Thanh toán

(Ngành Khách sạn, Nhà nghỉ)

I. Giới thiệu chung

Tính năng Thanh toán là nghiệp vụ cuối cùng và quan trọng nhất để hoàn tất quy trình phục vụ khách hàng (Check-out). Hệ thống KiotViet Hotel giúp bạn quản lý các khoản thu từ tiền phòng, dịch vụ, minibar và tiền tạm ứng một cách minh bạch, chính xác và chuyên nghiệp.

Lợi ích nổi bật của tính năng Thanh toán trên KiotViet:

• Thanh toán linh hoạt theo nghiệp vụ: Hỗ trợ thanh toán gộp cho khách đoàn hoặc thanh toán lẻ cho từng phòng, từng hạng mục dịch vụ.
• Đa dạng phương thức, đáp ứng mọi nhu cầu: Chấp nhận Tiền mặt, Thẻ ngân hàng, Chuyển khoản VietQR, Điểm tích lũy và đặc biệt là cấn trừ trực tiếp từ tiền Tạm ứng của khách.
• Tự động hóa và quản lý chính xác: Hệ thống tự động tính toán tiền phòng theo thời gian thực (Giờ/Ngày/Đêm) và phụ thu quá giờ, giúp giảm thiểu sai sót so với tính toán thủ công.
• Thông báo tức thì: Nhận thông báo “Tiền về” và phát âm thanh qua loa ngay trên màn hình lễ tân khi khách quét mã VietQR thành công.

II. Các thao tác cơ bản

Để dễ hình dung, cá ví dụ dưới đây sẽ minh họa những tình huống thực tế trong ngành Khách sạn, Nhà nghỉ.

1. Thanh toán khi Trả phòng

• Tình huống: Khách hàng tại phòng 203 yêu cầu trả phòng và thanh toán sau 2 ngày lưu trú.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Tại màn hình Lễ tân, nhấn vào chi tiết đặt phòng → chọn Trả phòng.

2. Xác nhận thời gian trả → chọn Trả phòng và thanh toán.

3. Hệ thống chuyển sang màn hình Tạo hóa đơn mới với đầy đủ cá hạng mục tiền phòng và sản phẩm/dịch vụ.
4. Nhấn Hoàn thành để tạo hóa đơn cho khách.

2. Thanh toán bằng một phương thức

• Tình huống: Khách muốn thanh toán toàn bộ hóa đơn 650,000 bằng hình thức Chuyển khoản.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Tại khu vực thanh toán, nhập số tiền vào ô Khách thanh toán (F8).
  2. Chọn phương thức Chuyển khoản.
  3. Nhấn Hoàn thành.

3. Thanh toán bằng nhiều phương thức (Kết hợp)

• Tình huống: Hóa đơn của khách là 650,000đ. Khách muốn trả 250,000đ bằng tiền mặt, số còn lại quẹt thẻ ngân hàng.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Trên màn hình Tạo hóa đơn mới nhấn Thanh toán kết hợp.
  2. Tích chọn phương thức Tiền mặt → nhập số tiền 250,000.
  3. Tích chọn tiếp phương thức Thẻ → hệ thống tự gợi ý số tiền còn thiếu là 400,000.
  4. Nhấn Xong.

5. Tiếp tục nhấn Hoàn thành để ghi nhận hóa đơn.

4. Thanh toán bằng mã VietQR

• Tình huống: Khách muốn quét mã QR để thanh toán nhanh mà không cần nhập số tài khoản hay số tiền thủ công.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Chọn phương thức thanh toán là Chuyển khoản.
  2. Chọn tài khoản ngân hàng của khách sạn. Hệ thống tự động tạo mã QR động chứa chính xác số tiền cần trả.

3. Khách hàng quét mã trên màn hình hoặc trên phiếu tạm tính.
4. Với tài khoản ngân hàng đăng ký dịch vụ nhận thông báo QR trên KiotViet, khi tiền về tài khoản, màn hình sẽ hiển thị thông báo “Đã nhận” kèm số tiền.

5. Kết hợp dịch vụ thông báo thanh toán với tính năng phát loa: Thiết bị sẽ phát ra âm thanh thông báo Đã nhận được kèm số tiền, giúp nhân viên xác nhận giao dịch nhanh chóng mà không cần nhìn vào màn hình.

5. Sử dụng tiền Tạm ứng để thanh toán

• Tình huống: Đây là nghiệp vụ đặc thù của ngành khách sạn khi khách đã đặt cọc trước.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Trong màn hình Tạo hóa đơn mới, hệ thống sẽ hiển thị số tiền Khách đã trả.
  2. Số tiền này sẽ được tự động trừ vào tổng giá trị hóa đơn. Bạn chỉ cần thu thêm phần chênh lệch (nếu có) từ khách hàng.

III. Tính năng nâng cao

Tách hóa đơn (Tạo hóa đơn một phần)

• Tình huống: Một khách đoàn yêu cầu tách riêng hóa đơn tiền phòng cho công ty và hóa đơn dịch vụ (ăn uống, giặt là) để cá nhân tự trả.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Trong màn hình chi tiết đặt phòng, chọn Thanh toán.

2.  Chọn Tách hóa đơn.

3. Chọn Tạo hóa đơn 1 phần → tích chọn cá hạng mục cần thanh toán trước (Ví dụ: Chỉ chọn Sản phẩm/Dịch vụ).
4. Xác nhận thanh toán và nhấn Hoàn thành. Hạng mục tiền phòng còn lại sẽ được lưu để thanh toán sau.

IV. Thao tác trên Điện thoại

Tính năng Thanh toán trên ứng dụng KiotViet Hotel hỗ trợ cửa hàng thực hiện cá thao tác: Thanh toán nhanh và hiển thị m&ã QR.

1. Thanh toán nhanh trên App

• Tình huống: Nhân viên lễ tân thực hiện trả phòng và thanh toán ngay cho khách bằng điện thoại.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Chạm vào phòng đang sử dụng trên sơ đồ → chọn Trả phòng → Xác nhận → chạm Thanh toán.

2. Nhập số tiền và phương thức khách trả → chạm Hoàn thành.

2. Tiện ích QR trên Mobile

• Tình huống: Khách muốn chuyển khoản nhưng quầy lễ tân đang đông, nhân viên dùng điện thoại để hiện m&ã QR cho khách.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Khi chọn phương thức Chuyển khoản → ứng dụng hiển thị m&ã QR để khách hàng quét và thực hiện thanh toán.
  • Với tài khoản ngân hàng đăng ký dịch vụ nhận thông báo QR trên KiotViet:
    • Khi tiền về tài khoản, màn hình Thanh toán sẽ hiển thị thông báo “Ghi nhận giao dịch thành công” kèm số tiền.
    • Khi kết hợp với tính năng Phát loa thông báo nhận tiền trên ứng dụng, hệ thống sẽ đọc số tiền khách thanh toán qua loa thiết bị.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD – Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!