Thanh toán qua QR

(Ngành Khách sạn, Nhà nghỉ)

I. Giới thiệu chung

KiotViet Hotel hỗ trợ tính năng thanh toán bằng mã QR, giúp quy trình thanh toán tiền phòng và dịch vụ tại khách sạn của bạn diễn ra liền mạch, chính xác và chuyên nghiệp.

Tính năng này bao gồm:

• Chức năng cơ bản: Tạo mã QR động chứa chính xác số tiền hóa đơn (bao gồm tiền phòng, dịch vụ, phụ thu) và thông tin tài khoản cho mỗi giao dịch.
• Chức năng nâng cao: Tự động gửi thông báo giao dịch thành công tiền về ngay trên phần mềm, được KiotViet hợp tác triển khai với các đối tác ngân hàng, ví điện tử.

Lợi ích nổi bật của tính năng:

• Thanh toán nhanh chóng, chính xác: Khách hàng chỉ cần quét mã, toàn bộ số tiền lẻ đến từng đơn vị đồng và nội dung chuyển khoản được tự động điền sẵn, loại bỏ hoàn toàn sai sót do nhập liệu thủ công.
• Xác nhận giao dịch tức thì: Lễ tân xác nhận thanh toán ngay lập tức mà không cần kiểm tra biến động số dư trên ứng dụng ngân hàng, ví điện tử riêng, giúp rút ngắn thời gian check-out cho khách.
• Dễ dàng triển khai: Quy trình thêm tài khoản và kết nối dịch vụ được thực hiện hoàn toàn trực tuyến ngay trên phần mềm KiotViet Hotel.

II. Các thao tác cơ bản

Dưới đây là các bước thực hiện để bắt đầu sử dụng QR tại quầy lễ tân.

1. Thêm tài khoản ngân hàng

• Tình huống: Bạn muốn bắt đầu sử dụng thanh toán QR cho khách sạn, việc đầu tiên là cần khai báo thông tin tài khoản ngân hàng nhận tiền.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Tại màn hình Lễ tân (khi chọn phương thức Chuyển khoản/ Ví điện tử) → bạn nhấn Thêm tài khoản hoặc màn hình Sổ quỹ (khi chọn phương thức Ngân hàng/ Ví điện tử), bạn nhấn dấu cộng.
  2. Chọn ngân hàng/ Ví điện tử tương ứng, điền đầy đủ thông tin tài khoản và nhấn Lưu.
     • Minh họa thao tác trên màn hình Lễ tân

• Minh họa thao tác trên màn hình Sổ quỹ

2. Tạo mã QR khi thanh toán trả phòng

• Tình huống: Khách hàng thực hiện check-out và muốn thanh toán hóa đơn tổng (tiền phòng + minibar) bằng cách chuyển khoản qua mã QR.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Tại màn hình thanh toán hóa đơn, sau khi kiểm tra các hạng mục, bạn chọn phương thức thanh toán là Chuyển khoản/ Ví điện tử.
  2. Chọn tài khoản ngân hàng bạn đã thêm. Một mã QR động chứa đúng số tiền cần thu sẽ hiện ra.
  3. Bạn có thể cho khách quét trực tiếp trên màn hình máy tính, hoặc nhấn Hiện mã QR để phóng to cho khách dễ quét.

Lưu ý: Với dịch vụ thông báo thanh toán tự động, bạn vui lòng nhắc khách hàng không thay đổi nội dung chuyển khoản mặc định để hệ thống ghi nhận chính xác.

III. Các tính năng nâng cao

Xác nhận thông báo thanh toán thành công (Tự động)

• Tình huống: Bạn muốn hệ thống tự động thông báo “Giao dịch thành công” và tự động đóng hóa đơn ngay khi tiền về tài khoản mà không cần lễ tân phải kiểm tra điện thoại riêng.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Tại màn hình Quản lý, vào menu Thanh toán.
  2. Chọn thẻ của ngân hàng/ví điện tử bạn muốn kết nối (ví dụ: (Techcombank, VIB, BIDV, Vietinbank, Vietcombank, MB Bank, VPBank, Sacombank, MoMo,…) và nhấn Đăng ký.
  3. Chọn tài khoản, điền thông tin và thực hiện các bước xác thực theo yêu cầu (nhập mã OTP hoặc xác thực trực tiếp trên ứng dụng ngân hàng).

4. Lưu ý: Tính năng nâng cao này chỉ áp dụng cho các ngân hàng/ví điện tử có hợp tác với KiotViet.

IV. Thao tác trên Điện thoại

Tính năng Thanh toán qua QR trên ứng dụng KiotViet Hotel hỗ trợ cửa hàng thực hiện các thao tác: Tạo mã QR thanh toán và đăng ký dịch vụ thông báo tiền về.

1. Tạo mã QR cơ bản trên ứng dụng

• Tình huống: Bạn thực hiện trả phòng và thu tiền ngay tại phòng khách bằng điện thoại.
• Thao tác thực hiện như sau: Khi thanh toán trên ứng dụng KiotViet Hotel, bạn chỉ cần chọn phương thức Chuyển khoản và chọn tài khoản ngân hàng, ứng dụng sẽ hiển thị mã QR với đúng số tiền để khách hàng quét.

2. Đăng ký dịch vụ nâng cao trên Mobile

• Tình huống: Bạn muốn nhận thông báo tiền về ngay trên điện thoại khi đang di chuyển ngoài khách sạn.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Đăng nhập ứng dụng KiotViet Hotel bằng tài khoản admin. Từ menu Nhiều hơn hoặc Tổng quan, chọn mục Thanh toán.
  2. Chạm vào Đăng ký ngay. Chọn thẻ ngân hàng/ ví điện tử bạn muốn li&ên kết.
  3. Điền thông tin và làm theo các bước xác thực.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD – Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!