Quản lý Nhân viên

(Ngành Khách sạn, Nhà nghỉ)

I. Giới thiệu chung

Tính năng Quản lý Nhân viên trên KiotViet Hotel giúp chủ khách sạn quản lý danh sách nhân sự một cá khoa học và chính xác. Việc ghi nhận đầy đủ thông tin nhân viên, bao gồm phòng ban (Lễ tân, Buồng phòng, Bếp…) và chức danh, là nền tảng quan trọng cho các nghiệp vụ quản lý nhân sự khác như xếp lịch làm việc, chấm công và tính lương.

Lợi ích nổi bật của tính năng:

• Quản lý thông tin tập trung: Lưu trữ đầy đủ hồ sơ cá nhân, chi nhánh làm việc và thông tin liên hệ của nhân viên tại một nơi duy nhất.
• Tổ chức khoa học: Dễ dàng phân loại nhân viên theo bộ phận chuyên biệt (Lễ tân, Buồng phòng, Bảo vệ) để giao việc và quản lý hiệu quả.
• Nền tảng cho vận hành: Cung cấp dữ liệu nhân sự chính xác để thiết lập tài khoản đăng nhập, phân quyền sử dụng phần mềm và tính lương thưởng cuối tháng.

II. Các thao tác cơ bản

Để dễ hình dung, các ví dụ dưới đây sẽ minh họa những tình huống thực tế trong ngành Khách sạn, Nhà nghỉ.

1. Xem danh sách nhân viên

• Tình huống: Bạn cần xem lại danh sách tất cả nhân viên đang làm việc tại khách sạn để kiểm tra số lượng nhân sự bộ phận Buồng phòng.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Trên màn hình Quản lý, bạn chọn menu Nhân viên → chọn Nhân viên.

2. Hệ thống hiển thị Danh sách nhân viên.

3. Để tìm kiếm, bạn nhập thông tin vào các ô lọc (Mã, Tên, Số điện thoại) hoặc lọc theo Phòng ban (ví dụ: chọn “Buồng phòng”).

4. Nhấn vào dòng tên nhân viên để xem chi tiết hồ sơ cá nhân, lịch sử giao dịch hoặc chọn Cập nhật/Ngừng làm việc.

2. Thêm nhân viên mới

• Tình huống: Khách sạn vừa tuyển thêm một nhân viên Lễ tân mới và bạn cần thêm thông tin vào hệ thống để tính lương.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Tại màn hình Nhân viên, nhấn vào nút + Nhân viên.

2. Điền thông tin bắt buộc: Tên nhân viên, Số điện thoại, Chi nhánh trả lương, Chi nhánh làm việc.
3. Thông tin công việc: Chọn Phòng ban và Chức danh. Nếu chưa có, bạn có thể nhấn dấu (+) cạnh ô để tạo mới ngay lập tức.
4. Thiết lập tài khoản: Chọn hoặc thêm Tài khoản đăng nhập để nhân viên truy cập phần mềm (Lễ tân cần truy cập để check-in, Buồng phòng cần truy cập để nhận thông báo kiểm phòng,…).
5. Nhấn Lưu.

3. Cập nhật thông tin nhân viên

• Tình huống: Một nhân viên Buồng phòng được thăng chức lên làm Giám sát hoặc thay đổi số điện thoại liên lạc.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Tại Danh sách nhân viên, nhấn vào tên nhân viên cần sửa.
  • Nhấn Cập nhật.
  • Thay đổi thông tin.
  • Nhấn Lưu.

• Lưu ý: Khi bỏ chọn chi nhánh làm việc của nhân viên, hệ thống sẽ hỏi xác nhận về việc Hủy chi tiết ca làm việc chưa chấm công tại chi nhánh đó. Bạn chọn 1 trong 2 phương án:
  • Hủy chi tiết ca làm việc Từ này trở về sau hoặc
  • Tất cả cá chi tiết làm việc.

4. Quản lý Phòng ban

• Tình huống: Bạn muốn cấu trúc lại nhân sự bằng cách tạo các phòng ban rõ ràng: Lễ tân, Buồng phòng, Bếp, Bảo vệ.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Tại màn hình Danh sách nhân viên, tìm đến bộ lọc Phòng ban bên trái.
  2. Thêm mới: Nhấn biểu tượng (+) cạnh tiêu đề Phòng ban → nhập tên (ví dụ: Buồng phòng) → nhấn Lưu.

3. Sửa/Xóa:
   • Di chuột vào tên phòng ban có sẵn, nhấn biểu tượng cây bút.

• Thay đổi thông tin → nhấn Lưu.

• Để xóa phòng ban → chọn Xóa → xác nhận Đồng ý.

5. Quản lý chức danh

• Tình huống: Bạn cần tạo các cấp bậc như: Trưởng bộ phận, Giám sát, Nhân viên chính thức, Thực tập sinh.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Tại màn hình Danh sách nhân viên, tìm đến bộ lọc Chức danh bên trái.
  2. Thêm mới: Nhấn biểu tượng (+) cạnh tiêu đề Chức danh → nhập tên (ví dụ: Thực tập sinh) → nhấn Lưu.

3. Sửa/Xóa:
   • Di chuột vào tên chức danh có sẵn, nhấn biểu tượng cây bút.

• Thay đổi thông tin → nhấn Lưu.

• Để xóa chức danh → chọn Xóa → xác nhận Đồng ý.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD – Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!