Trả hàng nhập

(Ngành Ăn uống, Giải trí)

I. Giới thiệu chung

Sau khi nhập hàng từ nhà cung cấp, vì một lý do nào đó (ví dụ: nguyên vật liệu bị lỗi, hàng không đúng quy cách, đồ uống gần hết hạn…) mà nhà hàng cần trả lại hàng, KiotViet hỗ trợ tính năng Trả hàng nhập. Thao tác này sẽ tự động giảm số lượng tồn kho của hàng hóa và cập nhật lại công nợ với nhà cung cấp.

Lợi ích nổi bật của tính năng Trả hàng nhập trên KiotViet:

• Kiểm soát chất lượng đầu vào: Giúp bạn xử lý ngay các lô hàng nguyên vật liệu, đồ uống không đạt chất lượng.
• Quản lý tồn kho chính xác: Tự động trừ tồn kho của hàng hóa bị trả lại, đảm bảo số liệu trên phần mềm luôn khớp với thực tế.
• Minh bạch công nợ: Cập nhật lại chính xác công nợ phải trả cho nhà cung cấp, ghi nhận số tiền nhà cung cấp hoàn lại.
• Xử lý linh hoạt: Hỗ trợ cả hai phương thức: Trả hàng nhanh (không cần phiếu nhập gốc) và Trả hàng theo phiếu nhập (để đối soát chính xác).

II. Các thao tác cơ bản

Để dễ hình dung, các ví dụ dưới đây sẽ minh họa những tình huống thực tế trong ngành Ăn uống, Giải trí.

1. Trả hàng nhập nhanh

• Tình huống: Bạn phát hiện một số chai si-rô bị lỗi (không nhớ rõ phiếu nhập) và cần trả lại ngay cho nhà cung cấp để đối trừ công nợ.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Tại màn hình Quản lý, vào menu Giao dịch, chọn Trả hàng nhập.

2. Trên màn hình Phiếu trả hàng nhập, nhấn + Trả hàng nhập.

3. Chọn hàng hóa cần trả: Sử dụng ô tìm kiếm (hỗ trợ chế độ nhập thường/nhập nhanh – F6) hoặc Import từ file excel để thêm các hàng hóa.

4. Chọn nhà cung cấp cần trả: Tìm và chọn hoặc thêm nhà cung cấp mới trong ô Tìm nhà cung cấp (F4).
5. Nhập thông tin tiền hàng trả:
   • Tổng tiền hàng: Hệ thống tự động tính dựa trên số lượng và giá nhập gần nhất. Bạn có thể sửa lại Giá trả lại nếu cần.
   • Tiền nhà cung cấp trả (F8): Nhập số tiền nhà cung cấp hoàn lại ngay (chọn phương thức Tiền mặt, Thẻ, Chuyển khoản).
   • Tính vào công nợ: Nếu nhà cung cấp chưa hoàn tiền, số tiền này sẽ được ghi nhận để đối trừ vào công nợ.
6. Kiểm tra Ghi chú, Ngày/giờ trả và nhấn Trả hàng nhập để hoàn tất.

2. Trả hàng nhập theo phiếu nhập hàng

• Tình huống: Lô hàng nước khoáng bạn nhập hôm qua (theo phiếu nhập PN000104 ) bị sai quy cách. Bạn cần tạo phiếu trả hàng dựa theo đúng phiếu nhập đó để đảm bảo giá trả lại chính xác.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Tại màn hình Quản lý, vào menu Giao dịch, chọn Nhập hàng.
2. Tìm và chọn phiếu nhập hàng (PN000104) bạn cần trả.
3. Nhấn nút Trả hàng.

4. Hệ thống sẽ chuyển sang màn hình Trả hàng nhập, với các thông tin hàng hóa và nhà cung cấp được điền sẵn từ phiếu nhập gốc.
5. Nhập số lượng của từng hàng hóa cần trả lại vào cột Số lượng.
6. Hệ thống tự động tính tiền hàng cần trả theo giá nhập gốc.
7. Nhập thông tin thanh toán (Tiền nhà cung cấp trả, công nợ) tương tự như trả hàng nhanh.
8. Nhấn Trả hàng nhập để hoàn tất.

III. Các tính năng nâng cao

1. Cập nhật thông tin phiếu trả hàng nhập

• Tình huống: Bạn đã “Trả hàng” nhưng quên thêm ghi chú hoặc cần sửa lại thời gian trả.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Với các phiếu ở trạng thái Đã trả hàng, bạn chỉ có thể thay đổi các thông tin: Người tạo, Thời gian trả, và Ghi chú.
  • Bạn cũng có thể cập nhật Nhà cung cấp nếu phiếu đó chưa được gán nhà cung cấp.

2. Hủy phiếu trả hàng nhập

• Tình huống: Nhân viên tạo nhầm một phiếu trả hàng nhập. Bạn cần hủy phiếu này để khôi phục lại tồn kho và công nợ.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Vào Giao dịch → Trả hàng nhập.
2. Tìm và chọn phiếu trả hàng muốn hủy (phiếu phải ở trạng thái “Đã trả hàng”).
3. Nhấn nút Hủy bỏ và chọn Đồng ý.

4. Nếu phiếu trả hàng có phiếu thu (nhà cung cấp hoàn tiền) liên quan, hệ thống sẽ hỏi “Bạn có muốn hủy những phiếu thanh toán liên quan?”. Bạn nên chọn Đồng ý để hủy.

5. Sau khi hủy, hệ thống sẽ tự động cộng lại tồn kho của hàng hóa và cập nhật lại công nợ nhà cung cấp.

3. Sao chép phiếu trả hàng nhập

• Tình huống: Bạn vừa tạo một phiếu trả hàng nhập cho một số mặt hàng (ví dụ: rau củ hỏng) và giờ lại phát hiện thêm một lô tương tự cần trả.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Vào Giao dịch → Trả hàng nhập.
2. Tìm và chọn phiếu trả hàng nhập bạn muốn dùng làm mẫu.
3. Nhấn Sao chép.

4. Hệ thống sẽ tạo một phiếu mới (ở trạng thái Phiếu tạm) với nội dung y hệt phiếu cũ. Bạn chỉ cần điều chỉnh lại (nếu cần) và nhấn Trả hàng nhập.

4. Xuất danh sách phiếu trả hàng nhập ra file Excel

• Tình huống: Bạn cần xuất file Excel tất cả các phiếu trả hàng nhập trong tháng để báo cáo.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Vào Giao dịch → Trả hàng nhập.
2. Nhấn nút Xuất file (sau khi đã lọc thời gian, trạng thái nếu cần).
3. Chọn File tổng quan (danh sách phiếu) hoặc File chi tiết (chi tiết hàng hóa trong các phiếu).

5. Xem/in/xuất file từng phiếu trả hàng nhập

• Tình huống: Bạn cần in một phiếu trả hàng nhập cụ thể để làm chứng từ giao nhận với nhà cung cấp.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Vào Giao dịch → Trả hàng nhập.
2. Tìm và mở phiếu trả hàng nhập cần xem.
3. Tại đây bạn có thể In hoặc Xuất file chi tiết của phiếu đó.

6. Tìm kiếm, sắp xếp phiếu trả hàng nhập

• Tình huống: Bạn muốn tìm lại tất cả các phiếu trả hàng nhập cho “Nhà cung cấp A” trong quý này.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Vào Giao dịch → Trả hàng nhập.
2. Sử dụng các bộ lọc ở đầu trang để tìm kiếm theo:
   • Mã phiếu trả, mã phiếu nhập gốc.
   • Tên hoặc mã hàng hóa, tên hoặc mã nhà cung cấp.
   • Ghi chú, người tạo, trạng thái (Đã trả, Đã hủy).
   • Chi nhánh, thời gian…
3. Sắp xếp danh sách bằng cách nhấn vào tiêu đề các cột (Mã trả hàng nhập, Thời gian, Nhà cung cấp…).

IV. Thao tác trên Điện thoại

Tính năng Trả hàng nhập trên ứng dụng KiotViet Quản lý Nhà hàng chủ yếu hỗ trợ quản lý xem lại lịch sử trả hàng nhập và hủy phiếu khi cần thiết.

1. Xem danh sách và chi tiết

• Tình huống: Quản lý muốn xem nhanh danh sách các phiếu trả hàng nhập hôm nay.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Trên menu Nhiều hơn → chạm Trả hàng nhập. Hệ thống sẽ hiển thị danh sách phiếu.

2. Chạm vào một phiếu bất kỳ để xem thông tin chi tiết của phiếu đó.

2. Hủy phiếu trả hàng nhập

• Tình huống: Bạn muốn hủy một phiếu trả hàng nhập ngay trên điện thoại.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Mở chi tiết phiếu, chạm vào biểu tượng thùng rác → chọn Hủy.

• Nếu phiếu trả hàng có phiếu thu (nhà cung cấp hoàn tiền) liên quan, hệ thống thêm tùy chọn Đồng thời hủy phiếu thanh toán. Bạn nên tích chọn để hủy.

3. Tìm kiếm/lọc

• Tình huống: Bạn muốn lọc nhanh các phiếu trả hàng nhập ở một chi nhánh cụ thể hoặc tìm theo tên nhà cung cấp.
• Thao tác thực hiện như sau: Sử dụng các bộ lọc có sẵn để lọc theo: Thời gian, Chi nhánh, Trạng thái, hoặc tìm theo Mã phiếu trả, Mã phiếu nhập, Tên/mã hàng, Tên/mã NCC…

4. Sắp xếp

• Tình huống: Bạn muốn xem các phiếu trả hàng nhập cũ nhất lên đầu.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Chạm vào biểu tượng sắp xếp (thường là mũi tên lên xuống).
  • Chọn Mới nhất hoặc Cũ nhất tùy theo nhu cầu xem.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD – Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!