Quản lý tính lương

(Ngành Khách sạn, Nhà nghỉ)

I. Giới thiệu chung

Tính năng Quản lý tính lương trên KiotViet Hotel giúp chủ khách sạn tự động hóa và quản lý quy trình tính lương cho nhân viên một cách chính xác và minh bạch. Từ việc thiết lập các quy tắc tính lương, quản lý ngày nghỉ lễ, đến việc tạo bảng lương, chốt lương và thanh toán, tính năng này giúp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và đảm bảo quyền lợi cho nhân viên.

Lợi ích nổi bật của tính năng:

• Thiết lập linh hoạt: Cho phép cài đặt ngày tính lương, giờ công chuẩn, quy tắc tính nửa công, tự động tạo bảng lương và quản lý các ngày lễ tết, ngày làm việc của chi nhánh.
• Đa dạng cách tính lương: Hỗ trợ nhiều hình thức tính lương chính (theo ca, giờ, ngày công chuẩn, cố định), lương làm thêm giờ, thưởng (theo doanh thu, lợi nhuận gộp), phụ cấp và các khoản giảm trừ.
• Quản lý bảng lương hiệu quả: Dễ dàng tạo mới, xem, cập nhật, chốt lương, hủy bỏ và xuất file bảng lương. Hệ thống tự động tổng hợp dữ liệu chấm công và các thiết lập lương.
• Thanh toán lương tiện lợi: Hỗ trợ thanh toán lương, ứng lương trực tiếp từ bảng lương hoặc thông tin nhân viên, tự động tạo phiếu chi và ghi nhận lịch sử thanh toán.
• Minh bạch và chi tiết: Cung cấp chi tiết phiếu lương cho từng nhân viên, bao gồm cả chi tiết chấm công trong kỳ. Chi phí lương được tự động hạch toán vào báo cáo tài chính.
• Mẫu lương tiện dụng: Cho phép tạo các mẫu lương (bao gồm thưởng, phụ cấp, giảm trừ) để áp dụng nhanh chóng cho nhiều nhân viên.

II. Các thao tác cơ bản

Để dễ hình dung, các ví dụ dưới đây sẽ minh họa những tình huống thực tế trong ngành Khách sạn, Nhà nghỉ.

1. Thiết lập tính lương

Đây là các cài đặt nền tảng ảnh hưởng đến toàn bộ quy trình tính lương.

• Tình huống: Bạn cần cài đặt ngày bắt đầu kỳ lương hàng tháng là ngày 1 và muốn hệ thống tự động tạo bảng lương khi đến kỳ.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Trên màn hình Quản lý, vào menu Nhân viên → Thiết lập nhân viên → Tính lương.

2. Ngày tính lương: Nhấn Chi tiết, chọn ngày bắt đầu kỳ lương hàng tháng (ví dụ: Ngày 1) và nhấn Lưu.

3. Tự động tạo bảng lương: Bật xanh tính năng để hệ thống tự động tạo bảng lương mới vào ngày bắt đầu kỳ lương.

4. Tự động cập nhật bảng lương: Bật xanh tính năng để hệ thống tự động cập nhật bảng lương mỗi ngày dựa trên dữ liệu chấm công mới nhất.

5. Thiết lập mẫu lương:
   • Bạn nhấn Chi tiết để thêm, sửa, xóa mẫu lương mẫu (bao gồm thưởng, phụ cấp, giảm trừ) để áp dụng nhanh cho nhân viên sau này.

• Nhấn vào nút Nhân viên trên từng dòng mẫu lương → chọn Thêm nhân viên áp dụng để áp dụng mẫu lương cho nhân viên cụ thể → chọn Áp dụng để lưu thông tin.

2. Thiết lập mức lương cho nhân viên

Bạn cần cài đặt cách tính lương và các khoản thu nhập/giảm trừ khác cho từng nhân viên (Lễ tân, Buồng phòng, Bảo vệ…).

• Tình huống: Khi bạn cần cài đặt mức lương chi tiết (theo ca, cố định) và các khoản phụ cấp ăn trưa, giảm trừ đi muộn cho một nhân viên lễ tân cụ thể.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Vào menu Nhân viên → Danh sách nhân viên.

2. Chọn nhân viên → chọn tab Thiết lập lương → nhấn Cập nhật.

3. Lương chính: Chọn loại tính lương phù hợp:
   • Theo ca làm việc: Nhập mức lương cho mỗi ca. Bật xanh Thiết lập nâng cao để tùy chỉnh lương khác nhau cho từng ca (Sáng/Chiều/Đêm) hoặc thiết lập lương riêng cho Thứ 7, Chủ nhật, Ngày nghỉ, Ngày lễ tết.

• Theo giờ làm việc: Nhập mức lương cho mỗi giờ làm việc.

• Theo ngày công chuẩn: Nhập mức lương tháng. Lương thực nhận sẽ dựa trên tỷ lệ ngày công thực tế / ngày công chuẩn của kỳ lương.

• Cố định: Nhập mức lương cố định cho mỗi kỳ, không phụ thuộc chấm công.

4. Lương làm thêm giờ: (Áp dụng nếu lương chính tính theo Ca hoặc Ngày công chuẩn) Bật xanh và thiết lập hệ số lương làm thêm giờ (ví dụ: 150%, 200%).

5. Phụ cấp:
   • Bật xanh tính năng. Chọn tên phụ cấp có sẵn hoặc thêm mới (ví dụ: Phụ cấp ăn trưa, Phụ cấp trách nhiệm).
   • Nhập giá trị phụ cấp thụ hưởng.

6. Giảm trừ:
   • Bật xanh tính năng. Chọn tên giảm trừ hoặc thêm mới (ví dụ: Đi muộn, Bảo hiểm).
   • Chọn điều kiện (Theo số lần, Theo block) và nhập khoản giảm trừ.

7. Nhấn Lưu hoặc Lưu và tạo mẫu lương mới để ghi nhận thiết lập.

3. Quản lý bảng lương

Đây là nơi bạn tạo, xem xét, điều chỉnh và chốt dữ liệu lương hàng kỳ cho nhân viên.

• Tình huống: Đã đến kỳ tính lương tháng 1, bạn cần tạo bảng lương, kiểm tra và chốt lương.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Xem danh sách bảng lương: Vào menu Nhân viên → Bảng tính lương.

2. Thêm bảng lương (thủ công):
   • Nhấn nút + Bảng tính lương.
   • Chọn Kỳ hạn trả lương (Hàng tháng/Tùy chọn), Kỳ làm việc.
   • Chọn Phạm vi áp dụng (Tất cả nhân viên hoặc chọn nhân viên cụ thể).
   • Nhấn Lưu. Hệ thống sẽ tạo bảng lương tạm tính.

3. Xem và cập nhật bảng lương:
   • Tại danh sách, nhấn Xem bảng lương của bảng lương tạm tính cần xử lý.

• Màn hình hiển thị chi tiết lương của từng nhân viên (Lương chính, Lương làm thêm, Thưởng, Phụ cấp, Giảm trừ…).

• Nhấn vào các giá trị số tiền để xem chi tiết cách tính hoặc sửa thủ công nếu cần.

• Nhấn vào tên nhân viên để xem Phiếu lương cá nhân và Chấm công chi tiết.

4. Tải lại dữ liệu: Nếu có thay đổi về chấm công hoặc thiết lập lương sau khi tạo bảng, nhấn biểu tượng tùy chọn 3 gạch → chọn Tải lại bảng lương để cập nhật.

5. Chốt bảng lương:
   • Sau khi kiểm tra số liệu chính xác, nhấn Chốt lương.

• Bảng lương chuyển sang trạng thái Đã chốt lương. Dữ liệu lương và chấm công trong kỳ sẽ bị khóa.

4. Thanh toán lương

Sau khi chốt lương, bạn thực hiện thanh toán cho nhân viên.

• Tình huống: Bạn cần thanh toán lương tháng 12 cho các nhân viên trong bảng lương đã chốt.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Vào chi tiết bảng lương Đã chốt lương.
  2. Chuyển sang tab Phiếu lương.
  3. Nhấn Thanh toán.

4. Pop-up Thanh toán bảng lương hiển thị danh sách nhân viên và số tiền cần trả. Bạn có thể:
   • Thay đổi Thời gian, Phương thức thanh toán (Tiền mặt/Chuyển khoản).
   • Sửa Tiền trả nhân viên (nếu trả một phần).
   • Thêm Ghi chú.
5. Nhấn Tạo phiếu chi. Hệ thống sẽ tự động tạo các phiếu chi tương ứng trong Sổ quỹ và cập nhật trạng thái thanh toán.

5. Xem chi tiết phiếu lương và lịch sử trả lương

• Tình huống: Nhân viên thắc mắc về lương tháng này, bạn cần xem lại chi tiết phiếu lương của họ.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Xem chi tiết phiếu lương: Trong tab Phiếu lương của Bảng lương, nhấn vào Mã phiếu lương của nhân viên. Chi tiết phiếu lương hiển thị đầy đủ các khoản thu nhập, giảm trừ và chi tiết chấm công. Tại đây bạn có thể In hoặc Xuất file.

2. Xem lịch sử trả lương:
   • Vào Nhân viên → Nhân viên.

• Chọn nhân viên → chuyển sang tab Nợ và tạm ứng. Tab này hiển thị danh sách tất cả các Phiếu lương đã chốt và các lần Thanh toán/Tạm ứng lương.

6. Thanh toán/ứng lương ngoài bảng lương

• Tình huống: Nhân viên cần tạm ứng lương giữa kỳ hoặc bạn muốn thanh toán nợ lương cũ.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Vào Nhân viên → Danh sách nhân viên, chọn nhân viên.
  • Chuyển sang tab Nợ và tạm ứng.
  • Nhấn Thanh toán lương.

• Nhập Số tiền, chọn Thời gian, Phương thức, Ghi chú.
• Nhấn Tạo phiếu chi.

• Lưu ý: Nếu nhân viên không còn nợ lương (Nợ cần trả = 0), phiếu chi này sẽ được ghi nhận là tạm ứng lương và tự động trừ vào kỳ lương tiếp theo khi chốt.

III. Các tính năng nâng cao

1. Quản lý lễ tết

• Tình huống: Thiết lập các ngày nghỉ lễ, tết để áp dụng hệ số lương làm thêm giờ hoặc thưởng lễ.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Vào Nhân viên → Thiết lập nhân viên.

2. Chọn Ngày lễ, tết → nhấn Chi tiết trên dòng Ngày lễ, tết.

3. Nhấn + Thêm ngày nghỉ, lễ tết.
4. Nhập Tên kỳ lễ tết, Thời gian bắt đầu/kết thúc.
5. Tùy chọn Thưởng lễ, tết (nếu có).
6. Nhấn Lưu.

2. Quản lý ngày làm việc

• Tình huống: Thiết lập ngày nghỉ cố định hàng tuần của khách sạn (nếu có), ảnh hưởng đến việc tính ngày công chuẩn.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Vào Nhân viên → Thiết lập nhân viên.

2. Chọn Ngày lễ, tết → nhấn Chi tiết trên dòng Ngày làm việc.

3. Chọn chi nhánh cần thiết lập, nhấn biểu tượng cây bút.
4. Bỏ tích các ngày chi nhánh nghỉ cố định hàng tuần.
5. Nhấn Lưu.

3. Xem chi phí lương trên báo cáo tài chính

• Tình huống: Xem tổng chi phí lương đã chốt để đánh giá hiệu quả kinh doanh.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Vào menu Báo cáo → Tài chính.

2. Tìm đến mục Chi phí → Chi phí trả lương Nhân viên để xem tổng chi phí lương đã chốt trong kỳ báo cáo.

IV. Thao tác trên Điện thoại

Tính năng Quản lý tính lương trên ứng dụng KiotViet Hotel hỗ trợ cửa hàng thực hiện các thao tác: xem, thêm, chốt, hủy bảng lương.

• Tình huống: Quản lý muốn tính lương, kiểm tra chi tiết phiếu lương, hoa hồng hoặc xóa bảng lương tạm tính ngay trên điện thoại.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Xem và Quản lý:
    • Vào menu Nhiều hơn → Nhân viên → chọn Bảng tính lương.

• Tại đây, bạn có thể xem chi tiết phiếu lương của từng nhân viên.

• Thực hiện Tải lại hoặc Chốt lương với bảng tạm tính.

• Thêm mới: Nhấn biểu tượng (+), chọn Kỳ hạn trả lương và Kỳ làm việc → nhấn Tạo bảng lương.

• Xóa: Khi xem chi tiết bảng lương → nhấn biểu tượng thùng rác → xác nhận Đồng ý.

• Tìm kiếm & lọc: Dùng biểu tượng kính lúp để tìm theo tên/mã hoặc dùng bộ lọc (Chi nhánh, Kỳ hạn, Trạng thái) để tra cứu nhanh.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD – Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!