Trả hàng nhập

(Ngành Khách sạn, Nhà nghỉ)

I. Giới thiệu chung

Trong quá trình vận hành khách sạn, việc nhập các loại vật tư, thực phẩm hay đồ uống minibar đôi khi gặp phải tình trạng hàng lỗi, hỏng hoặc không đúng cam kết. Tính năng Trả hàng nhập giúp bạn ghi nhận việc hoàn trả hàng hóa cho Nhà cung cấp, đồng thời hệ thống sẽ tự động giảm trừ tồn kho và điều chỉnh lại công nợ hoặc ghi nhận khoản tiền được hoàn lại.

Lợi ích nổi bật của tính năng:

• Quản lý kho chính xác: Tự động trừ tồn kho các mặt hàng đã trả, đảm bảo số liệu thực tế khớp với phần mềm.
• Minh bạch công nợ: Tự động cấn trừ số tiền hàng trả lại vào khoản nợ phải trả Nhà cung cấp hoặc ghi nhận phiếu thu nếu Nhà cung cấp hoàn tiền mặt.
• Điều chỉnh giá vốn: Hệ thống tự động tính toán lại giá vốn trung bình của sản phẩm sau khi trả hàng.
• Linh hoạt thao tác: Hỗ trợ trả hàng dựa trên phiếu nhập cũ (chính xác giá nhập) hoặc tạo phiếu trả hàng nhanh.

II. Các thao tác cơ bản

Dưới đây là các phương thức tạo phiếu trả hàng nhập trên giao diện Web Quản lý.

1. Trả hàng theo Phiếu nhập hàng (Khuyên dùng)

Đây là cách chính xác nhất vì hệ thống sẽ lấy đúng giá nhập của lô hàng đó để tính toán tiền trả lại.

• Tình huống: Bạn nhập 5 thùng nước suối ngày hôm qua nhưng hôm nay phát hiện 1 thùng bị móp méo, cần trả lại đúng lô hàng đó cho nhà cung cấp.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Tại màn hình Quản lý, vào menu Giao dịch → chọn Nhập hàng.
  2. Tìm và kích chọn phiếu nhập hàng có chứa sản phẩm cần trả.
  3. Nhấn Trả hàng.

4. Màn hình tạo phiếu trả hiện ra với thông tin hàng hóa được điền sẵn. Bạn nhập Số lượng cần trả vào cột tương ứng (Ví dụ: 1).
5. Kiểm tra số tiền Nhà cung cấp cần trả.
6. Nếu Nhà cung cấp hoàn tiền ngay, nhập số tiền vào ô Tiền nhà cung cấp trả. Nếu cấn trừ công nợ, để trống ô này.
7. Nhấn Trả hàng nhập để hoàn tất.

2. Trả hàng nhập nhanh (Không theo phiếu nhập cũ)

Sử dụng khi bạn muốn trả hàng mà không cần tìm lại phiếu nhập cũ, hoặc trả hàng từ nhiều lần nhập khác nhau.

• Tình huống: Bạn muốn trả lại một số hàng hóa cho nhà cung cấp.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Vào menu Giao dịch → chọn Trả hàng nhập.
  2. Nhấn + Trả hàng nhập.

3. Chọn hàng hóa: Tìm kiếm tên/mã hàng hoặc Import từ file Excel (nếu danh sách nhiều).

4. Chọn Nhà cung cấp: Tìm tên đối tác nhận lại hàng.
5. Nhập thông tin thanh toán:
   • Giá trả lại: Điền đơn giá thỏa thuận trả lại.
   • Tiền nhà cung cấp trả: Nhập số tiền nếu NCC thanh toán ngay.
6. Nhấn Trả hàng nhập.

III. Các tính năng nâng cao

1. Cập nhật và Hủy phiếu trả hàng

• Cập nhật:
  • Với phiếu ở trạng thái Đã trả hàng, bạn có thể sửa các thông tin bao gồm: Thời gian, Nhân viên trả hoặc Ghi chú → nhấn Lưu.

• Với phiếu ở trạng thái Phiếu tạm, bạn nhấn Mở phiếu để thay đổi tất cả các thông tin.

• Hủy phiếu:
  • Tìm và chọn phiếu trả hàng muốn hủy.
  • Nhấn Hủy bỏ → chọn Đồng ý.

• Lưu ý:
  • Nếu phiếu trả đã có phiếu thu tiền đi kèm, hệ thống sẽ hỏi bạn có muốn hủy phiếu thu đó không.
  • Sau khi hủy, số lượng hàng hóa sẽ được cộng lại vào kho và công nợ nhà cung cấp sẽ quay về trạng thái trước khi trả.

2. Quản lý danh sách và xuất file

• Tình huống: Kế toán cần tổng hợp danh sách hàng đã trả lại trong tháng để đối chiếu công nợ với nhà cung cấp.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Vào menu Trả hàng nhập.
  2. Sử dụng bộ lọc bên trái màn hình.
  3. Nhấn Xuất file để tải về báo cáo Excel chi tiết hoặc tổng quan.

IV. Thao tác trên Điện thoại

Tính năng Trả hàng nhập trên ứng dụng KiotViet Hotel hỗ trợ khách sạn, nhà nghỉ xem thông tin trả hàng nhập ngay trên điện thoại.

• Tình huống: Nhân viên kho kiểm tra hàng và phát hiện một số chai nước bị hỏng, muốn tạo phiếu trả ngay trên điện thoại.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Mở ứng dụng KiotViet Hotel.
  2. Vào menu Nhiều hơn → Trả hàng nhập → ứng dụng hiển thị danh sách phiếu.

3. Để tìm kiếm phiếu trả hàng nhập bạn nhấn vào biểu tượng kính lúp hoặc các bộ lọc Trạng thái, Thời gian, Chi nhánh.

4. Bạn có thể thay đổi giá trị hiển thị trên danh sách phiếu.

5. Để sắp xếp phiếu trả hàng nhập, bạn chọn biểu tượng mũi tên 2 chiều → chọn Mới nhất hoặc Cũ nhất.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD – Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!