Quản lý Khách lưu trú

(Ngành Khách sạn, Nhà nghỉ)

I. Giới thiệu chung

Quản lý khách lưu trú là nghiệp vụ then chốt giúp cơ sở lưu trú nắm bắt chi tiết thông tin cá cá nhân đang sử dụng dịch vụ tại chi nhánh. Hệ thống KiotViet không chỉ hỗ trợ lưu trữ mà còn tối ưu hóa việc tuân thủ pháp luật thông qua tính năng xuất dữ liệu để khai báo với cơ quan chức năng.

Lợi ích nổi bật của tính năng:

• Quản lý tập trung: Theo dõi toàn bộ danh sách khách đang lưu trú tại cá phòng trong cùng một giao diện.
• Số hóa giấy tờ tùy thân: Sử dụng công nghệ tự động nhận diện thông tin từ ảnh chụp CCCD/Hộ chiếu.
• Hỗ trợ khai báo pháp lý: Xuất file dữ liệu đa định dạng, tương thích với tất cả cá cổng dịch vụ công hiện hành.
• Linh hoạt chỉnh sửa: Dễ dàng bổ sung, điều chỉnh hoặc xóa thông tin khách lưu trú khi có thay đổi thực tế.

II. Các thao tác cơ bản

Dưới đây là cá thao tác giúp bạn quản lý danh sách khách tại chi nhánh một cách hiệu quả.

1. Xem danh sách khách lưu trú

• Tình huống: Bạn muốn kiểm tra tổng số lượng khách đang có mặt tại khách sạn để báo cáo tình hình an ninh hoặc chuẩn bị hậu cần.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Tại màn hình Lễ tân, bạn kích vào biểu tượng tùy chọn (ba dấu gạch) → chọn Khách lưu trú.

2. Trên màn hình hiển thị, bạn có thể:
   • Theo dõi cá thông tin: Tên khách, số phòng, mã đặt phòng, thời gian khai báo và thời gian lưu trú.
   • Sử dụng bộ lọc để tìm kiếm nhanh theo: Tên khách lưu trú, Số phòng, đặt phòng, Thời gian khai báo, Thời gian lưu trú.

• Nhấn Xuất file khai báo → chọn định dạng file cần xuất để tải máy tính.

2. Cập nhật thông tin khách

• Tình huống: Một phòng có thêm khách vào ở cùng và bạn cần bổ sung thông tin giấy tờ của người này vào hệ thống.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Thêm khách lưu trú: Trong Danh sách khách lưu trú
    • Cách 1: Nhấn nút + để thêm thông tin khách lưu trú.

• Chọn đặt phòng cần thêm thông tin khách lưu trú.
• Nhập Họ và tên
• Hoặc nhấn biểu tượng chụp ảnh  chọn Tải ảnh lên hoặc Chụp ảnh giấy tờ tùy thân của khách (CCCD, CMND, Hộ chiếu,…) bằng camera của thiết bị → đưa giấy tờ tùy thân vào khung hình → hệ thống sẽ tự động quét và điền cá thông tin: Họ tên, Số định danh, Ngày sinh, Quê quán… vào cá ô tương ứng
• Điền cá thông tin khác.
• Nhấn Lưu.

• Cách 2: Với khách sạn, nhà nghỉ sử dụng máy quét mã vạch.
  • Hệ thống hỗ trợ thêm tính năng quét CCCD.

• Phần mềm sẽ tự quét cá thông tin trên giấy tờ điền vào ô tương ứng.
• Nhấn Lưu.

• Chỉnh sửa thông tin khách lưu trú: Nhấn biểu tượng bút chì trên dòng khách lưu trú → chỉnh sửa thông tin → nhấn Lưu.

• Xóa khách lưu trú: Nhấn biểu tượng thùng rác trên dòng khách lưu trú → chọn Đồng ý để xác nhận xóa.

III. Các tính năng nâng cao

Tình huống: Theo khoản 4 Điều 30 Luật cư trú, việc thông báo lưu trú được thực hiện trước 23 giờ của ngày bắt đầu lưu trú. Nếu có người đến lưu trú sau 23 giờ thì thông báo lưu trú trước 08 giờ ngày hôm sau. Dưới đây là hướng dẫn thao tác đăng ký lưu trú online, sử dụng dữ liệu xuất file từ hệ thống KiotViet Hotel.

Thao tác thực hiện như sau:

1. Xuất dữ liệu từ KiotViet:
   • Tại màn hình Danh sách khách lưu trú, lọc danh sách khách cần khai báo trong ngày.
   • Nhấn nút Xuất file khai báo và chọn định dạng phù hợp:
     • Tất cả quốc tịch: Chọn 1 trong cá định dạng
       • Định dạng file .xlsm: Theo file mẫu của Dịch vụ công Quốc gia, Dịch vụ công Bộ công an.
       • Định dạng file .xml: Theo file mẫu của Xuất nhập cảnh (dùng cho khách nước ngoài).
       • Định dạng file .xlsx: Theo file mẫu của mềm ASM (kết nối định danh điện tử).
     • Khách lưu trú Việt Nam.
     • Khách lưu trú Nước ngoài.
     • Lưu ý: Khách lưu trú không có thông tin Quốc tịch sẽ không được tải trong danh sách khai báo lưu trú.

2. Khai báo online:
   • Truy cập cổng Dịch vụ công Quốc gia, Dịch vụ công Bộ Công an hoặc phần mềm ASM và đăng nhập tài khoản cơ sở.
   • Điền đầy đủ thông tin cơ quan khai báo và người khai báo theo hướng dẫn
   • Tải lên file danh sách trích xuất từ KiotViet và hoàn tất khai báo.

IV. Thao tác trên Điện thoại

Tính năng quản lý Khách lưu trú trên ứng dụng KiotViet Hotel hỗ trợ cửa hàng thực hiện cá thao tác: Xem danh sách, cập nhật thông tin và xuất file khai báo khách lưu trú.

1. Xem danh sách khách lưu trú

• Tình huống: Bạn muốn kiểm tra nhanh danh sách toàn bộ khách đang lưu trú tại khách sạn ngay trên điện thoại.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Mở ứng dụng KiotViet Hotel, chạm vào menu Nhiều hơn → chọn Khách lưu trú → ứng dụng hiển thị danh sách khách lưu trú.

2. Bạn có thể sử dụng nhấn vào biểu tượng kính lúp tìm kiếm lọc nhanh thông tin.

2. Thêm khách lưu trú

• Tình huống: Bạn cần thêm nhanh thông tin khách vào hệ thống ngay từ màn hình danh sách mà không cần truy cập vào chi tiết từng phòng.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Tại màn hình Khách lưu trú, chạm vào biểu tượng dấu cộng (+) ở góc phải màn hình.
  2. Chọn đặt phòng cần thêm khách lưu trú.
  3. Nhập thông tin khách thủ công hoặc sử dụng camera để quét giấy tờ tùy thân.
  4. Nhấn Lưu để hoàn tất.

3. Cập nhật thông tin khách

• Tình huống: Bạn đang đưa khách lên nhận phòng và muốn hoàn tất thủ tục khai báo ngay tại chỗ mà không cần quay lại quầy lễ tân để nhập liệu máy tính.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Tại màn hình danh sách Khách lưu trú, chạm vào khách cần sửa thông tin.
  2. Nhập thông tin thủ công hoặc sử dụng camera điện thoại để chụp trực tiếp CCCD/Hộ chiếu của khách. Ứng dụng sẽ tự động trích xuất thông tin khách hàng vào cá ô tương ứng.
  3. Nhấn Lưu để ghi nhận và đồng bộ dữ liệu về hệ thống.

4. Xuất file khai báo khách lưu trú

• Tình huống: Bạn cần gửi file danh sách khách lưu trú cho cơ quan có thẩm quyền ngay trên điện thoại.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Tại màn hình Khách lưu trú, chạm vào biểu tượng xuất file .
  2. Chọn định dạng file mong muốn (.xlsm, .xlsx…) nhấn biểu tượng tải xuống .

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD – Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!