Trả phòng
(Ngành Khách sạn, Nhà nghỉ)
I. Giới thiệu chung
Quy trình Trả phòng (check-out) là bước cuối cùng trong hành trình trải nghiệm của khách hàng tại khách sạn, nhà nghỉ. Một quy trình check-out nhanh chóng, minh bạch về các khoản chi phí không chỉ giúp tối ưu vận hành mà còn để lại ấn tượng tốt đẹp với khách lưu trú.
Lợi ích nổi bật của tính năng:
- Chủ động vận hành: Dễ dàng tra cứu danh sách khách sắp trả phòng để chuẩn bị nhân sự dọn dẹp và kiểm tra phòng.
- Thanh toán linh hoạt: Hỗ trợ trả phòng từng phần (từng phòng trong đoàn) hoặc trả phòng toàn bộ và thanh toán gộp.
- Tách hóa đơn thông minh: Cho phép tách riêng tiền phòng, tiền dịch vụ hoặc phụ thu thành nhiều hóa đơn khác nhau theo yêu cầu của khách.
- Chính xác tuyệt đối: Tự động tổng hợp tiền phòng theo thời gian thực (ngày/giờ/đêm) cùng các dịch vụ phát sinh trong suốt kỳ lưu trú.
II. Các thao tác cơ bản
Dưới đây là các thao tác giúp bạn thực hiện quy trình check-out chuyên nghiệp.
1. Chuẩn bị trả phòng (Xem danh sách dự kiến trả)
- Tình huống: Bạn là lễ tân ca sáng và muốn kiểm tra danh sách các phòng dự kiến trả trong hôm nay.
- Thao tác thực hiện như sau:
- Tại màn hình Lễ tân, bạn chọn Sắp trả.
- Hệ thống sẽ hiển thị danh sách các đặt phòng có trạng thái sắp trả, giúp bạn chủ động trong việc chuẩn bị thủ tục.
2. Thao tác Trả phòng (Check-out)
- Tình huống: Khách hàng đến quầy lễ tân yêu cầu trả phòng và thanh toán.
- Thao tác thực hiện như sau:
- Trên màn hình Lễ tân, chọn đặt phòng của khách → nhấn Trả phòng.
- Trên pop-up Xác nhận trả phòng:
- Chọn phòng cần trả (nếu khách đi theo đoàn và trả trước một vài phòng).
- Kiểm tra và điều chỉnh thời gian trả thực tế.
- Tích chọn Gửi yêu cầu kiểm phòng.
- Chọn Trả phòng hoặc Trả phòng và thanh toán.
3. Tạo hóa đơn thanh toán
- Tình huống: Sau khi xác nhận giờ trả phòng, bạn cần kết xuất hóa đơn cuối cùng để khách thanh toán.
- Thao tác thực hiện như sau:
- Hệ thống chuyển sang màn hình thanh toán, bạn kiểm tra lại các thông tin: Tổng tiền hàng, Giảm giá, Thu khác (phí dịch vụ, VAT).
- Điền số tiền Khách thanh toán và chọn Phương thức thanh toán (Tiền mặt, Chuyển khoản, hoặc Thẻ).
- Nhấn Hoàn thành để tạo hóa đơn và kết thúc đặt phòng.
III. Tính năng nâng cao
Tách hóa đơn
- Tình huống: Một khách đoàn yêu cầu tách riêng hóa đơn tiền phòng (để công ty thanh toán) và hóa đơn dịch vụ minibar, giặt là (để khách tự thanh toán).
- Thao tác thực hiện như sau:
- Trên màn hình Thanh toán → bạn chọn Tách hóa đơn.
- Lựa chọn theo 1 trong 3 chế độ hiển thị:
- Tách theo dịch vụ
- Tách theo phòng
- Tạo hóa đơn 1 phần
- Tích chọn các hạng mục cần thanh toán (Ví dụ: Chỉ tích chọn các dịch vụ giặt là, nước uống) → nhấn Hoàn thành.
- Các hạng mục còn lại sẽ tiếp tục được lưu giữ trong phiếu đặt để thanh toán ở các hóa đơn sau.
IV. Thao tác trên Điện thoại
Tính năng Trả phòng trên ứng dụng KiotViet Hotel hỗ trợ khách sạn, nhà nghỉ thực hiện các thao tác: Trả phòng nhanh và tách hóa đơn dịch vụ.
1. Trả phòng
- Tình huống: Bạn đang kiểm tra phòng cùng khách và thực hiện trả phòng ngay tại phòng.
- Thao tác thực hiện như sau:
- Chạm vào phòng đang sử dụng trên màn hình Sơ đồ phòng.
- Nhấn + Sản phẩm, dịch vụ (nếu cần).
- Chạm Trả phòng.
- Xác nhận phòng cần trả và thời gian trả → chạm Xác nhận. Trạng thái phòng sẽ chuyển sang Đã trả.
- Nhấn Thanh toán → Hoàn thành để ghi nhận hóa đơn.
2. Tách hóa đơn
- Tình huống: Khách muốn thanh toán trước tiền dịch vụ ngay trên điện thoại của nhân viên.
- Thao tác thực hiện như sau:
- Tại màn hình chi tiết đặt phòng, chạm vào biểu tượng tùy chọn ba chấm → chọn Tách hóa đơn.
- Tích chọn các mặt hàng/dịch vụ khách muốn trả tiền trước → chạm Thanh toán.
- Tiến hành các thao tác thanh toán như hóa đơn bình thường → nhấn Hoàn thành để ghi nhận hóa đơn.
Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!
- Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet - Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
HDSD – Phần mềm KiotViet
Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!
