Xuất hủy

(Ngành Ăn uống, Giải trí)

I. Giới thiệu chung

Đối với một số sản phẩm, nguyên vật liệu bị hỏng (ví dụ: rau củ héo, thực phẩm hết hạn) hoặc lỗi phát sinh trong quá trình vận hành (ví dụ: vỡ chai rượu) mà không thể đổi/trả cho nhà cung cấp, KiotViet hỗ trợ chức năng Xuất hủy hàng hóa.

Lợi ích nổi bật của tính năng Xuất hủy trên KiotViet:

• Minh bạch chi phí: Giúp chủ nhà hàng, quán ăn hạch toán chính xác các chi phí phát sinh do hư hỏng, mất mát.
• Quản lý tồn kho chính xác: Tự động trừ tồn kho của các hàng hóa đã hủy, đảm bảo số liệu tồn kho trên phần mềm luôn khớp với thực tế.
• Kiểm soát hiệu quả: Ghi nhận lại lý do, thời gian và giá trị hàng hóa bị hủy, giúp quản lý đưa ra các biện pháp giảm thiểu thất thoát.
• Hỗ trợ đa nền tảng: Dễ dàng tạo phiếu xuất hủy trên máy tính hoặc ngay tại kho bằng ứng dụng di động.

II. Các thao tác cơ bản

Để dễ hình dung, các ví dụ dưới đây sẽ minh họa những tình huống thực tế trong ngành Ăn uống, Giải trí.

Tạo phiếu xuất hủy hàng hóa

• Tình huống: Trong quá trình kiểm kho, bạn phát hiện 2 chai nước khoáng đã hết hạn sử dụng. Bạn cần tạo phiếu xuất hủy để đưa số hàng này ra khỏi tồn kho và hạch toán chi phí.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Tại màn hình Quản lý, vào menu Giao dịch, chọn Xuất hủy.

2. Trên màn hình Phiếu xuất hủy, nhấn chọn + Tạo phiếu.

3. Thêm hàng hóa vào phiếu bằng cách sử dụng ô Tìm kiếm hàng hóa (F3). Bạn có thể dùng 2 chế độ:
   • Chế độ nhập thường (F6): Tìm kiếm (hoặc quét mã vạch) hàng hóa, con trỏ chuột sẽ tự động chuyển sang ô số lượng để bạn nhập, sau đó nhấn Enter.
   • Chế độ nhập nhanh (F6): Mỗi lần quét mã vạch hoặc tìm tên và nhấn Enter, số lượng xuất hủy của hàng hóa đó sẽ tự động tăng thêm 1.

4. Sau khi thêm hàng hóa và số lượng cần hủy, hệ thống sẽ tự động tính Giá trị hủy (bằng Giá vốn hàng hóa x Số lượng hủy).
5. Bạn có thể thay đổi thời gian, thêm Ghi chú (ví dụ: “Hàng hỏng do vận chuyển”, “Nguyên vật liệu hết hạn”).
6. Nhấn Hoàn thành để xác nhận hủy hàng và trừ tồn kho ngay lập tức. Hoặc nhấn Lưu tạm nếu bạn cần rà soát lại sau.

III. Các tính năng nâng cao

1. Cập nhật phiếu xuất hủy

• Tình huống: Bạn đã “Hoàn thành” phiếu xuất hủy nhưng quên thêm ghi chú về lý do hỏng.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Với các phiếu đã Hoàn thành, hệ thống chỉ cho phép bạn cập nhật lại thông tin Thời gian, Người xuất hủy và Ghi chú → nhấn Lưu để ghi nhận thông tin.

• Với các phiếu ở trạng thái Phiếu tạm, bạn có thể cập nhật mọi thông tin, bao gồm thêm/bớt hàng hóa và số lượng bằng cách chọn Mở phiếu.

2. Sao chép phiếu xuất hủy

• Tình huống: Bạn vừa tạo một phiếu xuất hủy cho các mặt hàng nước chanh hết hạn và giờ lại phát hiện thêm một lô tương tự. Bạn muốn tạo nhanh một phiếu mới.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Vào Giao dịch →  Xuất hủy.
2. Chọn phiếu xuất hủy bạn muốn sao chép.
3. Nhấn nút Sao chép.

4. Hệ thống sẽ tạo một phiếu xuất hủy mới với nội dung y hệt phiếu cũ để bạn điều chỉnh và hoàn thành.

3. Hủy phiếu xuất hủy

• Tình huống: Bạn tạo nhầm một phiếu xuất hủy và muốn hoàn tác lại.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Vào Giao dịch → Xuất hủy.
2. Chọn phiếu xuất hủy cần hủy bỏ.
3. Nhấn nút Hủy bỏ → chọn Đồng ý để xác nhận thông tin.

4. Hệ thống sẽ cộng lại tồn kho cho các hàng hóa trong phiếu xuất hủy đó (nếu phiếu đã hoàn thành) hoặc xóa phiếu tạm.

4. Xuất file/in phiếu xuất hủy

• Tình huống: Bạn cần in phiếu xuất hủy để làm chứng từ lưu trữ hoặc xuất file Excel toàn bộ các phiếu hủy trong tháng để báo cáo.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Xuất file: Tại danh sách phiếu, nhấn Xuất file để lấy danh sách tổng quan. Hoặc mở một phiếu cụ thể và nhấn Xuất file để lấy chi tiết phiếu đó.

• In phiếu: Mở một phiếu xuất hủy cụ thể và nhấn In.

5. Tìm kiếm, sắp xếp phiếu xuất hủy

• Tình huống: Bạn muốn tìm lại tất cả các phiếu xuất hủy được tạo bởi một nhân viên cụ thể trong tuần này.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Vào Giao dịch → Xuất hủy.
2. Sử dụng các bộ lọc ở bên trái để tìm kiếm theo:
   • Mã xuất hủy, mã/tên hàng hóa.
   • Người xuất hủy, người tạo.
   • Thời gian.
   • Trạng thái (Phiếu tạm, Hoàn thành, Đã hủy).
3. Bạn cũng có thể sắp xếp danh sách bằng cách nhấn vào tiêu đề các cột (Mã xuất hủy, Thời gian, Trạng thái…).

IV. Thao tác trên Điện thoại

(Sử dụng ứng dụng KiotViet Quản lý Nhà hàng)

Tính năng Xuất hủy trên ứng dụng di động hỗ trợ cửa hàng thực hiện các thao tác: tạo mới, cập nhật, xem danh sách, xem chi tiết, tìm kiếm/lọc, sắp xếp.

1. Tạo phiếu xuất hủy

• Tình huống: Nhân viên kho phát hiện một thùng bia bị vỡ ngay tại kho và cần tạo phiếu hủy ngay lập tức bằng điện thoại.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Bạn vào menu Nhiều hơn → chạm Xuất hủy.
2. Chạm vào biểu tượng dấu cộng (+) để tạo phiếu mới.
3. Tìm kiếm (hoặc quét mã vạch) hàng hóa cần xuất hủy.

4. Nhập số lượng, Ghi chú (lý do hủy nếu cần) và chạm Thêm hàng.
5. Để chỉnh sửa thông tin chung (Mã phiếu, Người hủy, Ngày hủy, Ghi chú), chạm vào dòng Mã phiếu tự động.
6. Chạm Hoàn thành (hoặc Lưu tạm nếu chưa nhập xong).

2. Cập nhật phiếu xuất hủy

• Tình huống: Bạn muốn thêm hàng hóa vào phiếu xuất hủy đang “Lưu tạm” trên điện thoại.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Mở phiếu xuất hủy có trạng thái Phiếu tạm.
2. Chọn Sửa.
3. Thay đổi thông tin (thêm/bớt hàng, sửa số lượng) và chạm Hoàn thành hoặc Lưu tạm.

3. Xem danh sách và xem chi tiết

• Tình huống: Quản lý muốn xem nhanh danh sách các phiếu xuất hủy hôm nay.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Bạn vào menu Nhiều hơn → chạm Xuất hủy, hệ thống sẽ hiển thị danh sách phiếu.

2. Chạm vào một phiếu bất kỳ để xem thông tin chi tiết của phiếu đó.

4. Hủy phiếu xuất hủy

• Tình huống: Bạn muốn hủy một phiếu xuất hủy ngay trên điện thoại.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Mở chi tiết phiếu, chạm vào biểu tượng ba chấm.
2. Chọn Hủy phiếu → nhấn Đồng ý.

5. Tìm kiếm/lọc

• Tình huống: Bạn muốn lọc nhanh các phiếu xuất hủy ở một chi nhánh cụ thể.
• Thao tác thực hiện như sau: Sử dụng các bộ lọc có sẵn để lọc theo: Thời gian, Chi nhánh, Trạng thái, hoặc tìm theo Mã phiếu, Tên/mã hàng.

6. Sắp xếp

• Tình huống: Bạn muốn xem các phiếu xuất hủy cũ nhất lên đầu.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Chạm vào biểu tượng sắp xếp (biểu tượng mũi tên lên xuống).
2. Chọn Mới nhất hoặc Cũ nhất tùy theo nhu cầu xem.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD – Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!