Gọi món

(Ngành Ăn uống, Giải trí)

I. Giới thiệu chung

Tính năng Gọi món là nghiệp vụ cốt lõi tại màn hình Thu ngân của KiotViet, giúp nhân viên (phục vụ, thu ngân) ghi nhận các món ăn, đồ uống mà khách yêu cầu một cách nhanh chóng, chính xác và gửi thông báo đến quầy bar/bếp.

Lợi ích nổi bật của tính năng Gọi món trên KiotViet:

• Ghi nhận order linh hoạt: Hỗ trợ nhiều cách thêm món vào đơn, từ tìm kiếm, chọn từ thực đơn, đến thêm món mới ngay lập tức.
• Đáp ứng yêu cầu chi tiết: Dễ dàng điều chỉnh số lượng, thêm ghi chú (vd: “không cay”, “ít hành”) hoặc các món thêm (topping) cho từng món ăn.
• Quản lý chuyên nghiệp: Hỗ trợ các nghiệp vụ phức tạp như quản lý nhiều đơn trên cùng một bàn.
• Tối ưu vận hành: Hỗ trợ đặt ưu tiên chế biến cho các món quan trọng, giúp bếp/bar nắm bắt và thực hiện đúng thứ tự mong muốn của khách.

II. Các thao tác cơ bản

Nội dung dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết các thao tác được thực hiện trên phiên bản KiotViet dành cho máy tính.

1. Tổng quan màn hình Thu ngân

Trước khi đi vào chi tiết các thao tác gọi món, bạn cần làm quen với giao diện và cách truy cập màn hình Thu ngân trên máy tính.

• Cách vào màn hình Thu ngân: Hệ thống hỗ trợ 3 cách để bạn vào màn hình Thu ngân:
  • Cách 1: Bạn truy cập vào gian hàng qua đường dẫn fnb.kiotviet.vn, màn hình đăng nhập sẽ mở ra, sau đó bạn chọn Bán hàng.

• Cách 2: Từ màn hình Quản lý (phiên bản web), bạn chọn mục Thu Ngân trên menu chính.

• Cách 3: Từ màn hình Quản lý → chọn Giao dịch → Hóa đơn→ nhấn + Nhận gọi món.

• Danh sách phòng bàn:
  • Danh sách: Mặc định khi vào màn hình Thu ngân, phía bên trái là danh sách Phòng/Bàn của chi nhánh.

• Lọc khu vực: Bạn có thể lọc danh sách bàn theo từng khu vực đã thiết lập (ví dụ: Tầng 1, Tầng 2,…).

• Tìm kiếm (F7): Bạn có thể tìm kiếm cụ thể phòng/bàn theo tên.

• Lọc trạng thái: Xem thông tin số lượng bàn và lọc theo các trạng thái: Tất cả, Sử dụng, Còn trống.

• Trạng thái bàn:
  • Bàn trống (chưa có đơn).
  • Bàn đang sử dụng (đang có ít nhất 1 đơn).
  • Bàn bạn đang chọn xem.
  • Bàn được gộp (icon đa bàn).
  • Bàn sắp đến giờ đặt trước.
• Bàn Mang về: Dành cho khách mua trực tiếp và mang đi.
• Bàn Giao đi: Dành cho các đơn hàng giao tận nơi cho khách.
• Tùy chọn: Tùy chọn Mở thực đơn khi chọn bàn. Nếu tích, khi bạn chọn bàn, hệ thống tự động chuyển sang tab Thực đơn.
• Tên phòng/bàn.

• Danh sách thực đơn:
  • Tab Thực đơn: Tại màn hình Thu ngân, bạn kích chọn tab Thực đơn để xem toàn bộ danh sách món ăn/hàng hóa. Các món được sắp xếp theo Món yêu thích (ưu tiên), sau đó theo thứ tự Alphabet.

• Lọc nhóm hàng: Bạn có thể lọc danh sách món ăn theo nhóm (hỗ trợ tối đa 2 cấp nhóm hàng).

• Thêm nhanh: Kích vào món để thêm nhanh vào đơn hàng đang được chọn ở cột bên phải.

2. Thêm món vào đơn hàng

• Tình huống: Khách hàng bắt đầu gọi món, bạn cần thêm các món này vào đơn hàng (bill) của bàn.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Cách 1: Tìm kiếm (Phím tắt F3)

1. Bạn gõ tên hoặc mã món ăn/đồ uống vào ô tìm kiếm.
2. KiotViet hỗ trợ 2 chế độ nhập (chuyển đổi bằng phím F6):
   • Chế độ nhập nhanh: Dùng khi quét mã vạch hoặc chọn món nhanh. Mỗi lần quét hoặc nhấn Enter, số lượng món tự động tăng thêm 1.
   • Chế độ nhập thường: Sau khi chọn món, con trỏ chuột tự động chuyển sang ô số lượng để bạn nhập, sau đó nhấn Enter để thêm vào đơn.

• Cách 2: Chọn từ Thực đơn: Từ tab Thực đơn bên trái màn hình, bạn kích chọn trực tiếp vào món khách gọi.

• Cách 3: Thêm món mới (chưa có trong Danh mục)

1. Nhấn vào biểu tượng dấu .

1. Trên màn hình Thêm hàng hóa, bạn nhập các thông tin cơ bản (tên món, giá bán…).
2. Nhấn Lưu lại. Món ăn sẽ tự động được thêm vào đơn hàng với số lượng là 1 và đồng thời được lưu vào danh mục hàng hóa của bạn.

3. Tăng – Giảm số lượng hoặc Hủy món

• Tình huống: Khách muốn gọi thêm hoặc bớt số lượng một món đã gọi, hoặc hủy hoàn toàn một món.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Tăng/Giảm: Nhấn vào biểu tượng + / – bên cạnh món, hoặc nhấn trực tiếp vào ô số lượng và nhập số mới.

• Hủy món (biểu tượng thùng rác):
  • Lưu ý: Để hủy món, nhân viên cần được phân quyền (không tích chọn “Không cho phép xóa món”).
  • Với món chưa thông báo bếp: Hủy trực tiếp.

• Với món đã thông báo bếp: Khi bạn giảm số lượng hoặc hủy món, hệ thống sẽ yêu cầu bạn chọn Lý do hủy và nhấn Chắc chắn. Nếu gian hàng có thiết lập in, phiếu “Hủy món” sẽ được gửi đến bếp.

• Nếu hủy hết các món trong đơn, hệ thống sẽ hỏi bạn có muốn hủy luôn đơn hàng hay không.

4. Thêm ghi chú hoặc món thêm (topping)

• Tình huống: Khách gọi món “Phở Bò” và yêu cầu “không hành”, hoặc gọi “Trà sữa” và chọn thêm “trân châu”.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Di chuột vào dưới tên món ăn trên đơn hàng.
2. Nhấn vào mục Ghi chú/Món thêm.
3. Chọn các món thêm (topping) có sẵn hoặc nhập ghi chú riêng (ví dụ: “ít cay”, “50% Đường”).

5. Cập nhật thông tin chung của đơn

• Tình huống: Bạn cần gắn thông tin khách hàng quen vào đơn, thay đổi số lượng khách tại bàn, hoặc cập nhật ghi chú chung cho đơn.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Cập nhật khách hàng: Kích vào biểu tượng khách hàng cạnh tên khách mặc định. Bạn có thể tìm kiếm khách cũ hoặc thêm mới (nếu được phân quyền).

• Cập nhật số lượng khách: Nhập số lượng khách ở góc dưới bên phải màn hình.

• Cập nhật bảng giá: Chọn lại bảng giá cần áp dụng (ví dụ: giá phòng VIP, giá ưu đãi…). Lưu ý: Nhân viên Bồi bàn thường không có quyền này.

• Cập nhật Kênh bán: Chọn lại kênh bán nếu cần (ví dụ: Đơn tại bàn, Mang về…).

• Cập nhật Ghi chú: Nhấn vào mục “Ghi chú” ở góc dưới, nhập thông tin và nhấn Xong.

• Cập nhật Người nhận đơn: Nhấn vào tên nhân viên nhận đơn (mặc định) và chọn lại người phụ trách bàn đó.

6. Đặt ưu tiên chế biến món

• Tình huống: Khách hàng yêu cầu ưu tiên làm trước một món (ví dụ: làm đồ cho trẻ em trước).
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Khi thêm món mới (hoặc gọi thêm số lượng), bạn di chuột vào món đó và kích vào biểu tượng ngôi sao ưu tiên.
  • Nhấn nút Thông báo để gửi yêu cầu ưu tiên này xuống bếp.
  • Hệ thống sẽ đánh dấu ưu tiên cho món này trong Lịch sử báo bếp. Biểu tượng lá cờ sẽ biến mất sau khi báo bếp thành công.

III. Các tính năng nâng cao

1. Điều chỉnh giá bán hoặc giảm giá (cho từng món)

• Tình huống: Bạn cần áp dụng giảm giá riêng cho một món (ví dụ: khuyến mãi đặc biệt) hoặc thay đổi giá bán của món đó ngay trên đơn.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Nhấn vào giá bán của món cần sửa.
2. Nhập Giá mới hoặc Giảm giá (theo % hoặc VNĐ).
3. Nhấn Lưu lại.

Lưu ý: Nhân viên cần được phân quyền Thay đổi giá trong mục Giao dịch → Hóa đơn để thực hiện việc này.

2. Cập nhật giá bán niêm yết (giá gốc)

• Tình huống: Khi đang gọi món, bạn phát hiện giá niêm yết của một món bị sai và muốn sửa lại giá gốc trong bảng giá (không chỉ sửa giá trên đơn hàng này).
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Yêu cầu: Tài khoản phải được phân quyền Thêm mới trong Danh mục sản phẩm và Cập nhật trong Thiết lập giá.
  • Khi bạn nhấn vào giá bán của món để sửa, trên dòng Giá bán, bạn nhấn Sửa giá bán.

• Hệ thống mở ra màn hình Cập nhật bảng giá → nhập giá trị vào ô Giá bán mới (đây là giá niêm yết sẽ áp dụng cho cả các lần bán sau).
• Nhấn Cập nhật và Xác nhận.

• Ngoài ra, bạn cũng có thể vào menu tùy chọn (3 gạch góc trên bên phải) → chọn Thiết lập giá để mở màn hình này.

3. Thiết lập Món có sẵn trong đơn

• Tình huống: Nhà hàng của bạn có các món khai vị hoặc dịch vụ (như khăn lạnh, lạc rang) luôn được tự động thêm vào khi khách mở bàn mới.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Trên giao diện màn hình Thu ngân, bạn kích tùy chọn (biểu tượng 3 gạch góc trên bên phải) → chọn Món có sẵn trong đơn.

1. Bạn tìm kiếm và chọn các hàng hóa (tối đa 50) vào danh sách.
2. Nhập số lượng mặc định cho từng món.
3. Nhấn Lưu lại.

Lưu ý: Khi thêm đơn mới, hệ thống sẽ hiển thị thông báo, bạn chọn Xác nhận để tự động thêm các món này vào đơn.

4. Quản lý ghi chú món

• Tình huống: Gian hàng của bạn (đặc biệt là trà sữa, cafe) có các tùy chọn ghi chú phổ biến (như “Ít đường”, “Nhiều đá”,…) và bạn muốn đồng bộ các ghi chú này để nhân viên chọn nhanh.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Thiết lập và thêm mới Ghi chú món:

1. Tại màn hình Quản lý, từ menu Thiết lập, bạn chọn Quản lý ghi chú món.

1. Tại màn hình Ghi chú món, kích nút + Ghi chú món.
2. Điền các thông tin:
   • Tên ghi chú: Tên hiển thị (ví dụ: “30% Đường”, “50% Đá”).
   • Nhóm ghi chú: Chọn nhóm có sẵn hoặc tạo nhóm mới (ví dụ: “Độ ngọt”, “Lượng đá”).
   • Thêm hàng hóa: Kích + Thêm hàng để chọn các hàng hóa sẽ được áp dụng ghi chú nhanh này.
3. Nhấn Lưu để hoàn tất.

• Sử dụng ghi chú món trên màn hình Thu ngân:

1. Trên màn hình Thu ngân, khi bạn chọn một món và kích vào Ghi chú/Món thêm.
2. Các ghi chú sẵn (đã thiết lập) sẽ hiện dưới dạng tag (nhãn) bên dưới ô nhập.
3. Bạn có thể kích vào các tag này để thêm nhanh ghi chú cho món.

IV. Thao tác trên Điện thoại

Tính năng Gọi món trên ứng dụng di động KiotViet Nhân viên nhà hàng hỗ trợ cửa hàng thực hiện các thao tác: Xem trạng thái phòng/bàn, tạo đơn và gọi món, cập nhật thông tin đơn hàng, và hủy đơn khi cần thiết.

1. Xem danh sách và Tạo đơn hàng

• Tình huống: Khi khách vào bàn, bạn cần mở bàn và bắt đầu ghi nhận order.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Mở ứng dụng, màn hình hiển thị danh sách phòng/bàn (Bàn màu xanh: đang sử dụng; Bàn màu trắng: còn trống).

1. Nếu phòng/bàn trống: Chạm vào bàn để mở màn hình chọn món.
2. Nếu phòng/bàn đang có 1 đơn: Chạm vào bàn để mở chi tiết đơn. Chạm vào biểu tượng 3 chấm và chọn Thêm đơn mới.

1. Nếu phòng/bàn có nhiều hơn 1 đơn: Chạm vào bàn, danh sách đơn hiện ra → chạm Tạo đơn mới.

1. Tại màn hình chọn món, bạn có thể:
   • Lọc theo nhóm hàng (có thể bật “Hiển thị nhóm hàng con” trong Thiết lập).

• Tìm kiếm món (quét mã vạch, tìm theo tên, mã).

• Chạm để chọn món.
• Sau khi chọn xong các món, chạm Xem đơn.

2. Cập nhật món trong đơn (Số lượng, Ghi chú, Món thêm)

• Tình huống: Khách muốn thêm topping, gọi thêm số lượng, hoặc yêu cầu “không cay”.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Thêm món thêm (topping): Chạm vào món, màn hình chi tiết món hiện ra, chọn món thêm → chạm Thêm vào đơn.

• Thêm dịch vụ tính giờ: Chạm vào món dịch vụ, bạn có thể chạm Dừng tính giờ hoặc sửa Số lượng →  chạm Lưu lại.

• Thay đổi Số lượng, Giá, Ghi chú: Chạm vào chi tiết món, thay đổi thông tin → chạm Lưu.

• Đánh dấu ưu tiên: Trên màn hình Chi tiết đơn, vuốt sang trái trên dòng món ăn và chọn biểu tượng lá cờ (ưu tiên).

• Cảnh báo tồn kho: Nếu món gọi vượt quá tồn kho, ứng dụng sẽ hiển thị cảnh báo “Hết tồn kho”.

3. Cập nhật thông tin chung của đơn

• Tình huống: Cần thêm thông tin khách hàng, nhân viên phục vụ, hoặc ghi chú chung cho cả đơn.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Tại màn hình chi tiết đơn, chạm vào biểu tượng 3 chấm → chọn Thông tin đơn hàng.
  • Thay đổi các thông tin cần thiết (Khách hàng, Thời gian, Phục vụ, Ghi chú).

• Để đổi Bảng giá: Chạm trực tiếp vào tên bảng giá trên chi tiết đơn → chọn bảng giá mới.

4. Thông báo (Báo bếp)

• Tình huống: Sau khi ghi nhận xong các món khách gọi (hoặc gọi thêm), bạn cần gửi yêu cầu này xuống bếp.
• Thao tác thực hiện như sau: Tại màn hình chi tiết đơn, chạm vào nút Thông báo ở phía dưới màn hình.

5. Hủy món hoặc Hủy đơn hàng

• Tình huống: Khách hủy món (đã báo bếp hoặc chưa) hoặc hủy toàn bộ đơn hàng.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Hủy món:
    • Chạm vào chi tiết món và giảm số lượng hoặc vuốt sang trái trên dòng món và chọn Xóa.

• Lưu ý: Để hủy món, nhân viên cần được phân quyền (không bị tích chọn Không cho phép xóa món).
• Nếu món đã thông báo bếp, ứng dụng sẽ hiển thị pop-up Hủy món. Bạn cần Nhập lý do hủy món và chạm Chắc chắn. Phiếu “Hủy món” sẽ được in ra (nếu thiết lập).

• Hủy đơn hàng:
  • Lưu ý: Cần được phân quyền tương tự như hủy món.
  • Chạm vào biểu tượng 3 chấm → chọn Hủy đơn hàng.
  • Nếu đơn đã thông báo bếp, hệ thống sẽ yêu cầu bạn Nhập lý do hủy món và chạm Chắc chắn để xác nhận hủy.

V. Thao tác trên Máy POS

Tính năng Gọi món trên ứng dụng KiotViet Máy POS Nhà hàng hỗ trợ các thao tác nghiệp vụ tương tự như trên máy tính.

1. Tổng quan và Cách vào màn hình

• Đăng nhập: Mở ứng dụng KiotViet Máy POS Nhà hàng và đăng nhập bằng tài khoản của bạn.

• Màn hình chính: Giao diện bao gồm Danh sách phòng/bàn, Thực đơn bên trái, chi tiết đơn hàng ở bên phải.

2. Thêm món vào đơn hàng

• Tình huống: Thu ngân tại quầy nhận order từ khách.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Chọn phòng/bàn (hoặc bàn Mang về/Giao đi).
  • Sử dụng tab Thực đơn, lọc theo nhóm hoặc tìm kiếm món.
  • Chạm vào món để thêm vào đơn hàng.

• Thêm món mới (chưa có):

1. Nhấn vào biểu tượng dấu .

1. Trên màn hình Thêm hàng hóa, bạn nhập các thông tin cơ bản (tên món, giá bán…).
2. Nhấn Lưu lại. Món ăn sẽ tự động được thêm vào đơn hàng với số lượng là 1 và đồng thời được lưu vào danh mục hàng hóa của bạn.

• Bạn có thể tăng/giảm số lượng món trực tiếp trên chi tiết đơn hàng.

3. Cập nhật món trong đơn

• Tình huống: Khách muốn thay đổi số lượng, thêm ghi chú/topping khi đang order tại quầy.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Tăng/Giảm/Hủy món: Trên chi tiết đơn hàng,
    • Chạm vào +, – hoặc nhấn trực tiếp vào ô số lượng và nhập số mới.

• Hoặc chạm 3 chấm → Xóa món.

• Nếu món đã thông báo bếp, hệ thống sẽ yêu cầu Lý do hủy.

• Ghi chú/Món thêm: Chạm vào biểu tượng … trên dòng món → chọn Chỉnh sửa. Các ghi chú nhanh đã thiết lập cũng sẽ hiển thị tại đây để chọn.

• Đổi giá/Giảm giá: Chạm vào 3 chấm trên dòng món → chọn Giảm giá/ Thay đổi giá (tài khoản cần được phân quyền).

4. Cập nhật thông tin chung của đơn

• Tình huống: Cần thêm khách hàng, đổi bảng giá, hoặc nhập số lượng khách cho đơn.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Khách hàng/Số lượng khách/Ghi chú: Chạm vào các biểu tượng tương ứng ở khu vực thông tin chung của đơn hàng để cập nhật.
  • Bảng giá, Kênh bán: Chạm trực tiếp vào tên bảng giá đang áp dụng để chọn lại.

5. Cập nhật giá bán niêm yết (giá gốc)

• Tình huống: Khi đang gọi món, bạn phát hiện giá niêm yết của một món bị sai và muốn sửa lại giá gốc trong bảng giá (không chỉ sửa giá trên đơn hàng này).
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Yêu cầu: Tài khoản phải được phân quyền Thêm mới trong Danh mục sản phẩm và Cập nhật trong Thiết lập giá.
  • Khi bạn nhấn vào giá bán của món để sửa, trên dòng Giá bán, bạn nhấn Sửa giá bán.

• Hệ thống mở ra màn hình Cập nhật bảng giá → nhập giá trị vào ô Giá bán mới (đây là giá niêm yết sẽ áp dụng cho cả các lần bán sau).
• Nhấn Cập nhật và Xác nhận.

• Ngoài ra, bạn cũng có thể vào menu tùy chọn (3 gạch góc trên bên phải) → chọn Thiết lập giá để mở màn hình này.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD – Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!