Bước 2 – Đặt phòng

(Làm quen Phần mềm KiotViet – Ngành Dịch vụ lưu trú)

I. Giới thiệu chung

Quy trình đặt phòng là một trong những nghiệp vụ lễ tân cơ bản và quan trọng nhất trên phần mềm KiotViet Hotel. Tính năng này hỗ trợ các thao tác tạo đặt phòng, đặt phòng theo số lượng khách và lựa chọn phòng trực tiếp một cách nhanh chóng, chính xác, giúp lễ tân quản lý hiệu quả lịch trình lưu trú của khách hàng, tối ưu hóa công suất phòng và nâng cao chất lượng dịch vụ.

Lợi ích nổi bật của tính năng:

• Tạo đặt phòng linh hoạt: Cho phép tạo đặt phòng mới với nhiều hình thức lưu trú (theo giờ, theo ngày) và cài đặt thời gian nhận/trả phòng dự kiến.
• Quản lý giá chính xác: Tự động tính giá theo giờ bậc thang và áp dụng các khoản phụ thu nhận/trả phòng sớm/muộn dựa trên thiết lập.
• Thông tin khách hàng chi tiết: Hỗ trợ nhập thông tin khách hàng, tạo hồ sơ mới, hoặc sử dụng tính năng quét mã QR trên CCCD/hộ chiếu để tự động điền thông tin.
• Đặt phòng theo đoàn hiệu quả: Cho phép đặt nhiều phòng cùng lúc theo số lượng khách (người lớn, trẻ em) và tự động gợi ý các gói phòng phù hợp.
• Điều chỉnh và quản lý dễ dàng: Dễ dàng sửa đổi thông tin đặt phòng, chuyển phòng, và thêm các sản phẩm/dịch vụ khác vào hóa đơn trong suốt thời gian khách lưu trú.

II. Các thao tác cơ bản

Để dễ hình dung, cá ví dụ dưới đây sẽ minh họa những tình huống thực tế trong ngành Dịch vụ lưu trú.

1. Tạo đặt phòng mới

• Tình huống: Khách hàng muốn đặt một phòng cụ thể (ví dụ: phòng 106) theo hình thức nghỉ theo giờ hoặc theo ngày, đồng thời cung cấp thông tin cá nhân và có thể có khoản đặt cọc trước.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Bạn chọn vào khoảng trống (dạng lưới) hoặc phòng trống (dạng sơ đồ) → hệ thống mở pop-up Đặt/nhận phòng nhanh.
  2. Điền thông tin khách hàng:
     • Bạn nhập tên và các thông tin cần thiết của khách hàng (ví dụ: Anh Việt Thái, anh Hoàng Sơn).
     • Bạn có thể tạo hồ sơ khách hàng mới hoặc chọn từ danh sách đã có.
     • Đặc biệt, KiotViet Hotel có tính năng Tải ảnh lên/ Chụp ảnh/ Quét CCCD để tự động điền thông tin khách hàng vào hệ thống một cách nhanh chóng và chính xác.

3. Nhập thông tin khách lưu trú: Tương tự thông tin khách hàng, bạn có thể sử dụng cá tiện ích Quét CCCD, Chụp CCCD / Hộ chiếu để thêm nhanh thông tin khách lưu trú.

4. Chọn Kênh bán và Bảng giá áp dụng.

5. Chọn hình thức ở: Ví dụ nghỉ theo giờ hoặc nghỉ theo ngày.

6. Thiết lập thời gian đặt phòng:
   • Bạn cần nhập giờ nhận phòng và giờ trả phòng dự kiến của khách hàng. Phần mềm sẽ tự động tính giá theo giờ bậc thang nếu đã cài đặt (ví dụ: khách ở 3 giờ, hệ thống sẽ tự động tính thành 320.000đ với giá 2 giờ đầu là 300.000đ và mỗi giờ sau là 20.000đ).
   • Phần mềm cũng sẽ tự động tính và áp dụng các khoản phụ thu nhận phòng sớm hoặc trả phòng muộn.

7. Ghi nhận đặt cọc (nếu có): Nếu khách hàng có đặt cọc trước, bạn hãy nhập số tiền này vào mục Khách thanh toán. Số tiền này sẽ được ghi nhận và trừ vào tổng hóa đơn cuối cùng.

8. Xác nhận đặt phòng:
   • Sau khi hoàn tất thông tin, bạn chọn Đặt trước đối với khách đặt phòng cho tương lai, hoặc chọn Nhận phòng đối với khách đến và làm thủ tục ngay.
   • Hệ thống sẽ tạo một phiếu đặt phòng kèm theo một mã duy nhất. Phiếu đặt phòng có thể được in ra hoặc gửi tự động qua email cho khách hàng.

III. Các tính năng nâng cao

Để dễ hình dung, cá ví dụ dưới đây sẽ minh họa những tình huống thực tế trong ngành Dịch vụ lưu trú.

1. Sửa đặt phòng

• Tình huống: Khách hàng muốn thay đổi ngày, giờ nhận/trả phòng hoặc chuyển sang một phòng khác sau khi đã đặt.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Tại màn hình Lịch đặt phòng, nhấn vào chi tiết phiếu đặt phòng cụ thể → chọn Sửa đặt phòng.

2. Tại màn hình đặt phòng mở rộng, bạn thay đổi cá thông tin trong phiếu đặt.
3. Nhấn Lưu để xác nhận thay đổi.

4. Bạn cũng có thể thêm cá sản phẩm và dịch vụ vào đặt phòng hoặc đổi phòng khác cho khách.

2. Đặt phòng theo số lượng khách (đặt đoàn)

• Tình huống: Một đoàn khách có nhu cầu đặt nhiều phòng (ví dụ: 2 phòng cho 6 người lớn và 2 trẻ em) và bạn muốn hệ thống tự động gợi ý cá phương án phòng phù hợp.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Trên màn hình Lễ tân → Lịch đặt phòng, bạn chọn + Đặt phòng để mở màn hình Chọn phòng.
  2. Chọn hình thức lưu trú (Theo giờ, Theo ngày, Qua đêm, Theo buổi, Theo tháng), thời gian nhận, trả phòng, Số lượng khách lưu trú.
  3. Hệ thống hiển thị gợi ý cá phòng phù hợp.
  4. Bạn nhấn Đặt phòng.

5. Nhập thông tin khách hàng, khách lưu trú. Bạn có thể thêm số lượng người lớn/trẻ em và đính kèm ảnh giấy tờ tùy thân (CCCD/Hộ chiếu).
6. Thêm Sản phẩm, dịch vụ đi kèm nếu cần.
7. Kiểm tra thông tin thanh toán và nhấn Đặt trước.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD – Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!