Danh mục hàng hóa

(Ngành Ăn uống, Giải trí)

I. Giới thiệu chung

Đối với ngành F&B, “Danh mục hàng hóa” chính là thực đơn (Menu) của bạn. Quản lý thực đơn một cách khoa học và chi tiết là nền tảng cho việc vận hành quán ăn, nhà hàng, quán cafe một cách hiệu quả.

Lợi ích nổi bật của việc quản lý Danh mục hàng hóa (Menu) trên KiotViet:

• Quản lý thực đơn (Menu) tập trung: Dễ dàng khởi tạo và quản lý Món ăn, Đồ uống, Dịch vụ (như giờ chơi bida)… từ thông tin cơ bản (tên, giá bán) đến các tùy chọn phức tạp (size, topping, mức độ đường/đá).
• Tối ưu hóa quy trình order: Việc phân loại món khoa học (Món khai vị, Món chính, Đồ uống…) giúp nhân viên tìm kiếm, lên đơn và báo bếp nhanh chóng, chính xác.
• Kiểm soát tồn kho nguyên vật liệu: Bằng cách liên kết món ăn với công thức định lượng nguyên vật liệu (NVL), hệ thống sẽ tự động trừ kho NVL chính xác khi bán hàng, giúp bạn chủ động trong việc nhập hàng và kiểm soát chi phí.
• Hỗ trợ ra quyết định kinh doanh: Các báo cáo phân tích chi tiết giúp bạn nhanh chóng nắm bắt được món nào bán chạy, món nào không hiệu quả, từ đó đưa ra các chiến lược điều chỉnh menu và giá bán phù hợp.

II. Các thao tác cơ bản

Để dễ hình dung, các ví dụ dưới đây sẽ minh họa những tình huống thực tế trên máy tính (Website quản lý KiotViet).

1. Thêm mới món ăn/đồ uống

• Tình huống: Bạn cần đưa một món ăn hoặc đồ uống mới (ví dụ: “Cà phê sữa”) vào hệ thống để bắt đầu kinh doanh.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Tại màn hình Quản lý, vào menu Hàng hóa → chọn Danh mục.

2. Nhấn vào nút + Tạo mới và chọn Hàng hóa.

3. Điền đầy đủ các thông tin cơ bản như Tên hàng (ví dụ: Cà phê sữa), Nhóm hàng (ví dụ: Đồ uống), Giá bán, Giá vốn.
4. Nếu không có nhu cầu quản lý tồn kho, có thể chọn tắt tính năng Quản lý tồn kho
5. Nhấn Lưu để hoàn tất.

2. Cập nhật món

• Tình huống: Bạn cần thay đổi giá bán hoặc nhóm hàng cho một hoặc nhiều món.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Cập nhật đơn lẻ:

1. Trên màn hình Danh mục, tìm món cần sửa.
2. Nhấn vào tên món hoặc nhấn Cập nhật.
3. Thay đổi các thông tin cần thiết và nhấn Lưu.

• Cập nhật hàng loạt (Nhóm hàng, Loại thực đơn…):

1. Tích chọn các món cần cập nhật hàng loạt.
2. Nhấn nút Thao tác.
3. Chọn thao tác mong muốn (ví dụ: Đổi nhóm hàng, Đổi loại thực đơn) và thực hiện theo hướng dẫn.

3. Cập nhật trạng thái kinh doanh món

• Tình huống: Bạn muốn tạm ẩn một món khỏi thực đơn (màn hình Thu ngân) mà không làm ảnh hưởng đến các báo cáo lịch sử.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Cập nhật trạng thái kinh doanh cho từng món:

1. Tìm món cần ngừng kinh doanh, nhấn Trạng thái kinh doanh.
2. Tắt xám tại các chi nhánh không còn kinh doanh và nhấn Lưu.
3. Để kinh doanh lại, bạn làm tương tự và bật xanh Trạng thái kinh doanh.

• Cập nhật trạng thái kinh doanh hàng loạt:

1. Tích chọn các món cần cập nhật trạng thái hàng loạt.
2. Nhấn nút Thao tác.
3. Chọn trạng thái tương ứng: Ngừng kinh doanh hoặc Cho phép kinh doanh.

4. Chọn chi nhánh cần thay đổi trạng thái kinh doanh.
5. Nhấn Đồng ý.

4. Xóa món

• Tình huống: Bạn muốn xóa vĩnh viễn một món chưa từng phát sinh giao dịch.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Trên màn hình Danh mục, tìm món cần xóa.
2. Nhấn Xóa → chọn Đồng ý.

Bạn cũng có thể Xóa hàng loạt bằng cách tích chọn các món và chọn Thao tác → Xóa.

Lưu ý: Hệ thống sẽ xóa hoàn toàn món này. Nếu món đã có giao dịch, bạn nên dùng tính năng Ngừng kinh doanh. Khi xem lại các giao dịch cũ, món đã xóa sẽ có thêm hậu tố {DEL}.

5. Tìm kiếm, lọc và sắp xếp món

• Tình huống: Bạn cần tìm nhanh một món, xem danh sách món theo nhóm, hoặc đánh dấu món bán chạy để ưu tiên hiển thị.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Tìm kiếm và lọc: Sử dụng tìm kiếm và bộ lọc chi tiết ở cột trái để tìm kiếm theo nhiều tiêu chí như: Tìm theo mã, tên hàng, Nhóm hàng, Loại hàng (Món ăn, Đồ uống, Dịch vụ…), Loại thực đơn, Trạng thái (Đang kinh doanh, Ngừng kinh doanh)…

• Sắp xếp: Nhấn vào tiêu đề các cột (ví dụ: Tên hàng, Giá bán) để sắp xếp danh sách tăng dần hoặc giảm dần.

• Đánh dấu yêu thích:

1. Nhấn vào biểu tượng ngôi sao bên cạnh tên món để đánh dấu “yêu thích”.

2. Các món này sẽ được ưu tiên sắp xếp trên màn hình Thu ngân (máy POS), giúp nhân viên order nhanh hơn.
   • Tùy chọn hiển thị cột: Nhấn vào biểu tượng bánh răng (Tùy chọn) ở góc phải danh sách để chọn các cột thông tin bạn muốn hiển thị (ví dụ: Giá vốn, Tồn kho…).

III. Các tính năng nâng cao

Để dễ hình dung, các ví dụ dưới đây sẽ minh họa những tình huống thực tế trên máy tính (Website quản lý KiotViet).

1. Quản lý món có thuộc tính (Size) và Tùy chọn (Topping)

• Tình huống: Quán của bạn bán Trà sữa có nhiều Size (S, M, L) với giá khác nhau và nhiều tùy chọn (topping trân châu, thạch, mức độ đường/đá).
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Quản lý thuộc tính (Size):

1. Tại màn hình Quản lý, khi thêm mới/ cập nhật hàng hóa → bạn chọn Thuộc tính (Màu sắc, Kích thước).
2. Tạo các thuộc tính như SIZE, HƯƠNG VỊ,… → nhập giá trị tương ứng (ví dụ: S, M, L,…) nhấn enter.

• Quản lý Tùy chọn (Topping):

1. Tại màn hình Quản lý, khi thêm mới/ cập nhật hàng hóa → bạn chọn tab Món thêm.
2. Tìm và chọn hàng hóa món thêm (ví dụ: Trân châu, Thạch,…).

2. Cập nhật thông tin món thêm (Topping)

• Tình huống: Bạn cần cập nhật lại danh sách các món được phép sử dụng một loại topping (món thêm) cụ thể.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Tìm đến món hàng là Topping (ví dụ: “Trân châu”), nhấn Cập nhật.
2. Chuyển đến tab Hàng sử dụng món thêm.
3. Tìm kiếm và cập nhật lại danh sách các món (ví dụ: “Trà sữa”) được phép sử dụng topping này.
4. Nhấn Lưu để hoàn thành.

Lưu ý: Hàng hóa dịch vụ tính theo thời gian sử dụng, hàng combo – đóng gói sẽ không được áp dụng món thêm.

3. Xem thông tin thẻ kho – tồn kho

• Tình huống: Bạn cần kiểm tra lịch sử nhập/xuất/bán của một nguyên vật liệu (ví dụ: “Bột cà phê”) hoặc xem tồn kho hiện tại của một món (ví dụ: “Bánh ngọt”) tại các chi nhánh.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Tại màn hình Danh mục tìm món hàng cần xem.
2. Nhấn vào tên món để vào màn hình chi tiết.
3. Chọn Thẻ kho để xem lịch sử thay đổi số lượng chi tiết qua từng giao dịch (nhập hàng, bán hàng, kiểm kho…).

4. Chọn Tồn kho để xem số lượng tồn hiện tại của hàng hóa đó trên từng chi nhánh.

4. Nhập – xuất danh sách hàng hóa từ file Excel

• Tình huống: Bạn muốn thêm mới hoặc cập nhật hàng loạt hàng trăm món ăn/đồ uống một cách nhanh chóng, hoặc xuất danh sách thực đơn ra file Excel.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Nhập hàng hóa (Import):

1. Tại màn hình Danh mục, nhấn nút Import.
2. Tải về file mẫu (Excel file) để chuẩn bị dữ liệu theo đúng định dạng.
3. Tại cửa sổ Import, chọn các tùy chọn (Cập nhật tồn kho, Xử lý trùng mã hàng, Trạng thái kinh doanh).
4. Nhấn Chọn file dữ liệu, tải file Excel đã chuẩn bị lên và nhấn Thực hiện.

• Xuất hàng hóa (Export):

1. Tại màn hình Danh mục, nhấn nút Xuất file.

2. Hệ thống sẽ tự động xuất ra file Excel danh sách các hàng hóa đang hiển thị (bạn có thể lọc trước khi xuất để có báo cáo tùy chỉnh).

5. In mã vạch

• Tình huống: Bạn cần in mã vạch cho các loại đồ uống đóng chai hoặc món ăn đóng gói bán tại quầy.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Tại màn hình Danh mục, khi xem chi tiết từng hàng hóa hoặc tích chọn nhiều món cần in mã vạch.
2. Nhấn In mã vạch.

3. Chọn các thông tin, khổ giấy cần in.
4. Nhấn In để thực hiện.

IV. Thao tác trên Điện thoại

Tính năng quản lý Hàng hóa trên ứng dụng điện thoại hỗ trợ bạn quản lý thông tin món ăn/đồ uống qua các thao tác: tạo mới, cập nhật, xóa, tìm kiếm/lọc, và sắp xếp.

1. Tạo mới món

• Tình huống: Bạn cần thêm nhanh một món mới vào thực đơn, hoặc tạo các món đặc thù như Topping, Dịch vụ tính giờ ngay trên điện thoại.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Mở ứng dụng KiotViet Quản lý Nhà hàng, trên menu chọn Hàng hóa.
2. Chạm vào biểu tượng (+) → chọn loại hàng hóa cần tạo mới.
3. Nhập thông tin hàng hóa:
   • Hình ảnh: Chụp hình từ camera hoặc chọn từ thư viện ảnh.
   • Mã hàng: Nhập mã, quét mã vạch, hoặc bỏ trống để hệ thống tự sinh.
   • Tên hàng: Bắt buộc nhập.
   • Nhóm hàng: Chạm để chọn hoặc thêm nhóm hàng mới.
   • Nhập Giá bán, Giá vốn, Tồn kho.
   • Bật/tắt các tùy chọn Bán trực tiếp, Tích điểm.
4. Chạm Lưu để hoàn thành.

Tạo món đặc thù (Dịch vụ tính giờ, Topping):

• Hàng dịch vụ tính giờ (Bida, Karaoke): Khi tạo món, bạn bật tùy chọn SL tính theo thời gian sử dụng (Giờ).

• Hàng Topping (Trân châu, Thạch…): Khi tạo món, bạn bật Là món thêm (Extra topping), sau đó chạm Hàng sử dụng để chọn các món (ví dụ: “Trà sữa”) hoặc nhóm món (ví dụ: “Đồ uống”) sẽ được phép sử dụng topping này.

• Hàng gắn Topping (Trà sữa…): Khi tạo món “Trà sữa”, bạn chạm vào mục Món thêm và chọn các topping (ví dụ: Kem cheese, Thạch,…) hoặc nhóm topping có sẵn.

Ngoài ra, với hàng hóa thường, bạn có thể thêm nhanh món mới ngay khi lên đơn tại ứng dụng KiotViet Nhân viên Nhà hàng. Khi chọn món vào đơn, bạn nhấn biểu tượng dấu + → nhập thông tin hàng hóa → nhấn Lưu.

2. Chỉnh sửa món

• Tình huống: Bạn cần chỉnh sửa giá bán của một món ngay trên điện thoại.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Trên ứng dụng KiotViet Quản lý Nhà hàng, tại màn hình Hàng hóa, bạn chạm vào món cần cập nhật.
2. Tại khối thông tin cần thay đổi chạm Sửa
3. Cập nhật lại thông tin và nhấn Lưu.

3. Xóa/ Ngừng kinh doanh

• Tình huống: Bạn cần xóa một dịch vụ không còn kinh doanh.
• Thao tác thực hiện như sau: Trong màn hình chi tiết dịch vụ trên ứng dụng KiotViet Quản lý Nhà hàng, chạm vào biểu tượng ba chấm (…) và chọn Xóa hoặc Cho phép kinh doanh (bỏ chọn các chi nhánh không muốn kinh doanh hàng hóa).

4. Tìm kiếm và lọc món

• Tình huống: Bạn cần tìm nhanh một món hoặc lọc ra danh sách các món theo nhóm.
• Thao tác thực hiện như sau: Trên ứng dụng KiotViet Quản lý Nhà hàng, sử dụng các bộ lọc có sẵn để lọc theo Nhóm hàng, Chi nhánh, Loại thực đơn, Loại hàng, Tồn kho, Nhóm hàng… hoặc tìm theo Tên hàng, Mã hàng

5. Sắp xếp món

• Tình huống: Bạn muốn sắp xếp danh sách món ăn theo tên A-Z hoặc theo giá.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Trên ứng dụng KiotViet Quản lý Nhà hàng, tại màn hình Hàng hóa, bạn chạm vào biểu tượng sắp xếp (mũi tên lên xuống).
2. Chạm vào điều kiện sắp xếp bạn muốn (ví dụ: Tên A-Z, Giá tăng dần…).

6. Tùy chọn hiển thị

• Tình huống: Bạn muốn xem nhanh giá vốn hoặc giá bán của các món trên danh sách.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Trên ứng dụng KiotViet Quản lý Nhà hàng, tại góc trên bên phải màn hình Hàng hóa, bạn chạm vào biểu tượng tùy chọn hiển thị.
2. Chọn hiển thị Giá vốn hoặc Giá bán.

V. Thao tác trên Máy POS Android

Ứng dụng KiotViet Máy POS Nhà hàng hỗ trợ các thao tác thêm nhanh hàng hóa thường.

• Tình huống: Trong lúc bán hàng, bạn phát hiện một món chưa được khai báo và cần thêm mới ngay lập tức để không làm gián đoạn giao dịch.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Trên tab Thực đơn, nhấn vào biểu tượng dấu +.

2. Trên màn hình Thêm hàng hóa, bạn nhập các thông tin cơ bản (tên món, giá bán…).
3. Nhấn Lưu lại.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD – Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!