Thiết lập cửa hàng

(Ngành Khách sạn, Nhà nghỉ)

I. Giới thiệu chung

Tính năng Thiết lập cửa hàng là “trung tâm điều khiển” giúp chủ khách sạn cấu hình toàn bộ hệ thống vận hành. Tại đây, bạn có thể tùy chỉnh các quy tắc về tính giá vốn, quy định giờ nhận/trả phòng, quản lý điểm tích lũy và cập nhật thông tin nhận diện thương hiệu trên các mẫu in.

Lợi ích nổi bật của tính năng:

• Cá nhân hóa vận hành: Thiết lập khung giờ tính doanh thu (ví dụ qua đêm) và quy định thời gian check-in/check-out chuẩn.
• Quản lý tài chính chính xác: Lựa chọn phương pháp tính giá vốn (Trung bình/Cố định) và quản lý các chi phí nhập hàng.
• Bảo mật dữ liệu: Sử dụng tính năng Khóa sổ để ngăn chặn việc sửa đổi dữ liệu quá khứ và Lịch sử thao tác để giám sát nhân viên.
• Nhận diện thương hiệu: Cập nhật Logo, địa chỉ và thông tin liên hệ hiển thị trên hóa đơn.

II. Các thao tác cơ bản

Dưới đây là các thiết lập nền tảng mà mọi khách sạn cần thực hiện khi bắt đầu sử dụng phần mềm.

1. Cập nhật Thông tin cửa hàng

• Tình huống: Bạn muốn cập nhật Logo khách sạn, địa chỉ và số hotline để hiển thị chuyên nghiệp trên hóa đơn in ra cho khách.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Tại màn hình Quản lý, vào menu Thiết lập → chọn Thiết lập cửa hàng.
  2. Chọn Thông tin cửa hàng.

3. Tại đây, bạn thực hiện:
   • Ảnh đại diện: Nhấn Chọn ảnh đại diện để tải Logo khách sạn lên.
   • Thông tin liên hệ: Điền đầy đủ Tên cửa hàng, Địa chỉ, Tỉnh/Thành phố, Xã/Phường/Đặc khu và Điện thoại.
4. Nhấn Lưu để hoàn tất.

2. Thiết lập Phòng (Thời gian sử dụng)

• Tình huống: Khách sạn quy định giờ nhận phòng là 14:00 và trả phòng là 12:00 hôm sau. Bạn cần cài đặt để hệ thống tự động tính giờ và phụ thu dựa trên mốc này.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Trong khối Thiết lập quản lý, chọn mục Phòng.
  2. Tìm mục Thiết lập loại hình, thời gian quy định thuê phòng → nhấn Chi tiết.
  3. Thiết lập các mốc thời gian nhận/trả và quy tắc tính thêm.
  4. Nhấn Lưu.

3. Cấu hình giao dịch cơ bản

• Tình huống: Bạn muốn cho phép lễ tân in báo giá cho khách đoàn xem trước khi thanh toán, hoặc cho phép bán âm kho khi hàng thực tế có nhưng chưa kịp nhập phiếu.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Trong khối Thiết lập quản lý, chọn mục Giao dịch.
  2. Bật tính năng Bán hàng, Chuyển hàng, Trả hàng nhập, Sản xuất, Xuất hủy khi hết tồn kho nếu muốn ghi nhận tồn kho âm.
  3. Bật tính năng Cho phép in tạm tính/báo giá khi bán hàng để hiển thị nút In (Tạm tính) trên màn hình Lễ tân.
  4. Bật tính năng Không cho phép thay đổi thời gian giao dịch để ngăn chặn nhân viên sửa ngày giờ hóa đơn, giúp bảo mật dữ liệu.

III. Các tính năng nâng cao

Dành cho việc quản lý chuyên sâu về hàng hóa, đối tác và bảo mật dữ liệu.

1. Thiết lập Hàng hóa (Giá vốn & Đơn vị tính)

• Tình huống: Khách sạn kinh doanh nước suối theo chai nhưng nhập theo thùng, và muốn hệ thống tự tính lãi lỗ theo giá nhập trung bình.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Trong khối Thiết lập quản lý, chọn mục Hàng hóa.
  2. Bật tính năng Giá vốn trung bình để hệ thống tính lãi lỗ theo phương pháp bình quân gia quyền.
  3. Bật tính năng Hàng hóa nhiều thuộc tính nếu bạn bán các sản phẩm có nhiều size/màu sắc.
  4. Bật tính năng Hàng hóa có đơn vị tính để quản lý quy đổi (Ví dụ: 1 Thùng = 24 Chai).

2. Thiết lập Đối tác (Tích điểm)

• Tình huống: Bạn muốn triển khai chương trình: Khách lưu trú 100,000đ được tích 1 điểm để quy đổi thành tiền giảm giá cho lần sau.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Trong khối Thiết lập quản lý, chọn mục Đối tác.
  2. Bật tính năng Tích điểm.
  3. Thiết lập tỷ lệ quy đổi (Ví dụ: 100,000 VNĐ = 1 điểm; 1 điểm = 1,000 VNĐ thanh toán).

3. Quản lý Thu chi & Chi phí nhập hàng

• Tình huống: Bạn cần quản lý thêm phí dịch vụ khi bán hàng và phân bổ phí vận chuyển vào giá vốn khi nhập hàng.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Trong khối Thiết lập quản lý, chọn mục Giao dịch.
  2. Bật Thu khác khi bán hàng để tạo các khoản phí dịch vụ, phụ thu trên hóa đơn.
  3. Bật Hỗ trợ các khoản chi phí nhập hàng để quản lý phí vận chuyển, bốc dỡ khi nhập kho vật tư.

4. Tính năng Khóa sổ (Chốt dữ liệu)

• Tình huống: Để chốt báo cáo doanh thu tháng trước và ngăn chặn nhân viên sửa đổi, gian lận hoặc xóa các hóa đơn cũ, bạn sử dụng tính năng Khóa sổ.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Trong khối Thiết lập quản lý → Giao dịch, tìm và bật tính năng Khóa sổ.
  • Thiết lập ngày khóa sổ: Chọn chi nhánh và ngày muốn khóa (Ví dụ: 31/12/2025). Tích chọn “Áp dụng cho các chi nhánh đang chọn” nếu muốn khóa đồng loạt.
  • Nhấn Lưu.

• Nguyên tắc hoạt động: Sau khi khóa sổ, hệ thống sẽ báo lỗi và chặn các thao tác sau đối với giao dịch có thời gian trước ngày khóa sổ:
  • Hóa đơn/Đặt phòng: Không thể tạo mới, cập nhật hoặc hủy hóa đơn cũ.
  • Nhập/Trả hàng: Không thể tạo phiếu nhập/trả hàng lùi ngày về trước thời điểm khóa.
  • Sổ quỹ: Không thể lập phiếu thu/chi hoặc sửa đổi phiếu cũ trong giai đoạn đã khóa.
  • Công nợ: Không thể điều chỉnh nợ hoặc thanh toán cho các giao dịch trong quá khứ đã bị khóa.

5. Các tiện ích khác

• Voucher: Trong khối Thiết lập quản lý → Giao dịch → bật tính năng để cho phép thanh toán bằng mã quà tặng.

• Tùy chỉnh khung giờ tính doanh thu: Trong khối Thiết lập quản lý → Giao dịch → bật tính năng → cài đặt ngày làm việc của khách sạn (Ví dụ: Từ 02:00 sáng hôm nay đến 01:59 sáng hôm sau) giúp báo cáo doanh thu chính xác hơn với mô hình kinh doanh đêm.

6. Tra cứu Lịch sử thao tác

• Tình huống: Bạn phát hiện một hóa đơn bị hủy hoặc giá phòng bị sửa đổi bất thường và muốn kiểm tra xem nhân viên nào đã thực hiện vào thời gian nào.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Tại màn hình Quản lý, nhấn Thiết lập → chọn Lịch sử thao tác.

2. Tìm kiếm: Sử dụng bộ lọc bên trái để tìm theo:
   • Nội dung: Nhập từ khóa (VD mã hóa đơn, tên phòng).
   • Nhân viên: Chọn tên nhân viên thực hiện thao tác.
   • Chức năng: Lọc theo các chức năng trên phần mềm.
   • Chi nhánh: Bỏ trống để hiển thị dữ liệu tất cả các chi nhánh hoặc chọn các chi nhánh cụ thể.
   • Thao tác: Tích chọn các thao tác cần tìm kiếm.
   • Thời gian: Chọn thời gian cần tìm kiếm.
3. Kết quả: Hệ thống hiển thị thông tin chi tiết. Bạn cũng có thể Xuất file để lưu trữ bằng chứng.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD – Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!