Quản lý Nhà cung cấp

(Ngành Khách sạn, Nhà nghỉ)

I. Giới thiệu chung

Quản lý Nhà cung cấp là tính năng giúp chủ khách sạn lưu trữ và tổ chức thông tin của các đơn vị cung ứng hàng hóa, dịch vụ (như đơn vị cung cấp chăn ga, thực phẩm bếp, nước uống minibar,…). Việc quản lý chặt chẽ giúp bạn dễ dàng theo dõi lịch sử nhập hàng, kiểm soát giá cả đầu vào và quản lý công nợ phải trả minh bạch.

Lợi ích nổi bật của tính năng:

• Thông tin tập trung: Lưu trữ đầy đủ tên, số điện thoại, mã số thuế và địa chỉ của hàng trăm nhà cung cấp trên một hệ thống duy nhất.
• Quản lý công nợ chính xác: Tự động tổng hợp nợ cần trả dựa trên các phiếu nhập hàng, hỗ trợ thanh toán từng phần hoặc toàn bộ.
• Tra cứu lịch sử nhập hàng: Dễ dàng xem lại giá nhập và số lượng hàng hóa đã mua từ từng nhà cung cấp để thương lượng giá tốt hơn.
• Thao tác linh hoạt: Hỗ trợ thêm mới, cập nhật thông tin ngay trên điện thoại khi đi công tác hoặc gặp gỡ đối tác.

II. Các thao tác cơ bản

Để dễ hình dung, các ví dụ dưới đây sẽ minh họa những tình huống thực tế trong ngành Khách sạn, Nhà nghỉ.

1. Thêm mới nhà cung cấp

• Tình huống: Khách sạn bắt đầu hợp tác với một đơn vị cung cấp nước suối mới và bạn cần lưu thông tin họ vào hệ thống để tạo phiếu nhập hàng.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Vào menu Đối tác → chọn Nhà cung cấp.
  2. Nhấn + Nhà cung cấp.

3. Nhập các thông tin bắt buộc: Tên nhà cung cấp, Điện thoại hoặc Email.
4. Nhấn Lưu.

Mẹo: Bạn cũng có thể thêm nhanh nhà cung cấp mới ngay tại màn hình Nhập hàng/ Trả hàng nhập bằng cách nhấn dấu cộng cạnh ô tìm kiếm nhà cung cấp.

2. Cập nhật và Ngừng hoạt động

• Tình huống: Nhà cung cấp thực phẩm thay đổi số điện thoại liên hệ hoặc bạn ngừng nhập hàng từ một đơn vị.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Tìm kiếm tên nhà cung cấp trong danh sách.
  2. Cập nhật: Nhấn vào tên nhà cung cấp → chọn Cập nhật → sửa thông tin → nhấn Lưu.

3. Ngừng hoạt động: Nhấn Ngừng hoạt động → chọn Đồng ý. Nhà cung cấp này sẽ ẩn khỏi danh sách tìm kiếm khi nhập hàng nhưng vẫn giữ lại lịch sử công nợ và giao dịch cũ để đối soát.

3. Tìm kiếm và tùy chọn hiển thị

• Tình huống: Bạn muốn tìm nhanh các nhà cung cấp đang có dư nợ để lên kế hoạch thanh toán trong tuần này.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Tại màn hình danh sách, sử dụng bộ lọc để tìm kiếm thông tin.

2. Nhấn vào biểu tượng tùy chọn → tích chọn các cột cần hiển thị trên màn hình.

III. Các tính năng nâng cao

1. Quản lý công nợ và thanh toán

• Tình huống: Kế toán cần thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp chăn ga gối đệm.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Vào chi tiết nhà cung cấp, chọn tab Nợ cần trả NCC.
  2. Hệ thống liệt kê chi tiết các phiếu nhập chưa thanh toán. Nhấn Thanh toán.

3. Nhập số tiền trả vào ô Trả cho NCC và chọn phương thức (Tiền mặt/Chuyển khoản…).
4. Nhấn Tạo phiếu chi hoặc Tạo phiếu chi & In để ghi nhận giảm trừ công nợ.

2. Theo dõi lịch sử và điều chỉnh nợ

• Tình huống: Có sự sai lệch về công nợ đầu kỳ với nhà cung cấp gas, bạn cần điều chỉnh lại con số trên phần mềm cho khớp với thực tế.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Tại tab Nợ cần trả NCC, nhấn Điều chỉnh.
  2. Thay đổi Ngày điều chỉnh (nếu cần).
  3. Nhập con số nợ thực tế mới vào ô Giá trị nợ điều chỉnh.
  4. Thêm Mô tả lý do và nhấn Cập nhật. Hệ thống sẽ tự sinh phiếu điều chỉnh công nợ.

3. Nhập/Xuất danh sách từ Excel

• Tình huống: Bạn có danh sách 50 nhà cung cấp vật tư từ file Excel cũ và muốn đưa lên phần mềm nhanh chóng.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Tại màn hình Nhà cung cấp, nhấn Import.
  2. Tải file mẫu của hệ thống, sao chép dữ liệu vào file.
  3. Bạn nhấn Chọn file dữ liệu → chọn Cập nhật dư nợ cuối hoặc không → nhấn Thực hiện.

4. Tương tự, bạn có thể kích Xuất file để tải danh sách hiện tại về máy tính để lưu trữ.

IV. Thao tác trên Điện thoại

Tính năng Quản lý Nhà cung cấp trên ứng dụng di động hỗ trợ cửa hàng thực hiện các thao tác: Thêm mới, tra cứu thông tin và liên hệ nhanh.

1. Thêm mới và cập nhật

• Tình huống: Bạn gặp đối tác tại hội chợ du lịch và muốn lưu ngay thông tin liên hệ của họ vào hệ thống quản lý.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Mở ứng dụng KiotViet Hotel, vào menu Nhiều hơn → Nhà cung cấp.
  2. Chạm biểu tượng (+) để thêm mới → điền các thông tin bắt buộc: Tên nhà cung cấp, Điện thoại hoặc Email → chạm Lưu để hoàn tất.

3. Để thay đổi thông tin nhà cung cấp, khi xem chi tiết, bạn nhấn biểu tượng cây bút → chỉnh sửa thông tin → nhấn Lưu.

4. Chọn 3 chấm khi xem chi tiết nhà cung cấp nếu cần Ngừng hoạt động hoặc Xóa.

2. Tra cứu công nợ và liên hệ

• Tình huống: Bạn muốn kiểm tra công nợ hoặc liên hệ với nhà cung cấp ngay trên ứng dụng điện thoại
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Tìm tên nhà cung cấp trên danh sách.
  2. Tại màn hình chi tiết nhà cung cấp, chọn tab Giao dịch và Công nợ để xem thông tin.

3. Chạm vào điện thoại để gọi trực tiếp cho nhà cung cấp từ ứng dụng.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD – Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!