Nhận phòng

(Ngành Khách sạn, Nhà nghỉ)

I. Giới thiệu chung

Nhận phòng là bước quan trọng nhất trong quy trình phục vụ, nơi lễ tân chính thức bàn giao phòng cho khách và ghi nhận các thông tin pháp lý cần thiết. Quy trình nhận phòng trên KiotViet giúp bạn tối ưu hóa thời gian chờ của khách, đảm bảo tính chính xác của thông tin khách lưu trú và đồng bộ trạng thái phòng trên toàn hệ thống.

Lợi ích nổi bật của tính năng:

• Chuyên nghiệp hóa sảnh lễ tân: Thao tác nhận phòng nhanh gọn, giảm thiểu sai sót thủ công.
• Tự động hóa dữ liệu khách: Công nghệ nhận diện hình ảnh giúp trích xuất thông tin từ CCCD/Hộ chiếu chỉ trong vài giây.
• Quản lý chặt chẽ trạng thái: Chuyển đổi tức thì trạng thái từ “Sắp đến” hoặc “Trống” sang “Đang sử dụng”.
• Kiểm soát tài chính: Ghi nhận tiền đặt cọc và bảng giá áp dụng ngay tại thời điểm nhận phòng.

II. Các thao tác cơ bản

Dưới đây là các tình huống nhận phòng thường gặp tại khách sạn để bạn dễ dàng áp dụng.

1. Chuẩn bị nhận phòng

• Tình huống: Bạn muốn xem trước danh sách các khách dự kiến sẽ đến trong ngày hôm nay để chủ động sắp xếp nhân sự, kiểm tra trạng thái phòng sạch và chuẩn bị đón tiếp chu đáo.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Tại màn hình Lễ tân, bạn chọn Lịch đặt phòng.
  2. Tại thanh bộ lọc chọn Sắp nhận.

3. Hệ thống sẽ hiển thị toàn bộ danh sách các đặt phòng sắp nhận giúp bạn dễ dàng nắm bắt số lượng khách sắp tới.
4. Lưu ý: Trạng thái phòng sắp nhận được thiết lập trong Tùy chọn hiển thị → Chung → Phòng sắp nhận là phòng nhận trong … giờ tới.

2. Nhận phòng đã đặt trước

• Tình huống: Khách hàng đã có lịch đặt từ trước, đến làm thủ tục nhận phòng.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Trên màn hình Lễ tân, tại giao diện Lịch đặt phòng, tìm kiếm khách hàng hoặc mã đặt phòng. Ngoài ra, bạn có thể tìm nhanh thông tin bằng bộ lọc đặt phòng có trạng thái Đã đặt trước.
  2. Nhấn đặt phòng và chọn Nhận phòng.

3. Hệ thống hiển thị bảng Phòng nhận:
   • Tích chọn các phòng khách thực tế sẽ nhận (trong trường hợp khách đặt đoàn nhưng nhận phòng lẻ tẻ).
   • Điều chỉnh lại thời gian nhận/trả phòng thực tế nếu có thay đổi so với lịch đặt.
4. Nhấn Nhận phòng để hoàn tất. Hệ thống sẽ tự động đổi màu phòng sang trạng thái “Đang sử dụng”.

3. Nhận phòng trực tiếp

• Tình huống: Khách vãng lai (Walk-in) đến hỏi phòng và muốn nhận phòng ngay mà không qua bước đặt trước.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Tại kiểu hiển thị Sơ đồ phòng hoặc Lưới,
  2. Bạn tìm và chọn phòng có trạng thái Đang trống.
  3. Hệ thống mở pop-up Đặt/nhận phòng nhanh.
  4. Điền thông tin khách hàng, khách lưu trú, bảng giá, hình thức lưu trú, thời gian nhận, trả phòng, thêm sản phẩm, dịch vụ và tiền khách thanh toán (nếu có)
  5. Nhấn nút Nhận phòng để ghi nhận thông tin.

III. Tính năng nâng cao

Quản lý thông tin và Giấy tờ khách lưu trú

• Tình huống: Theo quy định, bạn cần lưu lại ảnh CCCD của khách và cập nhật số lượng người ở thực tế trong phòng.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Tại màn hình Thông tin nhận phòng, chọn dấu + để Thêm thông tin khách lưu trú.

2. Điền thông tin khách lưu trú hoặc nhấn biểu tượng máy ảnh để Tải ảnh lên hoặc Chụp ảnh giấy tờ của khách (nếu thiết bị có camera) để hệ thống tự động điền thông tin vào các ô tương ứng → nhấn Lưu.

3. Ngoài ra bạn có thể chọn Quét CCCD nếu thiết bị kết nối với máy quét mã vạch hoặc Chụp CCCD / Hộ chiếu nếu thiết bị có camera ngay trên màn hình Thông tin nhận phòng.

4. Nhấn Xong để ghi nhận thông tin.

IV. Thao tác trên Điện thoại

Tính năng Nhận phòng trên ứng dụng KiotViet Hotel hỗ trợ lễ tân làm thủ tục cho khách ngay tại sảnh hoặc tại cửa phòng.

• Tình huống: Khách đến nhận phòng và bạn cần thực hiện thao tác trên điện thoại.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Mở ứng dụng KiotViet Hotel, vào menu Sơ đồ phòng hoặc Lịch phòng.
  2. Tìm phòng khách đã đặt hoặc phòng trống, chạm Nhận phòng → Xác nhận.
  3. Chạm Quét CCCD/Hộ chiếu.
  4. Nhập Số lượng khách.
  5. Chọn Quét CCCD, Hộ chiếu → đặt giấy tờ của khách vào khung hình để chụp, ứng dụng sẽ tự động nhận diện thông tin lưu trú.
  6. Hoặc nhấn Thêm mới và điền các thông tin khách lưu trú.
  7. Nhấn Xong để hoàn tất quy trình check-in.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD – Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!