Hóa đơn

(Ngành Ăn uống, Giải trí)

I. Giới thiệu chung

Tính năng quản lý Hóa đơn trên KiotViet cho phép bạn xem lại, tra cứu và thực hiện các thao tác nghiệp vụ (như cập nhật, hủy, sao chép, in ấn) đối với các hóa đơn đã được tạo từ màn hình thu ngân. Đây là công cụ quan trọng giúp quản lý nhà hàng kiểm soát doanh thu và xử lý các tình huống phát sinh sau bán hàng.

Lợi ích nổi bật của tính năng quản lý Hóa đơn trên KiotViet:

• Quản lý tập trung: Toàn bộ hóa đơn của nhà hàng, quán ăn được lưu trữ tại một nơi duy nhất, dễ dàng tra cứu.
• Xử lý nghiệp vụ linh hoạt: Cho phép quản lý cập nhật thông tin, sao chép hóa đơn cũ hoặc hủy các hóa đơn bị tạo sai sót.
• Tra cứu lịch sử chi tiết: Dễ dàng xem lại lịch sử thanh toán (đối với khách nợ), lịch sử trả hàng hoặc lịch sử giao hàng của một hóa đơn cụ thể.
• Hỗ trợ trên di động: Quản lý có thể xem và hủy hóa đơn ngay trên ứng dụng di động mà không cần mở máy tính.

II. Các thao tác cơ bản

Để dễ hình dung, các ví dụ dưới đây sẽ minh họa những tình huống thực tế trong ngành Ăn uống, Giải trí.

1. Cập nhật thông tin hóa đơn

• Tình huống: Một hóa đơn đã thanh toán nhưng nhân viên quên nhập ghi chú (ví dụ: “Khách VIP, yêu cầu đặc biệt”) hoặc cần thay đổi người nhận đơn.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Vào menu Giao dịch, chọn Hóa đơn.
2. Tìm kiếm và chọn hóa đơn muốn thay đổi thông tin.
3. Hệ thống chỉ cho phép thay đổi các thông tin: Người nhận đơn, Thời gian, Số khách, Ghi chú, Giao hàng (nếu là hóa đơn giao hàng).
4. Sau khi thay đổi thông tin, nhấn Lưu.

2. Xem lịch sử hóa đơn

• Tình huống: Một khách hàng quen thanh toán nợ nhiều lần cho một hóa đơn. Bạn muốn kiểm tra lại lịch sử thanh toán của hóa đơn đó.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Vào menu Giao dịch, chọn Hóa đơn.
2. Tìm kiếm và chọn hóa đơn cần xem lịch sử.
3. Trong chi tiết hóa đơn, bạn có thể xem các tab:
   • Lịch sử thanh toán: Hiển thị các lần thanh toán (nếu khách hàng có ghi nợ).

• Lịch sử trả hàng: Hiển thị nếu khách có trả lại hàng (món ăn, đồ uống) từ hóa đơn này.

• Lịch sử giao hàng: Hiển thị nếu đây là hóa đơn giao hàng.

III. Các tính năng nâng cao

1. Sao chép hóa đơn

• Tình huống: Một đoàn khách đặt tiệc với các món ăn và số lượng y hệt một hóa đơn đã thanh toán trước đó. Bạn muốn tạo nhanh hóa đơn mới mà không cần chọn lại từ đầu.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Vào menu Giao dịch → Hóa đơn → chọn hóa đơn cần sao chép.
2. Nhấn nút Sao chép.

3. Hệ thống sẽ chuyển sang màn hình Thu ngân với một hóa đơn mới, chứa đầy đủ các món ăn của hóa đơn cũ.

4. Bạn có thể điều chỉnh lại (nếu cần) và nhấn Tiếp tục → Tạo hóa đơn để thanh toán.

Lưu ý: Hóa đơn sao chép không hỗ trợ các thao tác như Báo bếp, Kiểm đồ, Tách ghép đơn.

2. Hủy hóa đơn

• Tình huống: Nhân viên thu ngân tạo nhầm một hóa đơn (ví dụ: thừa món, sai bàn) và đã lỡ thanh toán. Bạn cần hủy hóa đơn này để điều chỉnh lại doanh thu và hoàn lại tồn kho.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Vào Giao dịch → Hóa đơn → chọn hóa đơn cần hủy bỏ.
2. Nhấn nút Hủy bỏ → nhấn Đồng ý.

3. Hệ thống sẽ giảm trừ doanh thu, cộng lại tồn kho hàng hóa và cập nhật lại công nợ (nếu có).
4. Nếu hóa đơn đã thanh toán, hệ thống sẽ hỏi “Bạn có muốn hủy những phiếu thanh toán liên quan?”. Bạn nên chọn Đồng ý để hủy cả phiếu thanh toán, đảm bảo dữ liệu tài chính chính xác.

3. Xuất file/In hóa đơn

• Tình huống: Bạn cần in lại hóa đơn cho khách hoặc xuất file Excel danh sách các hóa đơn trong ngày để báo cáo.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Xuất file danh sách: Tại màn hình danh sách Hóa đơn, nhấn nút Xuất file.
  • Xuất file chi tiết: Mở một hóa đơn cụ thể và nhấn Xuất file.

• In hóa đơn: Mở một hóa đơn cụ thể và nhấn In.

4. Tìm kiếm, sắp xếp hóa đơn

• Tình huống: Bạn muốn tìm lại tất cả các hóa đơn của một khách hàng cụ thể hoặc các hóa đơn thanh toán bằng “Thẻ” trong tháng này.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Vào menu Giao dịch, chọn Hóa đơn.
2. Sử dụng các bộ lọc ở đầu trang để tìm kiếm theo rất nhiều tiêu chí:
   • Mã hóa đơn, mã/tên hàng hóa, thông tin khách hàng.
   • Người tạo, người bán, ghi chú, chi nhánh.
   • Thời gian, trạng thái, phương thức thanh toán.
   • Bảng giá, phòng/bàn…
3. Bạn cũng có thể sắp xếp danh sách bằng cách nhấn vào tiêu đề các cột (Mã hóa đơn, Thời gian, Khách hàng…).

5. Thao tác trên nhiều hóa đơn cùng lúc

• Tình huống: Bạn muốn gán tất cả các hóa đơn Giao hàng hôm nay cho một nhân viên nhận đơn (shipper) cụ thể.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Tích chọn các hóa đơn cần cập nhật thông tin.
2. Nhấn Thao tác → chọn Cập nhật thông tin chung.
3. Cập nhật các thông tin (Người nhận đơn, Kênh bán, Ghi chú) và nhấn Lưu.
4. Bạn cũng có thể dùng menu Thao tác để Cập nhật giao hàng, In, Xuất file, Hủy bỏ hàng loạt.

IV. Thao tác trên Điện thoại

Tính năng Hóa đơn trên ứng dụng di động hỗ trợ quản lý nhà hàng thực hiện các thao tác: xem danh sách, xem chi tiết, hủy đơn, in, tìm kiếm và sắp xếp.

1. Xem danh sách và chi tiết hóa đơn

• Tình huống: Quản lý muốn xem nhanh danh sách các hóa đơn vừa phát sinh trong ngày.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Trên ứng dụng KiotViet Quản lý Nhà hàng, từ menu Nhiều hơn, bạn chạm Hóa đơn. Hệ thống sẽ hiển thị danh sách hóa đơn.
2. Chạm vào một hóa đơn bất kỳ để xem thông tin chi tiết của hóa đơn đó.

Ngoài ra, bạn có thể xem lịch sử các đơn hàng đã thanh toán trên thiết bị đang sử dụng trên ứng dụng KiotViet Nhân viên Nhà hàng bằng cách chạm tùy chọn 3 gạch trên màn hình Phòng bàn → chọn Lịch sử đơn hàng → chạm vào hóa đơn cần xem chi tiết.

2. Hủy hóa đơn

• Tình huống: Bạn phát hiện nhân viên tạo sai một hóa đơn và cần hủy ngay trên điện thoại.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Mở chi tiết hóa đơn cần hủy.
2. Chạm vào biểu tượng ba chấm và chọn Hủy phiếu.
3. Xác nhận Xóa một lần nữa.
4. Nếu hóa đơn có phiếu thanh toán đi kèm, ứng dụng thêm tùy chọn Đồng thời hủy phiếu thanh toán. Bạn nên tích chọn để hủy phiếu tránh sai lệch công nợ.

3. In hóa đơn

• Tình huống: Bạn muốn in lại một hóa đơn cũ từ điện thoại ra máy in mạng.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Đảm bảo bạn đã thiết lập Sử dụng máy in trong Thiết lập của ứng dụng.
2. Trên ứng dụng KiotViet Quản lý Nhà hàng, mở chi tiết hóa đơn, chạm vào biểu tượng (ba chấm) và chọn In phiếu.
3. Chọn mẫu in (nếu có nhiều mẫu) và chọn số liên cần in trên màn hình xem trước, sau đó chạm In.

Ngoài ra, trên ứng dụng KiotViet Nhân viên Nhà hàng khi xem chi tiết hóa đơn trong Lịch sử các đơn hàng đã thanh toán trên thiết bị đang sử dụng, bạn chạm In.

4. Tìm kiếm/lọc

• Tình huống: Bạn muốn tìm nhanh một hóa đơn theo Mã hóa đơn hoặc lọc các hóa đơn của một chi nhánh cụ thể.
• Thao tác thực hiện như sau: Sử dụng các bộ lọc có sẵn để lọc theo: Thời gian, Chi nhánh, Trạng thái, hoặc tìm theo Mã hóa đơn, Tên/mã hàng, Thông tin khách hàng...

5. Sắp xếp

• Tình huống: Bạn muốn xem các hóa đơn cũ nhất lên đầu danh sách.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Chạm vào biểu tượng sắp xếp (thường là mũi tên lên xuống).
2. Chọn Mới nhất hoặc Cũ nhất tùy theo nhu cầu xem.

6. Tùy chọn hiển thị

• Tình huống: Bạn muốn xem nhanh tổng số tiền “Khách đã trả” thay vì “Tổng tiền hàng” của các hóa đơn trong danh sách.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Chạm vào dòng Tổng tiền hàng trên danh sách Hóa đơn.
2. Chọn thông tin bạn muốn hiển thị (Ví dụ: Giảm giá hóa đơn, Tổng đã giảm giá, Thu khác, Chiết khấu đối tác, Thuế khấu trừ, Khách cần trả, Khách đã trả…).

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD – Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!