Bước 3 – Nhận phòng

(Làm quen Phần mềm KiotViet – Ngành Dịch vụ lưu trú)

I. Giới thiệu chung

Quy trình nhận phòng (check-in) là một nghiệp vụ vô cùng quan trọng tại các khách sạn/nhà nghỉ, diễn ra khi khách hàng đến nhận phòng đã đặt trước. KiotViet Hotel hỗ trợ lễ tân thực hiện các thao tác này một cách nhanh chóng, chính xác và chuyên nghiệp, từ việc tìm kiếm thông tin đặt phòng, xử lý các khoản thanh toán đến việc cập nhật giấy tờ lưu trú, đảm bảo tuân thủ quy định và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Lợi ích nổi bật của tính năng:

• Tìm kiếm đặt phòng nhanh chóng: Dễ dàng tìm thấy thông tin đặt phòng của khách hàng thông qua các bộ lọc và hiển thị trực quan.
• Xử lý thanh toán linh hoạt: Hỗ trợ ghi nhận tiền cọc, thu thêm các khoản phát sinh và thanh toán qua m&ã; QR động, tăng tốc độ giao dịch và giảm thiểu sai sót.
• Cập nhật giấy tờ lưu trú tự động: Sử dụng công nghệ quét mã QR trên CCCD/hộ chiếu giúp tự động điền thông tin khách hàng, tiết kiệm thời gian và đảm bảo độ chính xác.
• Tuân thủ quy định pháp luật: Hỗ trợ xuất file khai báo khách lưu trú để nộp lên các cơ quan chức năng (dịch vụ công, xuất nhập cảnh).
• Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Đảm bảo quy trình nhận phòng diễn ra suôn sẻ, chuyên nghiệp, tạo ấn tượng tốt đẹp cho khách hàng.

II. Các thao tác cơ bản

Để dễ hình dung, các ví dụ dưới đây sẽ minh họa những tình huống thực tế trong ngành Dịch vụ lưu trú.

1. Tìm kiếm và xác nhận đặt phòng

• Tình huống: Khách hàng đến quầy lễ tân để nhận phòng và bạn cần nhanh chóng tìm thấy thông tin đặt phòng của họ để tiến hành check-in.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Trên giao diện lễ tân, các đặt phòng sắp đến sẽ được hiển thị bằng màu cam để bạn dễ dàng nhận biết. Bạn có thể nhấp trực tiếp vào phòng đ&ó; để mở thông tin đặt phòng.

2. Hoặc bạn có thể sử dụng ô tìm kiếm ở phía trên màn hình (ví dụ: Mã đặt phòng để tìm mã phòng như DB002, hoặc Khách hàng để tìm tên khách hàng). Để tìm kiếm nhanh chóng, bạn có thể chọn bộ lọc Sắp nhận.

3. Sau khi tìm thấy, bạn nhấp vào phòng đã tìm kiếm để mở chi tiết. Tại đây, bạn có thể chọn Sửa đặt phòng nếu muốn điều chỉnh thông tin phòng, thông tin khách hàng, thêm sản phẩm/dịch vụ, hoặc thanh toán tiền cọc,…. Nếu khách đã đến, bạn chọn Nhận phòng.

2. Thu tiền cọc hoặc các khoản thanh toán khác

• Tình huống: Khách hàng đã đặt cọc từ trước hoặc cần thanh toán thêm các khoản phát sinh khi nhận phòng.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Nếu khách đã đặt cọc từ trước, số tiền này đã được ghi nhận sẵn trên phiếu đặt phòng và sẽ được tự động trừ vào tổng số tiền cuối cùng.

2. Khi khách check-in, phần mềm sẽ hiển thị tổng số tiền phải trả, bao gồm cả các khoản phụ thu phát sinh.
3. Nếu khách cần thanh toán thêm, bạn có thể nhập số tiền vào mục Khách thanh toán.
4. Hệ thống cũng hỗ trợ hiển thị mã QR để khách quét và chuyển khoản tiện lợi.

5. Nếu khách muốn thanh toán toàn bộ khi trả phòng, bạn có thể ghi nhận và tiếp tục quy trình mà không cần thu thêm tại thời điểm này.

3. Cập nhật giấy tờ lưu trú

• Tình huống: Khi nhận phòng, bạn cần ghi nhận thông tin khách lưu trú bằng cách quét hoặc chụp ảnh giấy tờ tùy thân để đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Tại màn hình Thông tin nhận phòng, chọn dấu + để Thêm thông tin khách lưu trú.

2. Điền thông tin khách lưu trú hoặc nhấn biểu tượng máy ảnh để Tải ảnh lên hoặc Chụp ảnh giấy tờ của khách (nếu thiết bị có camera) để hệ thống tự động điền thông tin vào các ô tương ứng → nhấn Lưu.

3. Ngoài ra bạn có thể chọn Quét CCCD nếu thiết bị kết nối với máy quét mã vạch hoặc Chụp CCCD / Hộ chiếu nếu thiết bị có camera ngay trên màn hình Thông tin nhận phòng.

4. Nhấn Xong để ghi nhận thông tin.
5. Vào cuối ngày, bạn có thể vào mục Khách lưu trú trong tùy chọn (biểu tượng 3 gạch góc phải màn hình). Tại đây, bạn chọn Xuất file khai báo và lựa chọn quốc tịch của khách. Hệ thống sẽ tạo ra các file riêng biệt để bạn nộp lên trang dịch vụ công hoặc trang xuất nhập cảnh.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD – Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!