Chuyển hàng

(Ngành Ăn uống, Giải trí)

I. Giới thiệu chung

Đối với các nhà hàng, chuỗi cà phê có nhiều chi nhánh, việc luân chuyển hàng hóa (nguyên vật liệu, đồ uống, công cụ…) từ chi nhánh này đến chi nhánh khác thường xuyên diễn ra. Tính năng Chuyển hàng giúp bạn quản lý quá trình này một cách hệ thống, đảm bảo hàng hóa được giao nhận chính xác.

Lợi ích nổi bật của tính năng Chuyển hàng trên KiotViet:

• Điều phối nguyên vật liệu hiệu quả: Dễ dàng luân chuyển nguyên vật liệu, đồ uống từ kho tổng đến các chi nhánh hoặc giữa các chi nhánh với nhau.
• Đáp ứng kịp thời nhu cầu: Đảm bảo các chi nhánh luôn có đủ hàng hóa (như rượu, bia, si-rô) để phục vụ khách, đặc biệt trong khi chờ nhập hàng mới.
• Kiểm soát chặt chẽ: Theo dõi trạng thái phiếu chuyển (Phiếu tạm, Đang chuyển, Đã nhận, Đã hủy) một cách rõ ràng.
• Xác nhận hai chiều: Quy trình yêu cầu chi nhánh nhận xác nhận hàng đã nhận, giúp giảm thiểu thất thoát và sai sót.

II. Các thao tác cơ bản

Để dễ hình dung, các ví dụ dưới đây sẽ minh họa những tình huống thực tế trong ngành Ăn uống, Giải trí.

1. Tạo phiếu chuyển hàng

• Tình huống: Chi nhánh trung tâm của bạn (kho tổng) cần chuyển 10 Kg Cafe và 2 thùng xúc xích cho Chi nhánh Đà Nẵng đang thiếu hàng.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Tại màn hình Quản lý, vào menu Giao dịch, chọn Chuyển hàng.

2. Trên màn hình Chuyển hàng, nhấn + Chuyển hàng.

3. Chọn hàng hóa cần chuyển:
   • Cách 1 (Tìm kiếm): Sử dụng ô tìm kiếm (hỗ trợ chế độ nhập thường và nhập nhanh – F6) để thêm từng món.
   • Cách 2 (Import từ file Excel): Tải file mẫu về, nhập Mã hàng, Số lượng chuyển, Giá chuyển (thường là giá vốn), sau đó Chọn file dữ liệu để tải lên.

4. Chọn chi nhánh nhận: Tại ô Tới chi nhánh, chọn “Chi nhánh Đà Nẵng”.
5. Kiểm tra các thông tin:  Thời gian, Mã chuyển hàng, thêm Ghi chú (nếu cần).
6. Nhấn Hoàn thành để phiếu chuyển sang trạng thái Đang chuyển. Hoặc nhấn Lưu tạm nếu bạn cần chỉnh sửa sau.

2. Nhận hàng (tại chi nhánh nhận)

• Tình huống: Bạn là quản lý tại Chi nhánh Đà Nẵng, vừa nhận hàng từ Chi nhánh trung tâm. Bạn cần xác nhận trên hệ thống.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Tại màn hình Quản lý (của Chi nhánh Đà Nẵng), vào Giao dịch → Chuyển hàng.
2. Tìm phiếu chuyển hàng từ Chi nhánh trung tâm (sẽ có trạng thái “Đang chuyển”) và nhấn vào phiếu đó.
3. Nhấn nút Mở phiếu.

4. Bạn đếm hàng thực tế và cập nhật lại Số lượng nhận nếu có chênh lệch (ví dụ: Chi nhánh trung tâm gửi 10 nhưng bạn chỉ nhận được 9).
5. Thêm Ghi chú (nếu có chênh lệch) và chỉnh sửa ngày nhận nếu cần.
6. Nhấn Nhận hàng để hoàn tất.

Lưu ý: Nếu số lượng nhận nhỏ hơn số lượng chuyển, hệ thống sẽ tự động cộng lại số lượng chênh lệch vào tồn kho của chi nhánh chuyển.

III. Các tính năng nâng cao

1. Cập nhật thông tin phiếu chuyển hàng

• Tình huống: Bạn tạo phiếu “Đang chuyển” nhưng chọn nhầm chi nhánh nhận, hoặc bạn muốn thêm ghi chú cho phiếu đã nhận.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Với phiếu trạng thái Đang chuyển, hệ thống chỉ cho phép thay đổi thông tin Tới chi nhánh.

• Với phiếu trạng thái Đã nhận, hệ thống chỉ cho phép thay đổi thông tin Ghi chú.

• Với phiếu Phiếu tạm, bạn có thể sửa mọi thông tin bằng cách nhấn Mở phiếu.

2. Hủy phiếu chuyển hàng

• Tình huống: Bạn tạo nhầm một phiếu chuyển hàng đã hoàn thành và muốn hủy bỏ giao dịch này.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Vào Giao dịch → Chuyển hàng.
2. Chọn phiếu chuyển hàng muốn hủy.
3. Nhấn nút Hủy bỏ → chọn Đồng ý để xác nhận thông tin. Hệ thống sẽ tự động cộng lại tồn kho cho chi nhánh chuyển và giảm trừ tồn kho tại chi nhánh nhận (nếu phiếu đã được nhận).

3. Sao chép phiếu chuyển hàng

• Tình huống: Hàng tuần bạn đều chuyển một lô hàng cố định (ví dụ: rau củ, gia vị) từ kho tổng đến các chi nhánh. Bạn muốn sao chép phiếu cũ cho nhanh.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Vào Giao dịch → Chuyển hàng.
2. Chọn phiếu chuyển hàng bạn muốn dùng làm mẫu.
3. Nhấn Sao chép.

4. Hệ thống sẽ tạo một phiếu mới (ở trạng thái Phiếu tạm) với nội dung y hệt phiếu cũ. Bạn chỉ cần điều chỉnh lại (nếu cần) và nhấn Hoàn thành.

Lưu ý: Bạn phải đang đăng nhập tại đúng chi nhánh chuyển đi của phiếu cũ thì mới sao chép được.

4. Xuất file Excel, In phiếu và In mã vạch

• Tình huống: Bạn cần xuất file Excel tất cả các phiếu chuyển trong tháng, hoặc in một phiếu chuyển cụ thể để làm chứng từ giao nhận.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Xuất file (Danh sách): Tại màn hình danh sách Chuyển hàng, nhấn Xuất file → chọn File tổng quan hoặc File chi tiết.

• Xem/In/In mã vạch/Xuất file chi tiết: Mở một phiếu chuyển hàng cụ thể để xem, in, in mã vạch hoặc xuất file chi tiết phiếu đó.

5. Tìm kiếm và sắp xếp phiếu chuyển hàng

• Tình huống: Bạn muốn tìm lại tất cả các phiếu chuyển hàng đến “Chi nhánh Đà Nẵng” trong 7 ngày qua.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Vào Giao dịch → Chuyển hàng.
2. Sử dụng các bộ lọc ở đầu trang để tìm kiếm theo:
   • Mã phiếu, tên/mã hàng hóa.
   • Thời gian, loại phiếu.
   • Trạng thái (Phiếu tạm, Đang chuyển, Đã nhận, Đã hủy).
3. Sắp xếp danh sách bằng cách nhấn vào tiêu đề các cột (Mã chuyển, Ngày chuyển, Chi nhánh…).

IV. Thao tác trên Điện thoại

(Sử dụng ứng dụng KiotViet Quản lý Nhà hàng)

Tính năng Chuyển hàng trên ứng dụng di động hỗ trợ quản lý nhà hàng thực hiện các thao tác: tạo mới, nhận hàng, cập nhật, hủy, in và tìm kiếm phiếu.

1. Tạo phiếu chuyển hàng

• Tình huống: Quản lý kho tổng dùng điện thoại để tạo phiếu chuyển hàng cho chi nhánh ngay khi đóng gói hàng xong.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Bạn vào menu Nhiều hơn → chạm Chuyển hàng.
2. Chạm vào biểu tượng dấu cộng (+) để tạo phiếu mới.
3. Chọn hàng hóa trong danh sách hoặc nhấn kính lúp tìm kiếm (tìm hoặc quét mã vạch) hàng hóa cần chuyển.

4. Nhập số lượng, chỉnh sửa giá chuyển cho từng hàng hóa (nếu cần) và chạm Xong để thêm hàng vào phiếu.

5. Bạn có thể xem lại danh sách hàng chuyển đã chọn bằng cách nhấn vào biểu tượng xe đẩy

6. Nhấn Tiếp tục → Chọn chi nhánh nhận.
7. Chỉnh sửa thông tin chung (Ngày chuyển, Mã phiếu) bằng cách chạm vào dòng Từ: Chi nhánh.
8. Chạm Hoàn thành (hoặc Lưu tạm nếu chưa nhập xong).

2. Nhận hàng (tại chi nhánh nhận)

• Tình huống: Quản lý Chi nhánh Nha Trang nhận hàng và muốn xác nhận ngay trên điện thoại.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Tại chi nhánh nhận, vào mục Chuyển hàng.
2. Chọn phiếu chuyển có trạng thái Đang chuyển.
3. Chạm Nhận hàng.
4. Ứng dụng mặc định Nhận đủ số lượng, bạn có thể chỉnh sửa lại theo thực tế (nếu có chênh lệch).
5. Chạm Tiếp tục → Hoàn thành (hoặc Lưu tạm nếu chưa kiểm xong).

Lưu ý: Nếu số lượng nhận ít hơn số lượng chuyển, bạn cần nhập Ghi chú nhận trước khi hoàn thành.

3. Cập nhật và Hủy phiếu chuyển hàng

• Cập nhật (Phiếu tạm): Mở phiếu ở trạng thái Phiếu tạm, chạm Sửa để thay đổi thông tin, thêm/xóa hàng hóa → chạm Tiếp tục → nhấn Hoàn thành hoặc Lưu tạm.

• Hủy phiếu: Mở chi tiết phiếu, chạm vào biểu tượng (ba chấm) → chọn Hủy phiếu → Xóa.

4. Xem danh sách, chi tiết và In phiếu

• Xem danh sách/chi tiết: Chạm Chuyển hàng trên menu để xem danh sách. Chạm vào một phiếu bất kỳ để xem thông tin chi tiết.

• In phiếu: Mở chi tiết phiếu, chạm vào biểu tượng (ba chấm) → In phiếu. Chọn số liên cần in và chạm nút In (yêu cầu đã cài đặt máy in trong ứng dụng).

5. Tìm kiếm/lọc và Sắp xếp

• Tìm kiếm/lọc: Chạm vào biểu tượng bộ lọc để lọc theo Thời gian, Mã phiếu, Tên/mã hàng, Loại phiếu, Trạng thái.
• Sắp xếp: Chạm vào biểu tượng sắp xếp và chọn Mới nhất hoặc Cũ nhất.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD – Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!