Quản lý kênh bán

(Ngành Khách sạn, Nhà nghỉ)

I. Giới thiệu chung

Tính năng Quản lý kênh bán giúp khách sạn, nhà nghỉ kiểm soát tập trung toàn bộ các nguồn khách hàng từ nhiều kênh khác nhau. Hệ thống hỗ trợ theo dõi và tính toán chính xác hoa hồng kênh bán, cũng như ghi nhận doanh thu thu hộ từ các OTA thông qua Channel Manager.

Phạm vi áp dụng:

• Áp dụng cho các cơ sở sử dụng phần mềm KiotViet Hotel.
• Một số chức năng nâng cao (đồng bộ, thu hộ) chỉ áp dụng khi khách sạn có kết nối Channel Manager.

Lợi ích nổi bật của tính năng:

• Quản lý tập trung: Theo dõi hiệu quả kinh doanh từ mọi nguồn (OTA, Facebook, Website khách sạn…) trên một giao diện.
• Minh bạch tài chính: Tự động tính toán hoa hồng phải trả cho đối tác và ghi nhận các khoản OTA thu hộ.
• Kiểm soát chặt chẽ: Hỗ trợ phân quyền người dùng chi tiết (Xem/chỉnh sửa hoa hồng, tích hợp Channel Manager, cấu hình Website/Fanpage).

II. Các thao tác cơ bản

Để dễ hình dung, cáv ví dụ dưới đây sẽ minh họa những tình huống thực tế trong việc vận hành khách sạn, nhà nghỉ.

1. Truy cập và xem danh sách kênh bán

• Tình huống: Bạn cần xem tổng quan các kênh bán hàng hiện có, kiểm tra tổng hoa hồng tích lũy và các khoản kênh bán thu hộ của từng kênh.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Trên màn hình Quản lý, bạn truy cập vào menu Kênh bán → chọn Tất cả kênh bán.

2. Quyền hạn: Việc xem và chỉnh sửa tại màn hình Kênh bán phụ thuộc vào phân quyền của tài khoản. Bạn cần đảm bảo tài khoản đã được cấp quyền tương ứng:
   • Hoa hồng kênh bán.
   • Tích hợp Channel Manager.
   • Website khách sạn.
   • Facebook Fanpage.

3. Thông tin hiển thị:
   • Các loại kênh bán:
     • Bao gồm kênh bán gian hàng tạo và kênh bán tự động của hệ thống.
     • Các kênh bán OTA có tag KiotViet, gồm:
       • 5 kênh tự động của hệ thống: Traveloka, Booking.com, Airbnb, Agoda, Expedia.
       • Các kênh OTA khác khi được kết nối Channel Manager/ ical.

   • Chi tiết trên mỗi kênh bán: Hệ thống hiển thị các thông tin
     • Tên kênh.
     • Trạng thái.
     • Mức hoa hồng.
     • Thiết lập kênh bán thu hộ (nếu có).

2. Thêm mới kênh bán

• Tình huống: Khách sạn mở rộng quảng cáo và muốn tạo thêm kênh bán thủ công để theo dõi nguồn khách.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Tại màn hình Kênh bán, chọn + Thêm mới.
  2. Điều kiện áp dụng: Chức năng này chỉ dành cho việc tạo kênh bán thủ công.
  3. Nhập các thông tin:
     • Tên (bắt buộc): Tên gợi nhớ nguồn khách.
     • Trạng thái: Mặc định Đang hoạt động.
     • Mô tả: Ghi chú thêm (nếu có).
     • Chọn icon: Hình đại diện để nhận biết kênh bán (nếu có).
     • Mức hoa hồng: Cấu hình cách tính hoa hồng cho kênh này theo 1 trong 3 cách:
       • Không áp dụng.
       • % tiền phòng & phụ thu tiền phòng.
       • Số tiền cố định VND mỗi đặt phòng.

  4. Nhấn Lưu để hoàn tất và kích hoạt kênh bán.

3. Chỉnh sửa thông tin kênh bán

• Tình huống: Bạn cần thay đổi mức hoa hồng cho một đối tác hoặc cập nhật trạng thái hoạt động của kênh bán.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Trên màn hình Kênh bán → chọn kênh bán cần chỉnh sửa → nhấn Cập nhật.
  2. Các thông tin cho phép chỉnh sửa:
     • Với các kênh bán tự tạo, bạn có thể sửa tất cả các thông tin.
     • Với các kênh bán tự động của hệ thống, bạn chỉ có thể sửa: Mô tả, Mức hoa hồng.

  3. Nhấn Lưu.

4. Với các kênh bán có thay đổi cách thiết lập Mức hoa hồng → hệ thống hiển thị thông báo Xác nhận:
   • Mặc định Áp dụng cho các đặt phòng tạo mới kể từ thời điểm này.
   • Tùy chọn: Áp dụng cho các đặt phòng chưa hoàn tất (không áp dụng cho đặt phòng đã trả phòng và thanh toán xong).
     • Tích chọn: Hệ thống tính toán lại giá trị hoa hồng.
     • Không chọn: Giá trị hoa hồng giữ nguyên.

III. Các tính năng nâng cao

1. Thiết lập và ghi nhận hoa hồng

• Tình huống: Quản lý cấu hình cách tính hoa hồng (phí môi giới) cho các đối tác khác nhau để hệ thống tự động hạch toán.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Các lựa chọn thiết lập mức hoa hồng:
     • Không áp dụng: Không ghi nhận hoa hồng cho các đặt phòng từ kênh này.

• Ghi nhận hoa hồng thủ công theo 1 trong 2 cách:
  • Theo tỷ lệ % tiền phòng & phụ thu tiền phòng.
  • Số tiền cố định VND mỗi đặt phòng.

• Ghi nhận hoa hồng tự động từ Channel Manager: Áp dụng cho các đặt phòng đồng bộ tự động, hệ thống tự động lấy giá trị hoa hồng mà Channel Manager trả về (không cho phép sửa thủ công hay dùng công thức).

2. Thời điểm tính toán và cập nhật hoa hồng:
   • Ngay khi tạo, đồng bộ hoặc cập nhật đặt phòng.
   • Khi có thay đổi thiết lập hoa hồng (nếu chọn tính toán lại).
3. Lịch sử đặt phòng theo kênh bán: Để xem chi tiết các đặt phòng theo kênh bán → khi xem chi tiết kênh bán → bạn chọn tab Lịch sử đặt phòng.

4. Lưu ý: Khi hủy đặt phòng, hệ thống mặc định giá trị hoa hồng = 0.

2. Quản lý kênh bán thu hộ

• Khái niệm: Kênh bán thu hộ là khoản tiền khách lưu trú đã thanh toán trên OTA. OTA có trách nhiệm thanh toán cho khách sạn sau khi khách lưu trú đã sử dụng dịch vụ.
• Điều kiện áp dụng: Chỉ áp dụng với kênh bán có đặt phòng đồng bộ tự động từ Channel Manager.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Thiết lập:
     • Trên màn hình Kênh bán tại chi nhánh đang có đặt phòng đồng bộ tự động từ Channel Manager → bạn nhấn Cập nhật khi xem thông tin kênh cụ thể → nhấn Tại đây.

• Hoặc truy cập menu Kênh bán → chọn OTAs (Agoda, Airbnb,…) → chọn Thiết lập tài khoản.

• Bật xanh tính năng Ghi nhận OTAs thu hộ đặt phòng.

2. Ghi nhận và hiển thị:
   • Hệ thống ghi nhận giá trị thu hộ trên đặt phòng theo đúng giá trị Channel Manager trả về.

• Màn hình Kênh bán hiển thị tổng tiền Kênh bán thu hộ và chi tiết theo từng đặt phòng tại tab Lịch sử đặt phòng.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD – Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!