Quản lý Thu khác

(Ngành Khách sạn, Nhà nghỉ)

I. Giới thiệu chung

Trong vận hành khách sạn, ngoài tiền phòng và dịch vụ cơ bản, thường phát sinh các khoản chi phí đi kèm như phí phục vụ, phí dọn dẹp thêm, hoặc các phí tiện ích khác. Tính năng Quản lý thu khác giúp bạn tự động hóa việc tính toán các khoản này, đảm bảo tính minh bạch và tránh thất thoát trong quá trình thanh toán.

Lợi ích nổi bật của tính năng:

• Tự động hóa tính phí: Thiết lập các khoản phí dọn dẹp hoặc phí phục vụ tự động hiển thị khi thanh toán, giảm bớt thao tác thủ công cho lễ tân.
• Linh hoạt theo nhu cầu: Hỗ trợ tính phí theo số tiền cố định (VNĐ) hoặc theo tỷ lệ phần trăm (%) trên giá trị hóa đơn.
• Quản lý báo cáo minh bạch: Các khoản thu khác được tách biệt rõ ràng trong báo cáo tài chính, giúp chủ khách sạn dễ dàng theo dõi lợi nhuận ròng.
• Phân quyền chặt chẽ: Kiểm soát quyền hạn nhân viên trong việc thêm, sửa hoặc xóa các loại phí để bảo mật dữ liệu tài chính.

II. Các thao tác cơ bản

Để dễ hình dung, các ví dụ dưới đây sẽ minh họa những tình huống thực tế trong ngành Khách sạn, Nhà nghỉ.

1. Thiết lập tính năng

• Tình huống: Bạn muốn kích hoạt tính năng để có thể thêm các phí phụ thu khi làm hóa đơn cho khách.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Tại màn hình Quản lý, vào menu Thiết lập → chọn Thiết lập gian hàng.

2. Tại khối Thiết lập quản lý, chọn Giao dịch → bật xanh tính năng Thu khác khi bán hàng.

2. Quản lý danh mục Thu khác

• Tình huống: Bạn muốn thêm một loại phí là “Phụ thu Tết” với giá trị là 5% tổng hóa đơn.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Vào menu Thiết lập → chọn Quản lý thu khác.

2. Nhấn nút + Thêm mới.
3. Điền các thông tin:
   • Loại thu: Tên phí (Ví dụ: Phụ thu Tết).
   • Giá trị: Nhập 5 và chọn đơn vị là %.
   • Chi nhánh: Chọn chi nhánh cụ thể hoặc Toàn hệ thống.
   • Thứ tự hiển thị: Nếu trong hóa đơn có nhiều loại thu khác, hệ thống sẽ sắp xếp loại thu có thứ tự hiển thị nhỏ hơn lên trước.
   • Tự động đưa vào hóa đơn: Tích chọn nếu bạn muốn phí này luôn hiện ra khi tạo hóa đơn mới.
   • Hoàn lại khi trả hàng: Tích chọn nếu phí này sẽ được trả lại cho khách trong trường hợp hủy/trả phòng.
4. Nhấn Lưu.

3. Áp dụng Thu khác khi thanh toán

• Tình huống: Khi khách check-out, bạn muốn thêm phụ thu Tết vào hóa đơn.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Tại màn hình Lễ tân, khi thanh toán hóa đơn, bạn nhấn vào giá trị ô Thu khác → hệ thống sẽ hiện danh sách các loại thu khác đã thiết lập.
  2. Tích chọn loại thu muốn áp dụng (hoặc bỏ tích để loại bỏ). Lưu ý: Bạn có thể thay đổi giá trị Thu trên hóa đơn.

3. Tổng tiền Khách cần trả sẽ được cập nhật lại theo công thức: Tổng tiền hàng – Giảm giá + Thu khác.

III. Các tính năng nâng cao

1. Quản lý danh sách Thu khác (Cập nhật, Ngừng thu, Xóa)

• Tình huống: Bạn muốn sửa đổi giá trị phụ thu, tạm ngưng áp dụng khi hết mùa lễ, hoặc xóa bỏ khoản thu không còn dùng đến.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Cập nhật thông tin:
    1. Tại màn hình Thu khác → nhấn Cập nhật trên khoản thu khác cần chỉnh sửa.
    2. Thay đổi thông tin → nhấn Lưu.

• Ngừng thu/Cho phép thu lại:
  1. Tại màn hình Thu khác → trên khoản thu khác nhấn Ngừng thu → xác nhận Đồng ý. Khoản thu này sẽ ẩn khỏi màn hình Thu ngân.

2. Để mở lại, vào chi tiết khoản phí đã ngừng, bấm Cho phép thu → xác nhận Đồng ý.

• Xóa loại thu khác:
  1. Chỉ áp dụng với các khoản thu CHƯA từng phát sinh giao dịch.
  2.  Trên khoản thu khác nhấn Xóa → xác nhận Đồng ý.

2. Báo cáo và Quản lý mẫu in

• Tình huống: Cuối ngày hoặc cuối tháng, chủ khách sạn muốn xem tổng tiền Tip/Phụ thu thu được là bao nhiêu và hiển thị chúng trên tờ hóa đơn in ra cho khách.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Xem Báo cáo:
    • Trong Báo cáo cuối ngày: Kiểm tra mối quan tâm Bán hàng.

• Trong Báo cáo tài chính: Số tiền này nằm ở mục Thu nhập khác (8).

• Quản lý mẫu in:
  • Để hiển thị khoản thu khác trên hóa đơn, bạn cần thiết lập mẫu in với các trường thông tin:
    • {Ten_Loại_Thu_Khac}: Tên khoản phụ thu (Ví dụ: Phụ thu Tết).
    • {Muc_Thu_Khac}, {Muc_Thu_Khac_Gạch_Cheo}: Số tiền tương ứng.

3. Phân quyền nhân viên

• Tình huống: Chủ khách sạn, nhà nghỉ muốn phân quyền cho quản lý được phép tạo mới các loại thu khác, còn nhân viên lễ tân chỉ được phép xem và áp dụng.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Vào Thiết lập → Phân quyền truy cập.
  • Phân quyền → Hệ thống → Thu khác → tùy chọn các quyền hạn tương ứng cho từng vai trò:
    • Xem DS: Chỉ xem được danh sách, không sửa xóa.
    • Thêm mới: Được phép tạo loại thu mới.
    • Cập nhật: Được phép sửa thông tin hoặc Ngừng thu/Cho phép thu.
    • Xóa: Được phép xóa khoản thu (nếu chưa phát sinh giao dịch).

IV. Thao tác trên Điện thoại

Tính năng Thu khác trên ứng dụng KiotViet Hotel hỗ trợ khách sạn, nhà nghỉ thực hiện thao tác: áp dụng phụ thu khi thanh toán.

• Tình huống: Bạn muốn thêm phụ thu Tết khi thanh toán trên điện thoại.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Khi Thanh toán trên KiotViet Hotel, ứng dụng tự động thêm các khoản thu khác được thiết lập Tự động đưa vào hóa đơn.
  2. Bạn chạm vào dòng Thu khác để thêm/bớt các khoản thu hoặc chỉnh sửa giá trị thu trực tiếp trên hóa đơn đó nếu cần → chọn Áp dụng.

3. Thực hiện các bước thanh toán như bình thường.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD – Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!