Trả hàng

(Ngành Ăn uống, Giải trí)

I. Giới thiệu chung

Trong quá trình vận hành nhà hàng, quán ăn, việc khách hàng trả lại hàng hóa có thể xảy ra vì nhiều lý do (ví dụ: món ăn không đúng yêu cầu, đồ uống bị lỗi, khách hàng đổi ý). Tính năng Trả hàng của KiotViet giúp bạn xử lý các tình huống này một cách chuyên nghiệp và có hệ thống.

Lợi ích nổi bật của tính năng Trả hàng trên KiotViet:

• Xử lý linh hoạt: Cho phép nhân viên thực hiện trả hàng theo hóa đơn cụ thể (để đối soát) hoặc trả hàng nhanh (không cần hóa đơn).
• Quản lý tồn kho chính xác: Hệ thống tự động cập nhật lại tồn kho. Đặc biệt, có tùy chọn cộng lại tồn kho nguyên vật liệu đối với các món ăn (hàng chế biến) bị trả lại.
• Kiểm soát tài chính: Ghi nhận chính xác số tiền hoàn trả cho khách, đảm bảo doanh thu và công nợ (nếu có) được điều chỉnh đúng.
• Nhanh chóng tại quầy: Hỗ trợ thao tác trả hàng trực tiếp trên màn hình thu ngân của máy POS, giúp xử lý phàn nàn của khách hàng ngay lập tức.

II. Các thao tác cơ bản

Để dễ hình dung, các ví dụ dưới đây sẽ minh họa những tình huống thực tế trong ngành Ăn uống, Giải trí.

1. Trả hàng theo hóa đơn

• Tình huống: Một khách hàng đã thanh toán hóa đơn mua 2 hộp bánh Su kem, nhưng phàn nàn rằng có 1 hộp không đạt chất lượng và yêu cầu hoàn tiền. Bạn cần lập phiếu trả hàng dựa trên hóa đơn gốc của khách.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Cách 1: Vào menu Giao dịch, chọn Trả hàng, sau đó nhấn + Trả hàng.

• Cách 2: Trên màn hình Thu ngân → nhấn menu tùy chọn (3 gạch góc trên bên phải màn hình) → Chọn hóa đơn trả hàng.

• Hệ thống hiển thị cửa sổ Chọn hóa đơn trả hàng. Bạn tìm mã hóa đơn của khách (có thể tìm theo SĐT, tên khách, hoặc mã hóa đơn).
• Chọn hóa đơn chính xác và nhấn Chọn.

• Hệ thống hiển thị các món trong hóa đơn. Bạn cập nhật số lượng trả là 1.
• Nhấn Thanh toán trả.

• Kiểm tra lại số Tiền trả khách (ví dụ: 25,000 VNĐ) và chọn hình thức hoàn tiền.
• Nhấn Trả hàng để hoàn tất.

2. Trả hàng nhanh

• Tình huống: Một khách mua chai sữa ngô nhưng không lấy hóa đơn. Sau đó họ phát hiện chai sữa bị hỏng và quay lại trả. Bạn đồng ý nhận lại và hoàn tiền cho khách.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Cách 1: Vào menu Giao dịch, chọn Trả hàng, sau đó nhấn + Trả hàng.

• Cách 2: Trên màn hình Thu ngân → nhấn menu tùy chọn (3 gạch góc trên bên phải màn hình) → Chọn hóa đơn trả hàng.

• Hệ thống hiển thị cửa sổ Chọn hóa đơn trả hàng → nhấn nút Trả nhanh.

• Tìm và thêm Sữa ngô vào phiếu, nhập số lượng là 1 và nhập đơn giá trả lại cho khách.
• Nhấn Thanh toán trả

• Kiểm tra lại số Tiền trả khách và chọn hình thức hoàn tiền.
• Nhấn Trả hàng để hoàn tất. Tồn kho của Sữa ngô sẽ được cộng lại 1.

III. Các tính năng nâng cao

1. Cập nhật thông tin phiếu trả hàng

• Tình huống: Bạn muốn thêm ghi chú cho một phiếu trả hàng đã tạo, hoặc gán lại phiếu đó cho một nhân viên nhận trả khác.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Cập nhật từng phiếu: Vào Giao dịch → Trả hàng, chọn phiếu cần sửa. Bạn chỉ có thể thay đổi các thông tin như: Người nhận trả, Thời gian, Ghi chú. Nhấn Lưu sau khi hoàn tất.

• Cập nhật hàng loạt: Tích chọn nhiều phiếu trả hàng, nhấn Thao tác → Cập nhật thông tin chung. Bạn có thể cập nhật nhanh Người nhận trả và Ghi chú cho tất cả phiếu đã chọn.

2. Hủy phiếu trả hàng

• Tình huống: Nhân viên tạo nhầm một phiếu trả hàng. Bạn cần hủy phiếu này đi để khôi phục lại số liệu.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Vào Giao dịch → Trả hàng.
2. Tìm và chọn phiếu trả hàng muốn hủy (phiếu phải ở trạng thái “Đã trả”).
3. Nhấn nút Hủy bỏ và chọn Đồng ý.

4. Nếu phiếu trả hàng đó có phát sinh phiếu chi (hoàn tiền), hệ thống sẽ hỏi “Bạn có muốn hủy phiếu thanh toán liên quan không?”. Bạn nên chọn Đồng ý để hủy.

5. Sau khi hủy, tồn kho hàng hóa sẽ bị trừ đi (ngược lại với lúc tạo phiếu trả).

3. Trả hàng ở chế độ offline

• Tình huống: Bạn đang thực hiện thao tác trả hàng cho khách thì bị mất kết nối Internet.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Bạn tiếp tục thực hiện thao tác trả hàng (theo hóa đơn hoặc trả nhanh) như bình thường. Giao dịch sẽ được lưu tạm vào máy tính.

2. Khi có kết nối Internet trở lại, bạn nhấn vào nút Đồng bộ dữ liệu trên màn hình Thu ngân.
3. Chọn Loại phiếu là Trả hàng và nhấn Đồng bộ tất cả. Các giao dịch trả hàng offline sẽ được đẩy lên hệ thống.

4. Tìm kiếm, sắp xếp phiếu trả hàng

• Tình huống: Bạn muốn xem lại tất cả các phiếu trả hàng trong tháng này hoặc tìm một phiếu trả hàng theo tên khách hàng.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Trên màn hình Quản lý, bạn vào Giao dịch → Trả hàng.
2. Sử dụng các bộ lọc ở đầu trang để tìm kiếm theo:
   • Mã phiếu trả, mã hóa đơn gốc.
   • Tên hoặc mã hàng hóa, thông tin khách hàng.
   • Người nhận trả, người tạo, trạng thái (Đã trả, Đã hủy).
   • Thời gian, chi nhánh, phòng/bàn…
3. Sắp xếp danh sách bằng cách nhấn vào tiêu đề các cột (Mã trả hàng, Thời gian, Khách hàng…).

5. Xem/in/xuất file phiếu trả hàng

• Tình huống: Bạn cần xuất file Excel chi tiết các mặt hàng đã bị trả trong quý, hoặc in lại phiếu trả hàng cho khách.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Xuất file danh sách: Tại màn hình danh sách Phiếu trả hàng, nhấn Xuất file. Bạn có thể chọn File tổng quan (danh sách phiếu) hoặc File chi tiết (chi tiết hàng hóa trong các phiếu).

• Xem/in/xuất file (từng phiếu): Mở một phiếu trả hàng cụ thể để xem chi tiết, nhấn In để in, hoặc Xuất file để xuất chi tiết phiếu đó.

IV. Thao tác trên Điện thoại

Tính năng Trả hàng trên ứng dụng KiotViet Quản lý Nhà hàng chủ yếu hỗ trợ quản lý xem lại lịch sử trả hàng, kiểm soát các giao dịch đã thực hiện.

1. Xem danh sách và chi tiết

• Tình huống: Quản lý muốn xem nhanh danh sách các phiếu trả hàng hôm nay.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Trên ứng dụng KiotViet Quản lý Nhà hàng, bạn vào menu Nhiều hơn → chạm Trả hàng. Hệ thống sẽ hiển thị danh sách phiếu.

2. Chạm vào một phiếu bất kỳ để xem thông tin chi tiết của phiếu đó.

3. Khi xem chi tiết phiếu trả hàng, bạn có thể hủy phiếu bị sai thông tin.

2. Tìm kiếm/lọc

• Tình huống: Bạn muốn lọc nhanh các phiếu trả hàng ở một chi nhánh cụ thể hoặc tìm theo mã hóa đơn gốc.
• Thao tác thực hiện như sau: Sử dụng các bộ lọc có sẵn để lọc theo: Thời gian, Chi nhánh, Trạng thái, hoặc tìm theo Mã phiếu trả, Mã hóa đơn, Tên/mã hàng, Thông tin khách hàng…

3. Sắp xếp

• Tình huống: Bạn muốn xem các phiếu trả hàng cũ nhất lên đầu danh sách.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Chạm vào biểu tượng sắp xếp (thường là mũi tên lên xuống).
  • Chọn Mới nhất hoặc Cũ nhất tùy theo nhu cầu xem.

4. Tùy chọn hiển thị

• Tình huống: Bạn muốn xem nhanh tổng số tiền Đã trả khách thay vì Tổng tiền hàng của các phiếu trong danh sách.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Chạm vào Tổng tiền hàng.
2. Chọn thông tin bạn muốn hiển thị: Giảm giá, Tổng sau giảm giá, Phí trả hàng, Cần trả khách, Đã trả khách.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD – Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!