thuế nếu có) vào cột đơn giá để hệ thống ghi nhận chi phí nhập hàng chính xác nhất.

IV. Thao tác trên Điện thoại

Ứng dụng KiotViet Quản lý Nhà hàng trên điện thoại giúp nhà quản lý xử lý nhanh các hóa đơn đầu vào.

Lưu ý: Ứng dụng KiotViet Quản lý Nhà hàng hiện chưa hỗ trợ các thao tác sau (bạn cần thực hiện trên Website):

• Gán hóa đơn đầu vào khi đang tạo mới phiếu nhập hàng.
• Gán hóa đơn đầu vào khi chỉnh sửa phiếu chi (do ứng dụng di động chưa hỗ trợ sửa phiếu chi).

1. Kết nối tài khoản CQT và Đồng bộ hóa đơn

Đây là bước bắt đầu để tải dữ liệu từ Cơ quan Thuế về nhà hàng của bạn.

• Thao tác thực hiện như sau:

(1) Mở ứng dụng KiotViet Quản lý Nhà hàng, trên menu Nhiều hơn → chọn Hóa đơn đầu vào.

(2) Nếu là lần đầu, nhấn Kết nối ngay và nhập thông tin tài khoản CQT → tích Tôi đồng ý với chính sách và điều khoản của KiotViet → chạm Kết nối ngay.

(3) Sau khi kết nối thành công, ứng dụng hiển thị tài khoản trên Danh sách kết nối.

• Tại đây, bạn có thể kết nối thêm các tài khoản khác bằng cách nhấn biểu tượng dấu + và nhập thông tin.

• Để sửa/xóa kết nối, bạn nhấn vào mã số thuế cụ thể.
  • Chạm Sửa → thay đổi thông tin → chạm Lưu.

• Chạm 3 chấm → chọn Xóa kết nối → xác nhận Xóa.

(4) Để đồng bộ hóa đơn từ CQT về KiotViet, bạn chuyển sang tab Danh sách hóa đơn → nhấn Đồng bộ hóa đơn hoặc nhấn biểu tượng đồng bộ góc trên bên phải màn hình.

(5) Chọn Mã số thuế và khoảng thời gian và nhấn Đồng bộ.

(6) Sau khi hoàn tất, Danh sách hóa đơn hiển thị như sau:

Lưu ý: Hệ thống mặc định bộ lọc thời gian là Tháng này. Nếu bạn đồng bộ hóa đơn từ quá khứ, bạn cần chọn lại bộ lọc thời gian tương ứng tại màn hình danh sách để dữ liệu hiển thị.

(7) Bạn có thể xem lịch sử các lần đồng bộ bằng cách nhấn biểu tượng thời gian góc trên bên phải màn hình Đồng bộ từ cơ quan thuế.

2. Liên kết phiếu với hóa đơn đầu vào

Bạn có thể liên kết phiếu với hóa đơn đầu vào theo 1 trong 2 cách linh hoạt dưới đây:

2.1. Tạo phiếu từ hóa đơn đầu vào

• Tại danh sách hóa đơn, chạm Tạo phiếu trên dòng hóa đơn cụ thể.
• Chọn phiếu nhập hàng/phiếu chi cần tạo tương ứng:

• Phiếu nhập hàng: Bạn khớp nhà cung cấp và hàng hóa tương ứng trên KiotViet → nhấn Thanh toán → chỉnh sửa lại Số lượng, Đơn giá, hoặc Giảm giá (nếu cần) → nhấn Lưu tạm (để lưu phiếu tạm) hoặc Hoàn thành (để hoàn tất phiếu nhập hàng).

• Phiếu chi: Bạn điền các thông tin trên phiếu và nhấn Lưu để ghi nhận.

• Lưu ý về hóa đơn bị thay thế: Tương tự như trên Website, nếu bạn thực hiện Tạo phiếu cho hóa đơn Bị thay thế, hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo. Bạn nên cân nhắc kỹ hoặc kiểm tra lại thông tin với nhà cung cấp trước khi tiếp tục để tránh sai lệch số liệu.

2.2. Gán hóa đơn đầu vào khi tạo phiếu

• Tại màn hình tạo mới Phiếu chi, chạm Số – Ngày hóa đơn.
• Tìm kiếm và chọn hóa đơn phù hợp.
• Nhập thông tin và nhấn Lưu để hoàn tất việc liên kết.

3. Xem và quản lý danh sách hóa đơn

• Tình huống: Bạn cần tìm kiếm và kiểm tra thông tin hóa đơn đầu vào ngay trên điện thoại.
• Thao tác thực hiện như sau:

(1) Trên màn hình Hóa đơn đầu vào → tab Danh sách hóa đơn.

(2) Sử dụng bộ lọc để tìm kiếm hóa đơn theo thời gian hoặc theo trạng thái tạo phiếu, trạng thái hóa đơn.

(3) Bạn có thể nhấn vào từng hóa đơn để xem chi tiết.

Thông tin Hỗ Trợ

• Tổng đài tư vấn bán hàng: 1800 6162
• Tổng đài hỗ trợ phần mềm: 1900 6522
• Email hỗ trợ: hotro@kiotviet.com