Phát hành Hóa đơn điện tử trên KiotViet

(Ngành Khách sạn, Nhà nghỉ)

I. Giới thiệu chung

Tính năng Phát hành Hóa đơn điện tử (HĐĐT) trên KiotViet là giải pháp hỗ trợ khách sạn, nhà nghỉ phát hành HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền, tuân thủ theo các quy định pháp lý hiện hành. KiotViet cho phép kết nối trực tiếp với các nhà cung cấp HĐĐT lớn (như KiotViet KV-EINVOICE, MISA, VIETTEL, VNPT), giúp quy trình thanh toán trả phòng và xuất hóa đơn trở nên liền mạch và hiệu quả.

Lợi ích nổi bật của tính năng Phát hành Hóa đơn điện tử trên KiotViet:

• Chủ động và linh hoạt 24/7: Giúp chủ khách sạn, nhà nghỉ chủ động trong việc lập hóa đơn hoặc xử lý các sai sót ngay khi có phát sinh giao dịch (khách trả phòng, thanh toán dịch vụ), bất kể thời gian nào trong ngày hay đêm.
• Xử lý triệt để độ trễ: Hỗ trợ giải quyết vướng mắc về khoảng cách thời gian giữa lúc khách hàng thanh toán tiền phòng và thời điểm lập hóa đơn, đảm bảo tính tức thời.
• Thao tác đơn giản: Hỗ trợ nhân viên lễ tân thực hiện quy trình phát hành hóa đơn từ máy tính tiền một cách đơn giản và không yêu cầu chữ ký số của người bán trên từng hóa đơn.

II. Các thao tác cơ bản

Để dễ hình dung, các ví dụ dưới đây sẽ minh họa những tình huống thực tế trong ngành Khách sạn, Nhà nghỉ.

1. Phát hành HĐĐT tự động tại màn hình Lễ tân

• Tình huống: Khi bạn đang thực hiện thủ tục trả phòng (check-out) cho khách tại quầy lễ tân, bạn muốn hệ thống tự động phát hành hóa đơn điện tử cho khách ngay sau khi thanh toán thành công để tiết kiệm thời gian chờ đợi của khách lưu trú.
• Điều kiện:
  1. Bạn cần tích chọn Phát hành hóa đơn điện tử ngay trên Màn hình Lễ tân khi thiết lập kết nối hóa đơn điện tử.

2. Tài khoản của bạn cần được cấp quyền Phát hành hóa đơn điện tử (trong mục Giao dịch → Hóa đơn).

• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Trên màn hình Lễ tân, bạn bật xanh Hóa đơn điện tử.

2. Khi thực hiện thanh toán, bạn tích chọn Phát hành hóa đơn điện tử. Tại đây, bạn có thể nhấn Chi tiết để:

• Sửa thông tin hóa đơn nếu cần.

• Chọn Thời điểm phát hành, Mẫu hóa đơn.
• Khi bạn thực hiện thanh toán thành công cho một hóa đơn, KiotViet sẽ tự động gửi thông tin sang hệ thống của nhà cung cấp HĐĐT để phát hành hóa đơn.

4. Danh sách hóa đơn điện tử sau khi đã thanh toán được hiển thị trong pop-up Xử lý hóa đơn điện tử ở góc dưới màn hình để bạn theo dõi trạng thái, bao gồm:
   • Đang xử lý: Hệ thống đang gửi dữ liệu.
   • Đã phát hành: Hóa đơn đã được phát hành thành công.
   • Phát hành lỗi: Hệ thống không phát hành được hóa đơn do có lỗi.

5. Tại đây, bạn có thể In hóa đơn (bao gồm mã QR và mã tra cứu).

• Lưu ý: Sau khi phát hành thành công, bạn cần đăng nhập vào phần mềm của nhà cung cấp HĐĐT để thực hiện thao tác gửi thông tin đến Cơ quan Thuế. (Riêng với nhà cung cấp KV-EINVOICE, bạn có thể thiết lập để hệ thống tự động gửi đi ngay khi phát hành).

2. Phát hành hoặc Chuyển HĐĐT hàng loạt trên trang Quản lý

• Tình huống: Khi bạn không sử dụng tính năng phát hành tự động, hoặc cuối ca làm việc bạn muốn xử lý (phát hành/chuyển) đồng thời nhiều hóa đơn cho các giao dịch trả phòng đã hoàn tất trong ngày.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Bạn truy cập vào màn hình Quản lý, vào menu Giao dịch → Hóa đơn.
  2. Tích chọn các hóa đơn cần xử lý với điều kiện: Hóa đơn có trạng thái Hoàn thành và trạng thái HĐĐT là trống hoặc Phát hành lỗi.
  3. Bạn nhấn Thao tác và chọn Chuyển hoặc Phát hành hóa đơn điện tử (tối đa 50 hóa đơn/lần) trên 1 chi nhánh.

III. Tính năng nâng cao

• Tình huống: Sau khi đã phát hành hoặc chuyển hóa đơn cho khách lưu trú, bạn cần theo dõi trạng thái của các HĐĐT, xem lại bản thể hiện hóa đơn để đối chiếu, hoặc lấy m&ã; tra cứu để gửi cho khách hàng tự kiểm tra.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Theo dõi trạng thái: Trên danh sách tại Giao dịch -> Hóa đơn, KiotViet có thêm cột Trạng thái HĐĐT để bạn theo dõi tình trạng (Trống, Đã phát hành, Phát hành lỗi, Đã chuyển).

• Xem và tra cứu: Trong chi tiết của một hóa đơn đã phát hành, bạn chọn biểu tượng 3 chấm, hệ thống cung cấp các tùy chọn:

• Xem hóa đơn điện tử: Xem bản thể hiện của hóa đơn, có thể tải về hoặc in ra.

• C&ach tra cứu hóa đơn điện tử: Sao chép mã tra cứu và đường link để gửi cho khách hàng tự tra cứu trên cổng của nhà cung cấp HĐĐT.

IV. Thao tác trên Điện thoại

Tính năng Phát hành hóa đơn điện tử trên ứng dụng di động hỗ trợ khách sạn thực hiện các thao tác: phát hành tự động ngay khi hoàn thành hóa đơn và xem hóa đơn điện tử trên trang tra cứu HĐĐT của nhà cung cấp.

1. Phát hành tự động trên điện thoại

Tình huống: Khi bạn đang sử dụng ứng dụng KiotViet Hotel để thực hiện thủ tục thanh toán trả phòng cho khách ngay tại sảnh hoặc trong trường hợp di chuyển, bạn muốn hóa đơn điện tử được phát hành tự động ngay khi giao dịch hoàn tất.

Thao tác thực hiện như sau:

1. Khi bạn thực hiện thanh toán cho một hóa đơn, bạn chỉ cần tích Phát hành hóa đơn điện tử luôn cho và chọn mẫu in hợp lệ.

2. Bạn có thể nhấn vào biểu tượng  để:

• Sửa thông tin hóa đơn nếu cần.

• Chọn Thời điểm phát hành, Mẫu hóa đơn.

3. Ngay sau khi nhấn Hoàn thành, hệ thống sẽ tự động gửi thông tin để phát hành hóa đơn.

4. Bạn chọn Xem trên thông báo hoặc vào chi tiết hóa đơn để xem thông tin. Tại đây, với hóa đơn điện tử đã được phát hành thành công → bạn nhấn vào dòng thông tin Hóa đơn điện tử để xem bản thể hiện của hóa đơn (có thể chia sẻ hoặc tải xuống) hoặc tra cứu trên trang của nhà cung cấp.

5. Ngoài ra, khi xem chi tiết hóa đơn chưa được phát hành hóa đơn điện tử, bạn cũng có thể chọn phát hành hóa đơn điện tử ngay tại màn hình này.

• Lưu ý quan trọng: Để sử dụng được tính năng này, các thiết lập ban đầu (như kết nối với nhà cung cấp HĐĐT) và việc phân quyền cho nhân viên vẫn cần được thực hiện trên giao diện web của máy tính.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD – Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!