Kiểm kho

(Ngành Khách sạn, Nhà nghỉ)

I. Giới thiệu chung

Kiểm kho là hoạt động định kỳ thiết yếu trong vận hành khách sạn nhằm đối chiếu số lượng thực tế của hàng hóa (đồ uống minibar, đồ tiêu hao amenities, vật tư dọn phòng…) với số liệu trên phần mềm. Việc kiểm kho thường xuyên giúp chủ khách sạn phát hiện sớm các chênh lệch, thất thoát và lên kế hoạch nhập hàng bổ sung kịp thời.

Lợi ích nổi bật của tính năng:

• Chính xác & Minh bạch: Tự động tính toán số lượng lệch và giá trị chênh lệch giữa thực tế và sổ sách.
• Linh hoạt đa phương thức: Hỗ trợ nhập liệu thủ công, quét mã vạch hoặc nhập từ file Excel cho danh mục hàng hóa lớn.
• Phối hợp nhóm hiệu quả: Tính năng gộp phiếu giúp tổng hợp kết quả kiểm kê từ nhiều nhân viên phụ trách các tầng/kho khác nhau.
• Cập nhật tức thì: Tự động cân bằng kho ngay khi phiếu kiểm hoàn thành.

II. Các thao tác cơ bản

Dưới đây là quy trình thực hiện một phiếu kiểm kho tiêu chuẩn trên giao diện máy tính (Web).

1. Tạo phiếu kiểm kho mới

• Tình huống: Trưởng bộ phận buồng phòng thực hiện kiểm kê kho vật tư tổng vào cuối tháng.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Tại màn hình Quản lý, vào menu Hàng hóa → chọn Kiểm kho.
  2. Nhấn + Kiểm kho.

3. Thêm hàng hóa vào phiếu:
   • Cách 1: Gõ tên hoặc mã hàng (ví dụ: Nước suối, Bàn chải) vào ô tìm kiếm.

• Cách 2: Nhấn vào biểu tượng danh mục để chọn toàn bộ nhóm hàng.

4. Nhập số lượng thực tế: Điền số lượng đếm được vào cột Thực tế. Hệ thống sẽ tự động tính ra số lượng Lệch (Thực tế – Tồn kho).

2. Rà soát và Hoàn thành

• Tình huống: Sau khi nhập xong số liệu, bạn cần kiểm tra lại các mặt hàng bị lệch trước khi chốt sổ.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Sử dụng các tab lọc để xem nhanh:
     • Lệch: Chỉ hiện các hàng hóa có sự sai khác về số lượng.
     • Khớp: Các hàng hóa có số lượng đúng.
     • Chưa kiểm: Các hàng hóa chưa được nhập số lượng thực tế.

2. Kiểm tra lại thông tin ngày giờ tạo phiếu và thêm ghi chú (nếu cần).
3. Nhấn Hoàn thành để cân bằng kho. Lúc này tồn kho trên phần mềm sẽ được cập nhật theo số thực tế bạn vừa nhập. (Nếu chưa kiểm xong, bạn có thể nhấn Lưu tạm để tiếp tục xử lý sau).

III. Các tính năng nâng cao

1. Kiểm kho bằng Excel và Gộp phiếu

• Tình huống: Khách sạn có nhiều tầng, mỗi nhân viên buồng phòng kiểm kê một tầng và ghi vào file Excel hoặc tạo phiếu tạm riêng. Quản lý cần tổng hợp lại thành một phiếu duy nhất.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Nhập từ Excel:
    1. Tại màn hình tạo phiếu kiểm, chọn Tải file mẫu Excel File, điền thông tin hàng hóa theo mẫu.
    2. Nhấn Chọn file dữ liệu và chọn file đã lưu.
    3. Nhấn Thực hiện.

• Gộp phiếu kiểm:
  1. Tại danh sách phiếu kiểm kho, tích chọn các phiếu đang ở trạng thái Phiếu tạm cần gộp.
  2. Nhấn Gộp phiếu.

3. Hệ thống sẽ cộng dồn số lượng thực tế của các phiếu đã chọn thành một phiếu tổng mới. Bạn kiểm tra lại và nhấn Gộp phiếu.

2. Sao chép và hủy phiếu

• Sao chép: Nếu bạn thực hiện kiểm kho định kỳ với danh sách mặt hàng giống hệt lần trước, hãy mở phiếu cũ và chọn Sao chép để tiết kiệm thời gian chọn hàng.

• Hủy phiếu: Trên chi tiết phiếu kiểm kho → bạn nhấn Hủy bỏ → chọn Đồng ý. Với phiếu đã cân bằng (Hoàn thành) tồn kho sẽ quay lại trạng thái trước khi kiểm.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD – Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!