Quản lý mẫu in

(Ngành Khách sạn, Nhà nghỉ)

I. Giới thiệu chung

Tính năng Quản lý mẫu in giúp chủ khách sạn tự do thiết kế và tùy chỉnh các loại chứng từ như Hóa đơn thanh toán, Phiếu tạm tính, Phiếu nhập hàng… theo phong cách riêng. Việc sở hữu các mẫu in chuyên nghiệp, đầy đủ thông tin logo và lời chào không chỉ giúp minh bạch thông tin giao dịch mà còn nâng cao hình ảnh thương hiệu trong mắt khách hàng.

Lợi ích nổi bật của tính năng:

• Đa dạng loại mẫu: Hỗ trợ thiết kế mẫu cho nhiều loại giao dịch: Hóa đơn, Tạm tính, Nhập hàng, Trả hàng, Chuyển hàng, Phiếu thu/chi.
• Tùy biến linh hoạt: Dễ dàng thêm logo, thay đổi khổ giấy (A4/K80) và nội dung hiển thị bằng bộ công cụ chỉnh sửa trực quan.
• Hỗ trợ in nhiều liên: Thiết lập được tối đa 3 mẫu in cho các giao dịch quan trọng như Hóa đơn để phục vụ các mục đích khác nhau (Lưu kho, Giao khách).

II. Các thao tác cơ bản

Dưới đây là các bước để khởi tạo và quản lý thư viện mẫu in trên giao diện Web Quản lý.

1. Truy cập và Thêm mới mẫu in

• Tình huống: Bạn muốn tạo một mẫu hóa đơn khổ K80 có in kèm logo khách sạn và mật khẩu Wifi ở cuối trang.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Tại màn hình Quản lý, vào menu Thiết lập → chọn Quản lý mẫu in.

2. Chọn loại giao dịch cần thêm mẫu (ví dụ: Hóa đơn).
3. Nhấn biểu tượng dấu cộng +.

4. Điền Tên mẫu in và chọn Mẫu gợi ý (A4 hoặc K80) để hệ thống tải sẵn khung chuẩn.

5. Chỉnh sửa nội dung.

Hệ thống hỗ trợ các “token” (mã dữ liệu) có sẵn để bạn chèn thông tin động vào mẫu in. Bạn có thể kích vào biểu tượng chữ (i) để xem chi tiết.

6. Nhấn Lưu.

Lưu ý: Hệ thống hỗ trợ tối đa 3 mẫu cho Hóa đơn/Tạm tính/Trả hàng và 1 mẫu cho các giao dịch khác (Nhập hàng, Phiếu thu/chi…).

2. Sửa mẫu in

• Tình huống: Bạn muốn thêm thông tin “Giờ nhận phòng” và “Giờ trả phòng” vào phiếu thanh toán để khách dễ đối chiếu.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Chọn mẫu in cần sửa, nhấn biểu tượng cây bút.

2. Thay đổi thông tin.
3. Nhấn Lưu → chọn Có để xác nhận.

3. Xóa mẫu in

• Tình huống: Bạn có một mẫu in cũ bị lỗi font chữ và muốn xóa đi để tránh nhân viên chọn nhầm.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Chọn mẫu in cần xóa.
  2. Nhấn biểu tượng cây bút.

3. Chọn Xóa → chọn Đồng ý để xác nhận.

III. Các tính năng nâng cao

Hướng dẫn cách lựa chọn và sử dụng các mẫu in đã thiết lập trong quá trình vận hành thực tế.

1. Sử dụng mẫu in tại màn hình Lễ tân

• Tình huống: Khách sạn có 2 mẫu hóa đơn: “Mẫu A4” cho khách đoàn công ty và “Mẫu K80” cho khách lẻ. Lễ tân cần chọn đúng mẫu khi in.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Bạn nhấn vào biểu tượng máy in → bật xanh Tự động in hóa đơn.
  2. Chọn số bản in hóa đơn (liên).
  3. Chọn mẫu in mong muốn.

4. Sau khi hoàn thành thanh toán hóa đơn, hệ thống tự động in đúng mẫu hóa đơn đã chọn.

2. In lại và In hàng loạt tại màn hình Quản lý

• Tình huống: Kế toán cần in lại toàn bộ hóa đơn của ngày hôm qua để lưu trữ chứng từ.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Vào menu Giao dịch → Hóa đơn.
  2. Tích chọn các hóa đơn cần in.
  3. Nhấn nút Thao tác → chọn In.

4. Lựa chọn mẫu in mong muốn và nhấn In.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD – Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!