Cập nhật đơn

(Ngành Ăn uống, Giải trí)

I. Giới thiệu chung

Các tính năng cập nhật đơn cho phép bạn linh hoạt xử lý các yêu cầu phát sinh của khách hàng ngay tại bàn, như chuyển bàn, gộp nhiều bàn, ghép các đơn lẻ, hoặc tách hóa đơn. Nghiệp vụ này được hỗ trợ trên Máy tính, ứng dụng KiotViet Máy POS Nhà hàng và KiotViet Nhân viên nhà hàng (Mobile).

Lợi ích nổi bật của các tính năng cập nhật đơn:

• Chuyển bàn: Dễ dàng di chuyển đơn hàng của khách sang một bàn mới (bao gồm cả đơn Giao đi, Mang về).
• Gộp bàn: Quản lý các nhóm khách đông ngồi nhiều bàn nhưng muốn thanh toán chung một hóa đơn.
• Ghép đơn: Ghép nhiều đơn hàng riêng lẻ trên các bàn khác nhau vào làm một.
• Tách đơn: Tách một phần đơn hàng sang một đơn mới hoặc một đơn đã có, hỗ trợ khách thanh toán riêng.

II. Các thao tác cơ bản

Các thao tác này được thực hiện trên màn hình Thu ngân phiên bản trên máy tính.

1. Chuyển bàn

• Tình huống: Khi khách hàng có nhu cầu chuyển từ bàn hiện tại sang một bàn khác.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Nhấn vào đơn hàng cần chuyển, chọn Tên bàn.
2. Chọn Loại đơn hàng (ví dụ: Ngồi tại bàn).
3. Chọn Phòng/bàn cần chuyển đến.
4. Nhấn vào nút Cập nhật để hoàn tất việc chuyển bàn.

2. Gộp bàn

• Tình huống: Hỗ trợ tạo đơn cho nhóm khách, khách đoàn đông, khách ngồi trên nhiều phòng/bàn và chỉ tạo 1 đơn, giúp cập nhật đúng tình trạng sử dụng phòng/bàn.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Nhấn vào đơn hàng cần gộp, chọn Tên bàn.
2. Chọn Loại đơn hàng: Ngồi tại bàn.
3. Chọn các bàn cần gộp.
4. Nhấn vào nút Cập nhật.

1. Trường hợp bàn được gộp đang có đơn hàng: Hệ thống sẽ hiển thị thông báo, bạn chọn Đồng ý (nếu muốn ghép các đơn hàng) hoặc chọn Bỏ qua (nếu cần giữ lại đơn).

• Lưu ý:
  • Khi gộp bàn xong thì các bàn trong danh sách bàn gộp sẽ hiển thị icon đa bàn trên màn hình danh sách Phòng/bàn.
  • Sau khi gộp bàn thành công, bạn kích vào bàn phụ sẽ mở đơn gộp ở bàn chính.
  • Sau khi gộp thì đơn không thể ghép với đơn khác được nữa.

• Tách bàn (Hủy gộp):
  • Sau khi gộp bàn, nếu bạn cần tách bàn đã gộp hoặc bỏ chọn bàn đã gộp sai, bạn nhấn lại vào Tên bàn.
  • Kích vào biểu tượng X cuối dòng chọn bàn để tách bàn, hoặc kích vào biểu tượng X trên từng bàn để xóa bàn gộp sai.
  • Nhấn Cập nhật để hoàn tất thao tác.

3. Ghép đơn

• Tình huống: Hỗ trợ việc ghép một đơn hàng tới một hoặc nhiều đơn hàng khác.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Tại màn hình Thu ngân, nhấn vào nút Tách ghép đơn ở phía dưới bên phải.
2. Chọn Ghép đơn.
3. Chọn bàn cần Ghép đến.
4. Chọn hóa đơn cần ghép.
5. Nhấn vào nút Thực hiện để hoàn tất việc ghép đơn.

4. Tách đơn

• Tình huống: Hỗ trợ người dùng tách món sang đơn khác hoặc tách món sang đơn mới (ví dụ: khách ngồi chung bàn muốn thanh toán riêng).
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Tại màn hình Thu ngân, bạn nhấn vào nút Tách ghép đơn ở phía dưới đơn hàng.
2. Chọn Tách đơn. Thực hiện 1 trong 2 trường hợp sau:

(2.1) Tách món sang đơn khác:

• Chọn bàn cần Ghép đến.
• Nhập số lượng món cần tách.
• Nhấn vào nút Thực hiện để hoàn tất.

(2.2) Tách món sang đơn mới:

• Trên ô Ghép đến: chọn Tạo đơn mới và Chọn phòng/bàn.
• Nhập số lượng món cần tách.
• Nhấn vào nút Thực hiện để hoàn tất.

Lưu ý: Sau khi thực hiện tách món xong thì trên đơn hiện tại sẽ không hiển thị các món đã tách. Đơn tách đến sẽ hiển thị thêm thông tin các món đã tách.

III. Thao tác trên Điện thoại

Tính năng cập nhật đơn trên ứng dụng di động KiotViet Nhân viên nhà hàng hỗ trợ các nghiệp vụ tương tự như trên máy POS.

1. Chuyển bàn

• Tình huống: Phục vụ nhu cầu chuyển sang bàn mới của khách mà không cần ghi nhận lại đơn hàng.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Trên thông tin đơn hàng → chạm 3 chấm → chọn Chuyển bàn.
2. Chọn 1 trong 3 loại: Ngồi tại bàn / Giao đi / Mang về.
3. Chạm tiếp vào bàn cần chuyển đến hoặc điền thông tin giao đi tương ứng.
4. Chạm Lưu.

2. Gộp bàn

• Tình huống: Hỗ trợ tạo đơn cho nhóm khách, khách đoàn đông, khách cần tạo 1 đơn nhưng gắn với nhiều bàn.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Trên thông tin đơn hàng → chạm 3 chấm → chọn Gộp bàn.
2. Chạm Chọn phòng/bàn cần gộp.
3. Chạm Xong.
4. Nếu bàn được gộp đang có đơn, bạn chạm 1 trong 2 lựa chọn: Gộp vào đơn hiện tại hoặc Gộp bàn, tách đơn.

• Lưu ý:
  • Sau khi gộp bàn thành công, bạn chạm vào bàn phụ sẽ mở đơn gộp ở bàn chính.
  • Sau khi gộp thì đơn không thể chuyển bàn được nữa.
  • Sau khi gộp bàn, nếu bạn cần chọn lại bàn cần gộp hoặc bỏ chọn bàn đã gộp sai, trên thông tin đơn hàng, bạn chạm vào 3 chấm → Gộp bàn → chạm vào dấu trừ màu đỏ trên các bàn đang gộp để bỏ tất cả các bàn trong danh sách gộp → chạm Xong để hoàn tất thao tác.

3. Ghép đơn

• Tình huống: Hỗ trợ người dùng ghép nhiều đơn hàng để thanh toán cùng lúc.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Trên thông tin đơn hàng → chạm 3 chấm → chạm Ghép đơn.
2. Chọn bàn ghép đến.
3. Chọn đơn cần ghép đến (có thể chọn nhiều).
4. Chạm Xong → chạm Ghép đơn trên thông báo.

4. Tách đơn

• Tình huống: Hỗ trợ tách món sang đơn khác, đơn mới, hoặc thanh toán trước một số món.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Trên thông tin đơn hàng → chạm 3 chấm → chạm Tách đơn.

1. Chọn Tách đơn (nếu cần tách sang đơn khác/mới) hoặc chọn Thanh toán (nếu cần thanh toán trước một số món).
   • Để tách đơn (sang đơn mới/khác):

• Tạo đơn mới: Chọn Tạo đơn mới → chạm Phòng/bàn → chọn Phòng/bàn cần tách đến → chạm Thực hiện.

• Tách đến đơn đã có: Chọn đơn tách đến → chạm Thực hiện.

• Để thanh toán trước một số món:
  • Sau khi chọn món, bạn chọn Thanh toán.
  • Hệ thống chuyển sang màn hình Thanh toán, bạn kiểm tra thông tin và tiếp tục các bước thanh toán hóa đơn.

IV. Thao tác trên Máy POS

Để dễ hình dung, các ví dụ dưới đây sẽ minh họa những tình huống thực tế trong ngành Ăn uống, Giải trí trên ứng dụng KiotViet Máy POS Nhà hàng.

1. Chuyển bàn

• Tình huống: Khi khách hàng có nhu cầu chuyển từ bàn hiện tại sang một bàn khác, hoặc đổi hình thức từ ngồi tại bàn sang Giao đi/Mang về.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Từ chi tiết đơn hàng, bạn chạm vào biểu tượng 3 chấm góc trên bên phải → chọn Chuyển, gộp bàn.

1. Chọn 1 trong 3 loại đơn hàng: Ngồi tại bàn, Giao đi, hoặc Mang về.
2. Chọn bàn mới cần chuyển đến (nếu là “Ngồi tại bàn”) hoặc điền thông tin giao hàng (nếu là “Giao đi”).
3. Chạm Lưu lại để hoàn tất.

2. Gộp bàn

• Tình huống: Sử dụng khi một nhóm khách đông ngồi ở nhiều bàn khác nhau (ví dụ Bàn 1, Bàn 2) nhưng muốn tính chung vào một hóa đơn.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Mở đơn hàng của bàn chính, bạn chạm vào biểu tượng 3 chấm góc trên bên phải → chọn Chuyển, gộp bàn..
2. Chọn loại đơn hàng: Ngồi tại bàn.
3. Chọn (các) bàn cần gộp thêm vào đơn này.
4. Chạm Lưu lại.

1. Trường hợp bàn được gộp đang có đơn: Hệ thống sẽ hiển thị thông báo. Bạn chọn Ghép đơn này (để gộp món của bàn phụ vào đơn chính) hoặc Bỏ qua (chỉ gộp bàn, giữ lại đơn của bàn phụ).

• Lưu ý:
  • Sau khi gộp bàn thành công, bạn nhấn vào bàn phụ sẽ mở đơn gộp ở bàn chính.
  • Sau khi gộp thì đơn không thể chuyển bàn được nữa.
  • Sau khi gộp bàn, nếu bạn cần tách bàn đã gộp hoặc bỏ chọn bàn đã gộp sai, bạn chạm lại vào tên bàn ở góc dưới bên trái đơn hàng → chạm vào biểu tượng X trên từng bàn để xóa bàn gộp sai → chạm Lưu lại để hoàn tất thao tác.

3. Ghép đơn

• Tình huống: Khi khách ở các bàn khác nhau (mỗi bàn một đơn riêng) muốn ghép tất cả các món vào chung một đơn để thanh toán.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Mở một trong các đơn hàng, bạn chạm vào biểu tượng 3 chấm góc trên bên phải → chọn Tách ghép đơn.

1. Chọn tab Ghép đơn.
2. Chọn bàn cần Ghép đến (bàn sẽ chứa đơn tổng).
3. Chọn (các) đơn cần ghép vào.
4. Chạm Lưu lại để hoàn tất.

Lưu ý: Ứng dụng không hỗ trợ ghép đơn với đơn có áp dụng chương trình khuyến mại.

4. Tách đơn

• Tình huống: Khi khách ngồi chung một bàn muốn tách một số món ra để thanh toán riêng (tách sang đơn mới hoặc đơn khác).
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Mở đơn hàng cần tách, bạn chạm vào biểu tượng 3 chấm góc trên bên phải → chọn Tách ghép đơn.

1. Chọn tab Tách đơn. Thực hiện 1 trong 2 trường hợp sau:

(2.1) Tách món sang đơn khác:

• Chọn bàn cần Tách đến.
• Nhập số lượng món cần tách.
• Chạm Lưu lại.

(2.2) Tách món sang đơn mới:

• Trên ô Tách đến: chọn Tạo đơn mới và Chọn phòng/bàn.
• Nhập số lượng món cần tách.
• Nhấn vào nút Lưu lại để hoàn tất.

Lưu ý:

• Sau khi thực hiện tách món sang đơn khác xong thì trên đơn hiện tại sẽ không hiển thị các món đã tách. Đơn tách đến hiển thị thêm thông tin các món đã tách.
• Ứng dụng không hỗ trợ tách đơn với đơn có áp dụng chương trình khuyến mại.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD – Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!