Phân quyền truy cập

(Ngành Khách sạn, Nhà nghỉ)

I. Giới thiệu chung

Tính năng Phân quyền truy cập giúp chủ khách sạn quản lý chặt chẽ đội ngũ nhân sự, đảm bảo mỗi nhân viên (Lễ tân, Buồng phòng, Kế toán…) chỉ được phép truy cập vào các dữ liệu và tính năng phù hợp với nhiệm vụ của mình. Điều này giúp bảo mật thông tin kinh doanh, tránh gian lận và quy trách nhiệm rõ ràng trong quá trình vận hành.

Lợi ích nổi bật của tính năng:

• Bảo mật dữ liệu: Ngăn chặn nhân viên xem các báo cáo lợi nhuận hoặc giá vốn nếu không được phép.
• Chuyên môn hóa: Phân chia rõ vai trò: Lễ tân chỉ thao tác đặt phòng/thanh toán, Buồng phòng chỉ xem trạng thái phòng.
• Kiểm soát thời gian: Giới hạn nhân viên chỉ được đăng nhập vào hệ thống trong khung giờ làm việc quy định.

II. Các thao tác cơ bản

Dưới đây là các bước quản lý tài khoản người dùng trên giao diện Web Quản lý.

1. Thêm mới tài khoản nhân viên

• Tình huống: Khách sạn tuyển thêm một nhân viên lễ tân mới và bạn cần tạo tài khoản để nhân viên này bắt đầu làm việc.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Tại màn hình Quản lý, vào menu Thiết lập → chọn Phân quyền truy cập.

2. Tại màn hình Tài khoản, nhấn + Tài khoản.
3. Nhập các thông tin bắt buộc:
   • Tên tài khoản: Tên nhân viên (Ví dụ: Nguyễn Văn A).
   • Tên đăng nhập: Tên truy cập phần mềm (Ví dụ: LT3).
   • Mật khẩu: Tạo mật khẩu ban đầu.
   • Vai trò: Chọn vai trò mặc định (Ví dụ: Nhân viên Lễ tân).
   • Chi nhánh: Chọn chi nhánh nhân viên làm việc.
4. Nhấn Lưu để hoàn tất.

2. Cập nhật thông tin và Đổi mật khẩu

• Tình huống: Nhân viên quên mật khẩu hoặc muốn đổi tên hiển thị.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Tìm kiếm và chọn tài khoản cần sửa.
  2. Nhấn Cập nhật.
  3. Nhập lại thông tin mới hoặc mật khẩu mới vào ô tương ứng.
  4. Nhấn Lưu.

3. Ngừng hoạt động hoặc Xóa tài khoản

• Tình huống: Nhân viên nghỉ việc, bạn cần khóa tài khoản để họ không thể truy cập vào hệ thống khách sạn nữa.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Ngừng hoạt động: Chọn tài khoản, nhấn Ngừng hoạt động → Đồng ý. Tài khoản này sẽ bị khóa, không thể truy cập vào phần mềm nhưng lịch sử giao dịch cũ vẫn được giữ lại.

• Xóa tài khoản: Chọn tài khoản → nhấn Xóa → xác nhận Đồng ý.

III. Các tính năng nâng cao

Dành cho chủ khách sạn để thiết lập hệ thống phân quyền chi tiết và chặt chẽ hơn.

1. Phân quyền chi tiết theo Vai trò

• Tình huống: Bạn muốn nhân viên Lễ tân chỉ được phép Check-in/Check-out nhưng không được phép Xóa hóa đơn hoặc Xem báo cáo doanh thu.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Chọn tài khoản nhân viên, nhấn tab Phân quyền.
  2. Chọn Chi nhánh và Vai trò áp dụng.
  3. Danh sách các quyền chi tiết sẽ hiện ra. Bạn tích chọn vào các tính năng cho phép (màu xanh) và bỏ tích các tính năng muốn chặn.

4. Nhấn nút Cập nhật cuối màn hình→ xác nhận Đồng ý.

2. Thiết lập thời gian truy cập

• Tình huống: Nhân viên ca sáng chỉ làm việc từ 06:00 đến 14:00. Bạn muốn ngăn chặn việc tài khoản này truy cập vào hệ thống ngoài khung giờ trên để tránh gian lận.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Chọn tài khoản cần giới hạn, nhấn tab Thời gian truy cập.
  2. Tích chọn Chỉ cho phép truy cập theo khung giờ.
  3. Thiết lập các thứ trong tuần và khung giờ cụ thể (Ví dụ: 06:00 – 14:30).
  4. Nhấn Lưu. Nếu nhân viên đăng nhập ngoài giờ này, hệ thống sẽ báo lỗi.

3. Quản lý và Tạo mới Vai trò

• Tình huống: Bạn muốn tạo một vai trò mới là “Trưởng bộ phận Buồng phòng” với các quyền hạn đặc thù (chỉ xem trạng thái phòng và kho, không xem tiền).
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Tại tab Phân quyền → trên dòng Vai trò → nhấn dấu + (Thêm vai trò).

2. Đặt tên vai trò mới.
3. Tích chọn bộ quyền mẫu mong muốn.

4. Nhấn Lưu. Sau đó bạn có thể gán vai trò này cho nhiều nhân viên cùng lúc.
5. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng tính năng Sao chép để thêm nhanh vai trò mới với các phân quyền tương tự vai trò đang chọn và chỉnh sửa lại quyền trước khi tạo mới.

6. Để chỉnh sửa 1 vai trò:
   • Bạn nhấn biểu tượng bút chì.

• Thay đổi thông tin → nhấn Lưu → chọn 1 trong 2 phương án:
  • Cập nhật lại với người dùng đã có vai trò này
  • Không cập nhật lại với người dùng đã có vai trò này.
• Nhấn Lưu.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD – Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!