Tổng quan các nhóm giải pháp KiotViet

(Ngành Khách sạn, Nhà nghỉ)

Giải pháp KiotViet Hotel mang đến quy trình quản lý toàn diện từ vận hành, kiểm soát nội bộ đến các công cụ marketing giúp tối ưu hóa doanh thu cho chủ kinh doanh.

I. Nhóm giải pháp Tối ưu vận hành

Nhóm giải pháp này tập trung vào việc tự động hóa và đơn giản hóa các thao tác hằng ngày tại quầy lễ tân và buồng phòng, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

• Đặt phòng: Giúp chủ khách sạn và lễ tân nắm bắt toàn diện tình trạng phòng theo thời gian thực (trống, có khách, sắp trả), tối ưu quy trình đặt phòng cho khách lẻ hoặc khách đoàn chỉ với vài thao tác đơn giản trên sơ đồ trực quan.

• Nhận phòng (Check-in): Rút ngắn thời gian chờ đợi nhờ thao tác nhanh gọn, hỗ trợ công nghệ OCR tự động trích xuất thông tin từ CCCD hoặc Hộ chiếu giúp giảm thiểu sai sót nhập liệu thủ công.

• Cập nhật booking: Mang lại sự linh hoạt tối đa khi khách muốn đổi phòng, gia hạn thời gian hoặc thêm dịch vụ, đảm bảo dữ liệu phòng và doanh thu luôn được đồng bộ chính xác.

• Tư vấn bán hàng (Hóa đơn bán lẻ): Xử lý nhanh các giao dịch bán hàng cho khách vãng lai hoặc dịch vụ phát sinh độc lập, hỗ trợ quản lý kho chính xác ngay khi hóa đơn hoàn thành.

• Trả phòng (Check-out): Hỗ trợ thanh toán linh hoạt từng phần hoặc gộp cho khách đoàn, tự động tính tiền phòng theo thời gian thực và các dịch vụ phát sinh giúp quy trình minh bạch và để lại ấn tượng tốt.

• Thanh toán: Đáp ứng đa dạng phương thức từ tiền mặt, thẻ, cấn trừ công nợ đến chuyển khoản VietQR với tính năng thông báo tiền về tức thì, giúp quản lý chính xác các khoản thu và hạn chế thất thoát.

• Hóa đơn điện tử: Tích hợp trực tiếp trên màn hình lễ tân giúp phát hành hóa đơn nhanh chóng, xử lý triệt để độ trễ và đảm bảo tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật.

• Quản lý thẻ từ: Chống gian lận tuyệt đối nhờ cơ chế chỉ cấp quyền mở kh&óa khi đã check-in trên phần mềm, đồng thời giúp lễ tân tiết kiệm 50% thao tác so với thủ công.

• Tình trạng buồng phòng: Giúp lễ tân và bộ phận buồng phòng phối hợp nhịp nhàng qua việc theo dõi trạng thái sạch hay chưa dọn theo thời gian thực, tối ưu hóa công suất phòng.

• Kết ca: Công cụ đắc lực để kiểm soát dòng tiền chặt chẽ, ghi nhận chính xác tiền mặt đầu ca và cuối ca, giúp minh bạch hóa việc bàn giao giữa các nhân viên.

• Thiết bị phần cứng: Các thiết bị như máy in hóa đơn, máy quét mã vạch và ngăn kéo đựng tiền giúp quy trình thanh toán diễn ra chuyên nghiệp, tốc độ và an toàn.

II. Nhóm giải pháp Tối ưu quản lý

Nhóm tính năng này cung cấp công cụ quản trị chuyên sâu, giúp chủ kinh doanh kiểm soát chặt chẽ tài chính, nhân sự và hàng hóa.

• Giá phòng: Cho phép thiết lập đa dạng chính sách giá theo giờ (block), ngày, đêm hoặc giá linh hoạt cho ngày lễ, đồng thời tự động tính toán phụ thu giúp giảm thiểu sai sót tính toán.

• Hàng hóa: Số hóa toàn bộ sản phẩm và dịch vụ, giúp kiểm soát tồn kho minibar chính xác, quản lý giá vốn trung bình và hỗ trợ quy đổi đơn vị tính linh hoạt.

• Giao dịch: Quản lý tập trung lịch sử thanh toán và hóa đơn, hỗ trợ tra cứu nhanh ch&ó;ng và xử lý các tình huống hủy hay sửa đổi hóa đơn một cách minh bạch.

• Nhà cung cấp: Lưu trữ thông tin đối tác tập trung, quản lý cô nợ chính xác và dễ dàng tra cứu lịch sử nhập hàng để có kế hoạch kinh doanh phù hợp.

• Khách hàng: Lưu trữ chi tiết lịch sử lưu trú và sở thích khách hàng để chăm sóc chuyên nghiệp, đồng thời quản lý công nợ minh bạch đối với khách đoàn hoặc đối tác lữ hành.

• Nhân viên: Quản lý hồ sơ nhân sự khoa học, phân chia phòng ban rõ ràng và hỗ trợ các nghiệp vụ chấm công, tính lương và thưởng phạt chính xác.

• Sổ quỹ: Kiểm soát dòng tiền thực tế của cơ sở kinh doanh, tách biệt rõ ràng quỹ tiền mặt và ngân hàng, giúp hạch toán chính xác các khoản chi ph&í vận hành.

• Báo cáo: Cung cấp cái nhìn toàn cảnh về tình hình kinh doanh thông qua hệ thống biểu đồ trực quan, giúp chủ khách sạn nắm bắt hiệu suất (doanh thu, công suất phòng) và đưa ra quyết định kịp thời.

• Thiết lập: Trung tâm điều khiển giúp cá nhân hóa vận hành như cấu hình giờ check-in/check-out chuẩn, phương pháp tính giá vốn và bảo mật dữ liệu qua tính năng khóa sổ.

• Kết nối API: Hỗ trợ tích hợp và trao đổi dữ liệu giữa KiotViet với các nền tảng website, CRM hoặc hệ thống bên thứ ba, giúp mở rộng khả năng quản lý.

III. Nhóm giải pháp Thúc đẩy doanh thu

Bộ công cụ giúp mở rộng k&ê;nh bán hàng, tiếp cận khách hàng tiềm năng và gia tăng tỷ lệ khách quay lại.

• Đặt phòng Online: Tăng trải nghiệm khách hàng với khả năng tự đặt phòng qua link hoặc mã QR chia sẻ trên mạng xã hội, giảm tải cho lễ tân và giúp quản lý đơn đặt phòng tập trung.

• KiotViet Web: Giúp chủ khách sạn sở hữu website đặt phòng chuyên nghiệp với chi phí thấp, đồng bộ dữ liệu tự động và tích hợp các công cụ marketing hiệu quả.

• Channel Manager: Kết nối trực tiếp với các kênh OTA phổ biến như Booking, Agoda để đồng bộ đặt phòng tự động, quản lý phòng trống thời gian thực và tránh tình trạng đặt trùng (overbooking).

• Kết nối lịch OTAs: Tự động đồng bộ lịch giữa KiotViet với Airbnb, Dayladau qua giao thức iCal, giúp quản lý chính xác tình trạng phòng và tối ưu hiệu suất sử dụng.

• Chăm sóc khách hàng: Gửi email và tin nhắn ZNS tự động để xác nhận đặt phòng hoặc cảm ơn sau khi trả phòng, giúp nâng cao uy tín thương hiệu và sự an tâm cho khách hàng.

• Facebook POS: Quản lý tập trung tin nhắn và bình luận từ Fanpage, hỗ trợ tư vấn và chốt đơn đặt phòng nhanh chóng ngay trên phần mềm.

• Tích điểm: Khuyến khích khách hàng quay lại thông qua chương trình tích lũy điểm thưởng để trừ vào hóa đơn, giúp phân loại khách hàng th&ân thiết và gia tăng sự gắn kết.

• Voucher: Công cụ marketing hiệu quả để thu hút khách mới và giữ chân khách cũ, hỗ trợ quản lý chặt chẽ các đợt phát hành và trạng thái sử dụng mã ưu đãi để tránh thất thoát.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD – Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!