Bước 4 – Trả phòng

(Làm quen Phần mềm KiotViet – Ngành Dịch vụ lưu trú)

I. Giới thiệu chung

Quy trình trả phòng (check-out) là bước cuối cùng trong chu trình lưu trú của khách hàng tại khách sạn/nhà nghỉ. KiotViet Hotel hỗ trợ lễ tân thực hiện các thao tác này một cách chính xác, nhanh chóng, từ việc tìm kiếm thông tin phòng, xác nhận các khoản phụ thu, thêm sản phẩm/dịch vụ phát sinh đến việc thu tiền và cập nhật trạng thái phòng, đảm bảo sự hài lòng của khách hàng và tối ưu hóa doanh thu cho cửa hàng.

Lợi ích nổi bật của tính năng:

• Tìm kiếm thông tin nhanh chóng: Dễ dàng xác định phòng và thông tin đặt phòng của khách hàng để bắt đầu quy trình trả phòng.
• Tổng hợp và xác nhận phụ thu: Tự động tổng hợp các khoản phí phát sinh (phụ thu nhận phòng sớm/trả phòng muộn) và hiển thị chi tiết trên hóa đơn, đảm bảo minh bạch.
• Thêm sản phẩm/dịch vụ linh hoạt: Cho phép thêm các mặt hàng hóa và dịch vụ khách đã sử dụng vào hóa đơn một cách dễ dàng.
• Xử lý thanh toán hiệu quả: Hỗ trợ thu tiền từ khách hàng, tính toán số tiền cần hoàn trả (nếu có) và chấp nhận thanh toán qua m&ã; QR động.
• Cập nhật trạng thái phòng tự động: Tự động chuyển trạng thái phòng sang “chưa dọn” sau khi thanh toán, giúp bộ phận buồng phòng nắm bắt và chuẩn bị cho lượt khách tiếp theo.

II. Thao tác cơ bản

Để dễ hình dung, các ví dụ dưới đây sẽ minh họa những tình huống thực tế trong ngành Dịch vụ lưu trú.

• Tình huống: Khách hàng đến quầy lễ tân để trả phòng và bạn cần tìm nhanh thông tin phòng của họ để tiến hành check-out.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Trên màn hình Lễ tân, các phòng đang có khách lưu trú được hiển thị rõ ràng (màu xanh). Bạn có thể nhấn trực tiếp vào phòng đó để mở thông tin đặt phòng.
  2. Hoặc bạn có thể sử dụng ô tìm kiếm ở phía trên màn hình (ví dụ: Mã đặt phòng để tìm mã phòng, hoặc Khách hàng để tìm tên khách hàng như Hoàng Sơn). Để tìm kiếm nhanh chóng, bạn có thể chọn bộ lọc Sắp trả.
  3. Sau khi chọn đúng phòng, bạn nhấn Trả phòng.

4. Tích Gửi yêu cầu kiểm phòng (nếu cần)
5. Nhấn Trả phòng và thanh toán.

III. Các tính năng nâng cao

Để dễ hình dung, các ví dụ dưới đây sẽ minh họa những tình huống thực tế trong ngành Dịch vụ lưu trú.

1. Xác nhận các khoản phụ thu và thêm sản phẩm/dịch vụ

• Tình huống: Khách hàng trả phòng và hệ thống cần tổng hợp các khoản phí phát sinh (như phụ thu nhận phòng sớm/trả phòng muộn) cùng với các sản phẩm/dịch vụ khách đã sử dụng (như đồ uống, dịch vụ ăn sáng).
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Sau khi bấm Trả phòng, một bảng chi tiết hóa đơn sẽ hiện ra. Bảng này hiển thị rõ ràng tiền phòng, các khoản đã thanh toán và các khoản phụ thu (ví dụ: phụ thu nhận phòng sớm hoặc trả phòng muộn sẽ được tự động tính toán và hiển thị). Bạn cần xác nhận lại với khách hàng về các khoản phụ thu này để đảm bảo sự minh bạch.

2. Để thêm các sản phẩm/dịch vụ đã sử dụng: Bạn chọn tại tab Sản phẩm/Dịch vụ bên trái màn hình hoặc nhấn + Sản phẩm dịch vụ phía dưới.
   • Lưu ý rằng các sản phẩm này cần được tạo sẵn trong mục hàng hóa từ trước.
   • Đối với các phụ phí như thêm người (nếu phần mềm chưa tự động tính toán), bạn cần tạo riêng một mặt hàng dịch vụ và thêm thủ công vào hóa đơn cho khách.
   • Nếu khách chỉ sử dụng dịch vụ mà không ở phòng, bạn có thể tạo một hóa đơn bán lẻ riêng.

2. Tiến hành thanh toán và hoàn tất

• Tình huống: Sau khi tất cả các khoản phí đã được tổng hợp, bạn cần tiến hành thu tiền từ khách hàng và hoàn tất quy trình trả phòng.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Hệ thống sẽ hiển thị tổng số tiền phải trả và số tiền khách đã đặt cọc. Số tiền còn thiếu sẽ được hiển thị rõ ràng để khách hàng thanh toán.
  2. Trong trường hợp khách đã cọc nhiều hơn, hệ thống sẽ tính toán số tiền cần hoàn trả lại cho khách.
  3. Bạn có thể yêu cầu khách thanh toán bằng chuyển khoản hoặc tiền mặt. Với chuyển khoản, phần mềm hỗ trợ hiển thị mã QR để khách hàng quét và thanh toán nhanh chóng.
  4. Sau khi khách hàng thanh toán đủ, bạn bấm Hoàn thành để kết thúc giao dịch.

5. Ngay sau đó, phòng sẽ tự động chuyển trạng thái từ “có khách” sang “chưa dọn”, giúp bộ phận buồng phòng biết được phòng nào cần dọn dẹp để chuẩn bị cho lượt khách tiếp theo.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD – Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!