Bước 6 – Báo cáo
(Làm quen Phần mềm KiotViet – Ngành Dịch vụ lưu trú)
I. Giới thiệu chung
Sau khi thực hiện các nghiệp vụ lễ tân, việc nắm bắt các loại báo cáo là vô cùng quan trọng để đánh giá hiệu quả kinh doanh của khách sạn/nhà nghỉ. KiotViet Hotel cung cấp hệ thống báo cáo đa dạng, từ báo cáo chi tiết cho lễ tân đến cái nhìn tổng quan cho quản lý, giúp bạn đưa ra những quyết định sáng suốt và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.
Lợi ích nổi bật của tính năng:
- Đánh giá hiệu quả kinh doanh: Giúp chủ khách sạn và quản lý nắm bắt hiệu suất tổng thể, từ doanh thu đến công suất phòng.
- Nắm bắt tình hình tức thời: Cung cấp thông tin cập nhật liên tục về công suất phòng, tình trạng đặt phòng, check-in/check-out.
- Tối ưu hóa vận hành: Hỗ trợ đưa ra quyết định sáng suốt về chiến lược bán phòng, phân bổ nguồn lực.
- Minh bạch và kiểm soát: Giúp quản lý giám sát hiệu quả công việc của lễ tân và tình hình tài chính.
II. Các thao tác cơ bản
Để dễ hình dung, các ví dụ dưới đây sẽ minh họa những tình huống thực tế trong ngành Dịch vụ lưu trú.
1. Xem báo cáo trên màn hình Lễ tân
- Tình huống: Bạn là lễ tân và cần theo dõi nhanh công suất phòng, số lượng phòng trống, phòng sắp trả để tối ưu hóa việc bán phòng và sắp xếp đón khách.
- Thao tác thực hiện như sau:
- Trên màn hình Lễ tân, bạn nhấn vào biểu tượng tùy chọn (3 gạch) góc trên bên phải.
- Chọn Báo cáo lễ tân.
- Tại màn hình này, bạn sẽ thấy thông tin chi tiết về công suất phòng của khách sạn. Bạn có thể xem công suất phòng theo ngày hoặc theo mốc thời gian cụ thể.
- Để xem chi tiết hơn về các phòng trống, bấm vào mũi tên xổ xuống. Hệ thống sẽ báo cáo chi tiết tổng số lượng phòng trống của từng hạng phòng trong tuần, cũng như hiển thị chi tiết số lượng phòng dự kiến trả, phòng dự kiến nhận, phòng đang sử dụng, và tỷ trọng công suất sử dụng phòng.
- Lễ tân cũng có thể xuất file báo cáo dạng Excel nếu muốn.
2. Xem báo cáo trên màn hình Quản lý
- Tình huống: Bạn là chủ khách sạn và cần cái nhìn tổng thể về hoạt động kinh doanh, các chỉ số quan trọng và hiệu suất của lễ tân để đưa ra quyết định quản lý.
- Thao tác thực hiện như sau:
- Trên màn hình Quản lý, bạn chọn Tổng quan.
- Tại đây, bạn sẽ thấy các thông tin quan trọng được cập nhật liên tục, ví dụ như:
- Doanh thu trong ngày.
- Số tiền trung bình mà một phòng mang lại.
- Tổng thu và tổng chi để nắm bắt dòng tiền.
- Số lượng đặt phòng mới trong ngày và tình trạng check-in, check-out của khách.
- Công suất phòng trong tháng.
- Top công suất phòng theo từng hạng phòng và theo khu vực (ví dụ: kiểm tra tầng nào đang được khách ưa chuộng nhất).
Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!
- Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet - Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
HDSD – Phần mềm KiotViet
Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!
