Bước 5 – Trạng thái phòng
(Ngành Khách sạn, Nhà nghỉ)
I. Giới thiệu chung
Quy trình quản lý trạng thái buồng phòng là một nghiệp vụ quan trọng trong vận hành khách sạn/nhà nghỉ, giúp lễ tân và bộ phận buồng phòng nắm bắt chính xác tình hình phòng nào đã sạch và phòng nào cần dọn dẹp để sẵn sàng đón khách mới. KiotViet Hotel cung cấp các tính năng tự động và thủ công để cập nhật trạng thái phòng một cách linh hoạt, tối ưu hóa công suất phòng và đảm bảo trải nghiệm khách hàng liền mạch.
Lợi ích nổi bật của tính năng:
- Cập nhật tự động: Giảm thiểu thao tác thủ công, đảm bảo thông tin trạng thái phòng luôn được cập nhật tức thời khi khách trả phòng.
- Hiển thị trực quan: Dễ dàng nhận biết trạng thái từng phòng trên sơ đồ hoặc danh sách, giúp bộ phận buồng phòng biết phòng nào cần dọn dẹp.
- Chuyển trạng thái linh hoạt: Cho phép thay đổi trạng thái từng phòng hoặc hàng loạt theo nhu cầu thực tế.
- Quản lý qua ứng dụng di động: Hỗ trợ bộ phận buồng phòng cập nhật trạng thái phòng trực tiếp tại chỗ thông qua ứng dụng KiotViet Hotel.
- Tối ưu hóa vận hành: Đảm bảo luồng vận hành của khách sạn/nhà nghỉ luôn trơn tru, tối ưu hóa công suất phòng và nâng cao chất lượng dịch vụ.
II. Các thao tác cơ bản
Để dễ hình dung, cá ví dụ dưới đây sẽ minh họa những tình huống thực tế trong ngành Dịch vụ lưu trú.
1. Chuyển trạng thái tự động
- Tình huống: Một khách hàng vừa hoàn tất quy trình trả phòng và thanh toán. Bạn muốn hệ thống tự động cập nhật trạng thái của phòng đó.
- Giải pháp: Khi một khách hàng hoàn tất quy trình trả phòng và thanh toán trên phần mềm, phòng đó sẽ tự động chuyển trạng thái sang Chưa dọn, giúp bộ phận buồng phòng biết được phòng nào cần dọn dẹp.
2. Chuyển trạng thái từng phòng
- Tình huống: Sau khi bộ phận buồng phòng đã dọn dẹp xong một phòng cụ thể (ví dụ: phòng 103), bạn muốn thay đổi trạng thái của phòng đó từ Chưa dọn thành Sạch.
- Thao tác thực hiện như sau:
- Từ Sơ đồ phòng trên màn hình Lễ tân, bạn tìm đến phòng mong muốn (ví dụ: phòng 103).
- Để đổi trạng thái, bạn bấm vào biểu tượng ba dấu chấm.
- Sau đó bạn chọn Sạch (hoặc Chưa dọn tùy theo nhu cầu và xác nhận).
Lưu ý: Nếu bạn nhấp trực tiếp vào phòng, hệ thống sẽ mở ra giao diện tạo phòng mới.
III. Các tính năng nâng cao
Tình huống: Bạn muốn thay đổi trạng thái cho nhiều phòng cùng lúc (ví dụ: tất cả các phòng ở tầng hai đã được dọn sạch).
Thao tác thực hiện như sau:
- Trên màn hình Lễ tân, bạn chọn biểu tượng tùy chọn (3 dấu gạch ngang) góc trên bên phải màn hình → chọn Buồng phòng.
- Chọn tab Chưa dọn → tích chọn cá phòng và nhấn Làm sạch → chọn Đồng ý.
- Với cá phòng cần chuyển trạng thái sang chưa dọn, bạn chọn tab Sạch → tích chọn cá phòng và nhấn Chưa dọn → chọn Đồng ý.
IV. Thao tác trên Điện thoại
Tình huống: Bộ phận buồng phòng muốn chủ động cập nhật trạng thái phòng ngay tại chỗ bằng ứng dụng di động và trạng thái đó cần được đồng bộ lên màn hình máy tính ngay lập tức.
Thao tác thực hiện như sau:
- Bộ phận buồng phòng có thể sử dụng ứng dụng KiotViet Hotel trên điện thoại di động để đổi trạng thái của từng phòng.
- Trên menu Nhiều hơn → chọn Buồng phòng.
- Chọn tab Dọn phòng để thay đổi trạng thái Sạch/Chưa dọn.
- Chọn tab Kiểm phòng để ghi nhận cá sản phẩm khách đã sử dụng trong Minibar và gửi thông tin đến lễ tân thanh toán.
Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!
- Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet - Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
HDSD – Phần mềm KiotViet
Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!
