Tích hợp Nhà hàng – Khách sạn

(Ngành Khách sạn, Nhà nghỉ)

I. Giới thiệu chung

Tính năng Tích hợp Nhà hàng – Khách sạn giúp kết nối dữ liệu giữa chi nhánh KiotViet Quản lý Nhà hàng (FnB) và chi nhánh KiotViet Hotel. Tính năng này cho phép đẩy đơn hàng từ nhà hàng vào phòng khách sạn, hỗ trợ thanh toán gộp và đồng bộ dữ liệu tài chính, giúp quy trình vận hành trở nên liền mạch.

Lợi ích nổi bật của tính năng:

• Quản lý tập trung: Quản lý tập trung doanh thu và dòng tiền của cả dịch vụ lưu trú và dịch vụ ăn uống tại một hệ thống duy nhất (Hotel).
• Trải nghiệm khách hàng: Nâng cao trải nghiệm khách hàng nhờ khả năng ghi nhận chi phí ăn uống vào hóa đơn phòng và thanh toán một lần khi trả phòng.
• Đồng bộ dữ liệu: Đảm bảo tính nhất quán dữ liệu báo cáo và sổ quỹ, tránh sai sót khi nhập liệu thủ công giữa hai hệ thống.

Tính năng dành cho các khách sạn đã đăng ký và đang sử dụng gói KiotViet Hotel Dùng thử, Chuyên nghiệp hoặc Cao cấp.

II. Các thao tác cơ bản

Để dễ hình dung, các ví dụ dưới đây sẽ minh họa những tình huống thực tế trong việc quản lý Khách sạn có tính hợp dịch vụ Nhà hàng.

1. Thiết lập kết nối (Tích hợp)

• Tình huống: Bạn là chủ khách sạn và muốn kết nối hệ thống phần mềm quản lý nhà hàng nội bộ vào phần mềm quản lý khách sạn để đồng bộ dữ liệu.
• Thao tác thực hiện như sau:

(1) Tại màn hình Quản lý KiotViet Hotel, bạn truy cập vào Thiết lập (biểu tượng bánh răng ) → chọn Quản lý nhà hàng.

(2) Hệ thống hiển thị danh sách các gian hàng và chi nhánh đã từng kết nối. Bạn chọn + Thêm nhà hàng để bắt đầu tích hợp.

(3) Chọn gian hàng Nhà hàng:

• Bạn chọn gian hàng KiotViet FnB cần kết nối → nhấn Tiếp tục.

• Nhập mã xác thực được gửi đến số điện thoại (được ghi nhận trong Thiết lập → Thiết lập cửa hàng → Thông tin cửa hàng) của gian hàng Nhà hàng → nhấn Tiếp tục.

• Lưu ý:
  • Gian hàng Nhà hàng hợp lệ cần thỏa mãn tất cả các điều kiện sau:
    • Tồn tại trong hệ thống KiotViet FnB.
    • Ngày hết hạn > ngày hiện tại.
    • Cùng cấu hình thuế với khách sạn:
      • Cùng loại thuế (Thuế khấu trừ, Thuế trực tiếp, Không sử dụng thuế)
      • Cùng cách tính giá bán (đã bao gồm thuế/ chưa bao gồm thuế).

    • Sử dụng cùng loại tiền tệ với Khách sạn.

  • Mỗi chi nhánh Khách sạn chỉ được tích hợp với 01 gian hàng Nhà hàng.

(4) Chọn Chi nhánh Nhà hàng:

• Bạn tích chọn chi nhánh Nhà hàng → nhấn Kết nối.

• Lưu ý:
  • Hệ thống chỉ hiển thị danh sách chi nhánh Nhà hàng chưa từng kết nối.
  • Chi nhánh Nhà hàng được kết nối phải có cùng Múi giờ và cùng Mã số thuế (MST) với khách sạn.

(5) Lưu ý quan trọng sau khi kết nối:

• Sau khi kết nối thành công, tất cả các hóa đơn được tạo từ nhà hàng sẽ được đồng bộ về khách sạn (bao gồm cả đơn thanh toán luôn và đơn thanh toán khi trả phòng)
  • Với đơn thanh toán luôn tại nhà hàng → khi đồng bộ về khách sạn sẽ hiển thị là Khách lẻ.
  • Với đơn thanh toán khi trả phòng → khi đồng bộ về khách sạn sẽ hiển thị theo tên khách đặt phòng.

• Để đảm bảo tính đồng bộ dữ liệu, hệ thống sẽ khóa các thông tin sau (không cho phép thay đổi):

• Đối với gian hàng:
  • Mã số thuế.
  • Cấu hình bật/tắt Hóa đơn điện tử.
  • Tiền tệ.

• Đối với chi nhánh:
  • Mã số thuế.
  • Múi giờ.
  • Cấu hình bật/tắt Hóa đơn điện tử.

2. Ngừng và xóa kết nối

• Tình huống: Khách sạn thay đổi mô hình kinh doanh hoặc muốn thay đổi đối tác nhà hàng, cần tạm dừng hoặc hủy bỏ hoàn toàn liên kết hiện tại để kết nối với chi nhánh Nhà hàng khác.
• Thao tác thực hiện như sau:

(1) Truy cập lại vào menu Thiết lập → Quản lý nhà hàng.

(2) Mở chi tiết kết nối đang hoạt động.

(3) Ngừng kết nối: Chọn thao tác Ngừng kết nối → nhấn Đồng ý để tạm thời ngắt đồng bộ (dữ liệu cũ vẫn được giữ nguyên nhưng đơn mới không thể đẩy sang).

(4) Xóa kết nối:

• Chọn thao tác Xóa kết nối → chọn Đồng ý để hủy bỏ hoàn toàn liên kết giữa hai chi nhánh.
• Lưu ý: Sau khi xóa kết nối, các thông tin bị khóa (như MST, Tiền tệ…) có thể được mở lại để chỉnh sửa tùy theo quy tắc hệ thống tại thời điểm đó.

3. Quy trình xử lý đơn hàng và thanh toán

• Tình huống: Khách đang lưu trú tại khách sạn sử dụng dịch vụ tại nhà hàng và yêu cầu ghi nợ vào tiền phòng để thanh toán sau. Lễ tân cần kiểm tra và thực hiện thanh toán khi khách trả phòng.
• Thao tác thực hiện như sau:

(1) Tại phía Nhà hàng (FnB):

• Nhân viên tạo đơn như bình thường. Tại màn hình thanh toán, chọn Thanh toán khi trả phòng.
• Nhập Tên phòng hoặc Tên khách hàng để tìm kiếm.
• Lưu ý: Hệ thống chỉ cho phép chọn các phòng đang sử dụng (đang có khách ở) tại Khách sạn.
• Chọn phòng tương ứng để gắn đơn và nhấn Lưu và chuyển về khách sạn.
  • Minh họa trên giao diện website:

• Minh họa trên giao diện điện thoại, app KiotViet Nhân viên Nhà hàng:

• Minh họa trên giao diện Pos touch, ứng dụng KiotViet Màn hình chạm:

• Bạn có thể kiểm tra danh sách các hóa đơn đã được chuyển sang khách sạn ngay trên màn hình Thu ngân bằng cách nhấn vào tùy chọn (3 dấu gạch ngang) → nhấn Danh sách HĐ chuyển sang khách sạn → hệ thống hiển thị danh sách. Tại đây, bạn có thể kiểm tra trạng thái và tìm kiếm hóa đơn theo thời gian.
  • Minh họa trên giao diện website:

• Minh họa trên giao diện Pos touch, ứng dụng KiotViet Màn hình chạm:

(2) Tại phía Khách sạn (Hotel):

• Bạn (Lễ tân) truy cập vào chi tiết phòng của khách. Đơn nhà hàng sẽ được ghi nhận tự động vào hóa đơn phòng.

• Bạn có thể xem chi tiết cá món ăn/đồ uống khách đã dùng.

(3) Thanh toán: Khi khách trả phòng, hệ thống cho phép bạn thanh toán gộp bao gồm: Tiền phòng và các đơn nhà hàng phát sinh.

Minh họa tương ứng trên giao diện điện thoại, app KiotViet Hotel:

III. Các tính năng nâng cao

1. Quản lý hóa đơn

• Tình huống: Bạn cần theo dõi tập trung các hóa đơn từ nhà hàng hoặc thực hiện phát hành hóa đơn điện tử cho các dịch vụ ăn uống này.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Quản lý chung:
    • Hệ thống cho phép bạn theo dõi cả hóa đơn nhà hàng do khách sạn xử lý (đẩy về phòng) và hóa đơn nhà hàng tự xử lý trực tiếp tại nhà hàng. Tại màn hình Quản lý KiotViet Hotel, bạn truy cập vào Giao dịch → Hóa đơn.
    • Các đơn nhà hàng được hiển thị với mã NHHD…. Bạn có thể sử dụng bộ lọc Loại hóa đơn → Nhà hàng để lọc nhanh thông tin.

• Xem chi tiết và Phát hành HĐĐT:
  • Khi xem chi tiết hóa đơn nhà hàng tại màn hình Quản lý KiotViet Hotel → Giao dịch → Hóa đơn, hệ thống hiển thị Ghi chú cụ thể: Đơn nhà hàng tự xử lý và Đơn nhà hàng khách sạn xử lý.

• Bạn nhấn vào mã hóa đơn để xem thông tin hóa đơn trên KiotViet Quản lý Nhà hàng (Lưu ý: Bạn cần duy trì trạng thái đăng nhập trên phần mềm KiotViet Quản lý Nhà hàng).

• Hệ thống hỗ trợ phát hành Hóa đơn điện tử (HĐĐT) trực tiếp cho khách bằng cách nhấn Phát hành HĐĐT.

Lưu ý: Mẫu HĐĐT và nhà cung cấp HĐĐT của hóa đơn nhà hàng sẽ lấy thông tin theo cấu hình của chi nhánh/gian hàng nhà hàng (Fnb) đã kết nối.

2. Quản lý Sổ quỹ và công nợ

• Tình huống: Bạn cần quản lý chặt chẽ dòng tiền và theo dõi công nợ khách hàng bao gồm cả chi phí ăn uống tại nhà hàng.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Kiểm tra Sổ quỹ:
    • Tại Sổ quỹ Khách sạn: Tiền thu từ các đơn hàng nhà hàng (đẩy về phòng) sẽ hiển thị dưới loại thu mới là Thu Tiền nhà hàng (mã phiếu TTNH…). Điều này giúp tập trung quản lý dòng tiền tại Khách sạn.

• Tại Sổ quỹ Nhà hàng: Chỉ ghi nhận các đơn thanh toán trực tiếp tại nhà hàng, không hiển thị các đơn đã chuyển về khách sạn.

• Ghi nhận Giao dịch và Công nợ Khách hàng:
  • Tại Khách sạn:
    • Mọi giao dịch phát sinh từ đơn Nhà hàng đẩy về phòng đều được ghi nhận trực tiếp vào hồ sơ Khách hàng trên hệ thống Khách sạn.

• Hệ thống tự động tổng hợp công nợ khách hàng, bao gồm cả tiền phòng, dịch vụ khách sạn và hóa đơn nhà hàng, giúp bạn dễ dàng theo dõi và thu hồi công nợ.

• Tại Nhà hàng:
  • Khách hàng được ghi nhận là Khách lẻ.
  • Phiếu thanh toán hóa đơn được ghi nhận với Loại thu: Khách sạn thu.

3. Tổng quan & Báo cáo

3.1. Quản lý dữ liệu tập trung

Nhằm hỗ trợ chủ khách sạn theo dõi và đánh giá hiệu quả kinh doanh một cách tổng thể, KiotViet Hotel cung cấp báo cáo tổng hợp, cho phép hiển thị đầy đủ số liệu của cả hai mảng dịch vụ trên cùng một hệ thống.

Dữ liệu được tổng hợp từ:

• Đơn hàng nhà hàng đã đẩy về phòng khách sạn.
• Đơn hàng nhà hàng tự xử lý tại FnB.

Các báo cáo có hiển thị số liệu tổng hợp gồm:

• Tổng quan.
• Báo cáo cuối ngày.
• Báo cáo tài chính.
• Báo cáo doanh thu.
• Báo cáo đặt phòng.

3.2. Quản lý chuyên biệt

Để tránh làm phức tạp hóa dữ liệu và ảnh hưởng đến các nghiệp vụ quản lý đặc thù của từng mô hình kinh doanh, một số loại báo cáo sẽ không đồng bộ dữ liệu giữa hai hệ thống mà hoạt động riêng biệt trên từng nền tảng (FnB và Hotel) để đảm bảo tính chuyên sâu nghiệp vụ:

• Báo cáo nhân viên.
• Báo cáo hàng hóa.
• Báo cáo kênh bán.
• Báo cáo khách hàng.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD – Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!