Chi phí nhập hàng

(Ngành Ăn uống, Giải trí)

I. Giới thiệu chung

Tại các nhà hàng, quán ăn, khi nhập nguyên vật liệu, đồ uống thường phát sinh các khoản chi phí khác ngoài tiền hàng như: phí vận chuyển, phí bốc dỡ, phí bảo quản (kho lạnh)… KiotViet hỗ trợ tính năng Quản lý chi phí nhập hàng để phân bổ các chi phí này vào giá nhập, giúp tính toán chính xác giá vốn hàng hóa và công nợ nhà cung cấp.

Lợi ích nổi bật của tính năng Chi phí nhập hàng trên KiotViet:

• Tính toán giá vốn chính xác: Tự động phân bổ các chi phí (vận chuyển, bốc vác…) vào giá nhập của từng nguyên vật liệu, giúp tính toán lợi nhuận chính xác hơn.
• Minh bạch công nợ: Phân biệt rõ ràng “Chi phí nhập hàng” (trả cho NCC) và “Chi phí nhập hàng khác” (trả cho bên thứ 3), giúp đối soát công nợ nhà cung cấp chính xác.
• Quản lý linh hoạt: Cho phép thiết lập nhiều loại chi phí (theo % hoặc số tiền cố định) và tùy chọn có hoàn lại khi trả hàng hay không.

II. Các thao tác cơ bản

Để dễ hình dung, các ví dụ dưới đây sẽ minh họa những tình huống thực tế trong ngành Ăn uống, Giải trí.

1. Thiết lập tính năng

• Tình huống: Lần đầu tiên bạn muốn sử dụng tính năng này để quản lý chi phí vận chuyển cho các đơn hàng nhập nguyên vật liệu.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Tại màn hình Quản lý, vào menu Thiết lập, chọn Thiết lập cửa hàng.
2. Trong khối Thiết lập quản lý, chọn Giao dịch.

3. Bật xanh tính năng Hỗ trợ các khoản chi phí nhập hàng.

2. Thêm và quản lý các loại chi phí nhập hàng

• Tình huống: Bạn muốn tạo một loại chi phí mới tên “Phí lưu kho lạnh” để áp dụng cho các phiếu nhập hàng hải sản và chi phí này sẽ trả trực tiếp cho nhà cung cấp.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Vào menu Thiết lập, chọn Quản lý chi phí nhập hàng.

2. Nhấn nút + Thêm mới.
3. Điền các thông tin:
   • Tên chi phí: Phí lưu kho lạnh.
   • Giá trị: Nhập số tiền cố định (VNĐ) hoặc theo % tổng tiền hàng.
   • Hình thức: Chọn Chi phí nhập hàng (vì chi phí này trả cho Nhà cung cấp). Nếu trả cho bên vận chuyển riêng, bạn chọn Chi phí nhập hàng khác.
   • Phạm vi áp dụng: Chọn chi nhánh áp dụng.
   • Tùy chọn khác:
     • Tự động đưa vào phiếu nhập hàng: Tích chọn nếu muốn chi phí này luôn tự động áp dụng khi tạo phiếu nhập.
     • Hoàn lại khi trả hàng nhập: Tích chọn nếu muốn hệ thống tự động tính hoàn lại chi phí này khi bạn tạo phiếu trả hàng nhập.
4. Nhấn Lưu để hoàn tất.

Quản lý chi phí nhập hàng: Tại màn hình “Chi phí nhập hàng”, bạn có thể Cập nhật, Ngừng hoạt động, Xóa (nếu chưa phát sinh giao dịch) hoặc sắp xếp Thứ tự hiển thị của các loại chi phí.

III. Các tính năng nâng cao

1. Sử dụng chi phí khi Tạo phiếu nhập hàng

• Tình huống: Bạn tạo một phiếu nhập “Hải sản” và cần áp dụng “Phí lưu kho lạnh” (đã thiết lập ở trên) vào phiếu này.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Khi tạo phiếu Nhập hàng, bạn sẽ thấy 2 mục thông tin mới: Chi phí nhập hàng và Chi phí nhập hàng khác.
    • Nếu bạn đã cài đặt “Tự động đưa vào phiếu”, chi phí sẽ tự động hiển thị.
    • Nếu không, bạn nhấn vào mục Chi phí nhập hàng để chọn “Phí vận chuyển kho lạnh” từ danh sách.
  • Hệ thống cho phép bạn thay đổi giá trị chi phí ngay trên phiếu nhập này nếu cần.

• Hệ thống tự động tính toán:
  • Giá nhập (và giá vốn trung bình) của “Hải sản” sẽ được tự động tính lại (phân bổ thêm phí vận chuyển).
  • Số tiền Cần trả nhà cung cấp sẽ bao gồm (Tiền hàng – Giảm giá + Chi phí nhập hàng).

2. Sử dụng chi phí khi Trả hàng nhập

• Tình huống: Lô “Hải sản” nhập về bị lỗi, bạn tạo phiếu Trả hàng nhập và muốn được hoàn lại “Phí lưu kho lạnh” tương ứng.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Trả theo phiếu nhập: Nếu phiếu nhập gốc có “Phí lưu kho lạnh” (và đã tích chọn “Hoàn lại”), khi bạn tạo phiếu trả, hệ thống sẽ tự động gợi ý Chi phí nhập hoàn lại theo đúng tỷ lệ hàng trả.

• Trả hàng nhập nhanh: Bạn cần nhấn vào mục Chi phí nhập hoàn lại và tự tích chọn “Phí vận chuyển kho lạnh” và nhập số tiền được hoàn.

3. Ảnh hưởng đến Công nợ nhà cung cấp

• Tình huống: Bạn muốn biết tổng nợ phải trả cho nhà cung cấp “Hải sản A” đã bao gồm các chi phí nhập hàng hay chưa.
• Cơ chế của KiotViet:
  • Nợ cần trả nhà cung cấp sẽ bao gồm Chi phí nhập hàng (các chi phí trả cho NCC) và được trừ đi bởi Chi phí nhập hoàn lại (khi bạn trả hàng).
  • Chi phí nhập hàng khác (trả cho bên thứ 3) sẽ không tính vào công nợ nhà cung cấp, mà chỉ ảnh hưởng đến giá vốn hàng hóa.

4. Ảnh hưởng đến Báo cáo

• Tình huống: Bạn muốn xem báo cáo lợi nhuận sau khi đã áp dụng các chi phí nhập hàng.
• Cơ chế của KiotViet:
  • Khi tính năng này được bật, giá vốn sản phẩm trong tất cả các báo cáo (Báo cáo Bán hàng, Hàng hóa, Nhà cung cấp, Nhân viên) đều được tính dựa trên giá nhập mới (đã phân bổ các khoản chi phí nhập hàng và chi phí nhập hàng khác).
  • Điều này giúp báo cáo Lợi nhuận phản ánh chính xác hơn.

5. Tùy chỉnh mẫu in

• Tình huống: Bạn muốn hiển thị rõ ràng các chi phí nhập hàng trên mẫu in “Phiếu nhập hàng” để lưu trữ.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Khi thiết lập mẫu in cho Nhập hàng và Trả hàng nhập, bạn có thể sử dụng các trường thông tin mới để hiển thị chi tiết các loại chi phí (ví dụ: {Chi_Phi_Nhap_Hang}, {Muc_Chi_Phi_Nhap_Hang}, {Chi_Phi_Nhap_Hoan_Lai}…).

6. Phân quyền tính năng

• Tình huống: Bạn chỉ muốn nhân viên kế toán có quyền thêm, sửa, xóa các loại chi phí nhập hàng, các nhân viên khác chỉ được sử dụng.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Vào Thiết lập → Quản lý người dùng → Phân quyền.
2. Chọn vai trò (ví dụ: Quản trị chi nhánh).
3. Trong mục Chi phí nhập hàng, bạn cấp các quyền chi tiết: Xem danh sách, Thêm mới, Cập nhật, Xóa.

4. Với vai trò “Nhân viên kho”, bạn có thể chỉ cấp quyền “Xem danh sách” hoặc không cấp quyền nào, họ vẫn có thể chọn các chi phí đã được thiết lập khi tạo phiếu nhập.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD – Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!