Bước 1 – Khởi tạo dữ liệu

(Làm quen Phần mềm KiotViet – Ngành Dịch vụ lưu trú)

I. Giới thiệu chung

Quy trình khởi tạo dữ liệu ban đầu là bước thiết yếu trong việc thiết lập phần mềm KiotViet Hotel cho khách sạn/nhà nghỉ. Quy trình này bao gồm cấu hình cách tính tiền phòng, xây dựng sơ đồ phòng và thiết lập các bảng giá phòng chi tiết. Việc hoàn thành chính xác các bước này sẽ giúp nhân viên tự tin vận hành, tư vấn và quản lý cơ sở lưu trú một cách chuyên nghiệp ngay từ đầu.

Lợi ích nổi bật của tính năng:

• Thiết lập tính tiền phòng linh hoạt: Cho phép cấu hình các phương thức tính tiền phòng đa dạng (theo giờ, theo ngày, đêm, buổi, tháng) phù hợp với chính sách của khách sạn.
• Xây dựng sơ đồ phòng trực quan: Giúp tổ chức và quản lý danh sách phòng theo hạng phòng, khu vực (tầng), đảm bảo dễ dàng tra cứu và điều phối.
• Quản lý giá phòng chi tiết: Hỗ trợ thiết lập bảng giá phòng linh hoạt theo từng bậc thời gian, phục vụ các chính sách giá phức tạp.
• Bổ sung sản phẩm và dịch vụ: Cho phép thêm các mặt hàng hóa và dịch vụ khác ngoài tiền phòng, tối ưu hóa doanh thu từ các tiện ích bổ sung.
• Vận hành chuyên nghiệp: Đảm bảo toàn bộ dữ liệu ban đầu được thiết lập chính xác, tạo nền tảng vững chắc cho mọi hoạt động kinh doanh và quản lý.

II. Các thao tác cơ bản

Để dễ hình dung, các ví dụ dưới đây sẽ minh họa những tình huống thực tế trong ngành Dịch vụ lưu trú.

1. Thiết lập tính tiền phòng

• Tình huống: Khách sạn của bạn có quy định tính tiền phòng theo giờ (ví dụ: tính thêm 1 giờ mới nếu khách ở quá 15 phút) và theo ngày (ví dụ: nhận phòng 14:00, trả phòng 12:00).
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Trên màn hình Quản lý, bạn vào mục Thiết lập → Thiết lập cửa hàng → chọn Phòng.

2. Tại mục Thiết lập loại hình, thời gian quy định thuê phòng nhấn Chi tiết.

3. Tại đây, bạn sẽ thấy các cách tính tiền phòng được KiotViet Hotel hỗ trợ (theo giờ, ngày, đêm, buổi, tháng). Trong tình huống này, bạn bật các tùy chọn Theo giờ và Theo ngày.
4. Đối với hình thức theo giờ: Bạn có thể cấu hình chi tiết việc tính thêm giờ khi khách ở quá thời gian quy định (ví dụ: nếu khách hàng ở quá 15 phút, hệ thống sẽ tự động tính thêm một giờ mới).
5. Đối với hình thức theo ngày:
   • Bạn thiết lập khung giờ nhận và trả phòng (ví dụ: nhận phòng lúc 14:00 và trả phòng là 12:00 hôm sau).
   • Chọn thời gian tính thêm 1 ngày khi:
     • Nhận sớm và trả muộn quá số giờ.
     • Hoặc Trả muộn quá số giờ.
6. Sau khi hoàn thành thiết lập, bạn nhấn Lưu.

2. Khởi tạo hạng phòng và phòng

• Tình huống: Khách sạn của bạn có ba tầng với các hạng phòng Standard, Deluxe và Suite, cần được đưa lên phần mềm và sắp xếp vào sơ đồ phòng.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Khởi tạo hạng phòng:
     • Trên màn hình Quản lý, bạn chọn Phòng → Hạng phòng & Phòng.

• Nhấn + Thêm mới → chọn + Hạng phòng.

• Điền thông tin cho từng hạng phòng: VD Hạng Standard:
  • Mã hạng phòng: Là duy nhất trên hệ thống, bạn có thể để trống để hệ thống tự sinh hoặc nhập thông tin theo quy định của khách sạn.
  • Tên hạng phòng: Standard.
  • Giá giờ: 200,000.
  • Giá cả ngày: 800,000.
  • Phụ thu quá giờ là 50,000/giờ.
  • Sức chứa 2 người lớn, 1 trẻ em.
• Nhấn Lưu hoặc Lưu & Thêm mới để tiếp tục thêm các hạng phòng Deluxe, Suite,…

2. Đưa danh sách phòng cụ thể vào phần mềm:
   • Trong tab Danh sách phòng, bạn bấm Import.

• Chọn Tải về file mẫu Excel File.

• Mở file Excel, xóa dữ liệu mẫu và điền thông tin phòng:
  • Tên phòng: Điền lần lượt các phòng từ 101-106, 201-206, 301-306.
  • Mã hạng phòng: Lựa chọn các phòng có đuôi 01, 02 để điền mã hạng phòng HP0001 (tương đương với hạng Standard). Các phòng có đuôi 03, 04 điền mã hạng phòng HP0002  (tương đương với hạng Deluxe). Các phòng có đuôi 05, 06 điền mã hạng HP0003 (tương đương với hạng Suite).
  • Tên khu vực: Điền “Tầng 1” cho các phòng 101-106, “Tầng 2” cho 201-206, “Tầng 3” cho 301-306.
  • Trạng thái: Luôn điền là “1” (phòng đang hoạt động).
  • Lưu file lại.

• Quay trở lại phần mềm KiotViet Hotel, chọn file dữ liệu vừa chỉnh sửa → chọn Thực hiện.

• Hệ thống thực hiện Import thành công → bạn nhấn phím F5 để thấy dữ liệu mới nhất.

III. Các tính năng nâng cao

Để dễ hình dung, các ví dụ dưới đây sẽ minh họa những tình huống thực tế trong ngành Dịch vụ lưu trú.

1. Thiết lập bảng giá phòng chi tiết

• Tình huống: Khách sạn có quy định giá phòng Standard là 200,000 cho 2 giờ đầu và mỗi giờ tiếp theo tính giá 150,000, còn giá theo ngày là 800,000. Bạn muốn thiết lập mức giá linh hoạt này.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Trên màn hình Quản lý, bạn chọn Phòng → Thiết lập giá.

2. Nhấn + Thêm bảng giá.
3. Thiết lập giá theo từng bậc cho hạng phòng Standard:
   • Tạo một dòng Block cho 2 giờ đầu với giá 200,000.
   • Nhấn dấu + thêm một dòng mới từ giờ thứ 3 Mỗi giờ có giá 150,000.
   • Nhấn Lưu.

4. Thực hiện tương tự cho các hạng phòng Deluxe và Suite nếu có quy định giá tương tự.

2. Thêm mới hàng hóa và dịch vụ

• Tình huống: Ngoài tiền phòng, khách sạn muốn bán thêm các sản phẩm như nước suối và dịch vụ như taxi đón sân bay.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Bạn vào mục Hàng hóa → chọn Danh mục.

2. Để thêm sản phẩm hàng hóa:
   • Nhấn + Thêm mới → chọn +Thêm hàng hóa.

• Điền thông tin sản phẩm (ví dụ: Nước suối, thuộc nhóm Đồ uống, giá vốn 10.000đ, giá bán 20.000đ, tồn kho ban đầu 100).
• Nhấn Lưu.

3. Để thêm dịch vụ:
   • Nhấn + Thêm mới → chọn + Thêm dịch vụ.

• Điền thông tin dịch vụ (ví dụ: Taxi đón sân bay, thuộc nhóm Dịch vụ, giá 200,000đ).
• Nhấn Lưu.

4. Sau khi tạo xong, bạn có thể dễ dàng thêm các sản phẩm/dịch vụ này vào hóa đơn của khách.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD – Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!