Quản lý chi phí nhập hàng

(Ngành Khách sạn, Nhà nghỉ)

I. Giới thiệu chung

Trong hoạt động quản lý khách sạn, khi nhập các loại vật tư (chăn ga, đồ tiêu hao amenities, thực phẩm cho bếp…), bên cạnh tiền hàng thường phát sinh thêm các khoản chi phí khác như: phí vận chuyển, phí bốc dỡ, phí thông quan… Những chi phí này ảnh hưởng trực tiếp đến giá vốn của hàng hóa và hiệu quả kinh doanh của khách sạn.

Lợi ích nổi bật của tính năng:

• Tính toán giá vốn chính xác: Tự động phân bổ các chi phí phụ trợ vào giá nhập của từng sản phẩm (như bộ chăn ga, xà phòng…), giúp chủ khách sạn xác định chính xác lợi nhuận.
• Quản lý công nợ minh bạch: Phân định rõ khoản chi phí nào phải trả cho Nhà cung cấp vật tư và khoản nào trả cho bên thứ ba (như đơn vị vận chuyển).
• Tối ưu quy trình trả hàng: Tự động tính toán số tiền chi phí được hoàn lại khi thực hiện trả hàng nhập, giảm thiểu sai sót cho bộ phận kế toán/kho.
• Báo cáo đa chiều: Theo dõi chi tiết chi phí nhập hàng trong các báo cáo tài chính, hàng hóa và nhà cung cấp.

II. Các thao tác cơ bản

Để dễ hình dung, các ví dụ dưới đây sẽ minh họa những tình huống thực tế trong ngành Khách sạn, Nhà nghỉ.

1. Thiết lập tính năng

• Tình huống: Bạn muốn kích hoạt tính năng trên hệ thống để bắt đầu ghi nhận thêm các loại phí vận chuyển hoặc bốc xếp khi nhập lô hàng đồ dùng buồng phòng về kho.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Tại màn hình Quản lý, bạn vào menu Thiết lập → chọn Thiết lập cửa hàng.

2. Trong khối Thiết lập quản lý, chọn mục Giao dịch.
3. Bật xanh tính năng Hỗ trợ các khoản chi phí nhập hàng.

2. Quản lý danh mục Chi phí nhập hàng

• Tình huống: Bạn cần tạo sẵn danh sách các loại phí thường gặp (như Phí vận chuyển, Phí bốc xếp) để nhân viên kho hoặc lễ tân dễ dàng lựa chọn khi tạo phiếu nhập hàng.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Vào màn hình Quản lý → Thiết lập → chọn Quản lý chi phí nhập hàng.

2. Nhấn nút + Thêm mới và điền các thông tin:
   • Tên chi phí: Ví dụ: “Phí lưu kho”.
   • Giá trị: Nhập số tiền cố định (VNĐ) hoặc tỷ lệ phần trăm (%) theo tổng tiền hàng.
   • Hình thức:
     • Chọn Chi phí nhập hàng nếu phí này trả trực tiếp cho Nhà cung cấp hàng hóa (tính vào công nợ NCC).
     • Chọn Chi phí nhập hàng khác nếu phí này trả cho đơn vị vận chuyển thứ ba (chỉ tính vào giá vốn, không tính vào công nợ NCC).

   • Phạm vi áp dụng: Chọn Toàn hệ thống hoặc các chi nhánh cụ thể.
   • Tùy chọn khác: Thiết lập Tự động đưa vào phiếu nhập hàng hoặc cho phép Hoàn lại khi trả hàng nhập.

3. Nhấn Lưu để ghi nhận thông tin.

3. Sử dụng chi phí khi Tạo phiếu nhập hàng

• Tình huống: Khách sạn nhập một lô hàng mới và mất thêm 50,000đ tiền vận chuyển trả riêng cho nhà xe.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Khi tạo Phiếu nhập hàng, hệ thống sẽ hiển thị thêm hai mục: Chi phí nhập hàng và Chi phí nhập hàng khác.
  2. Nhấn vào mục Chi phí nhập hàng khác (do khoản này trả cho nhà xe bên ngoài, không trả cho nhà cung cấp).
  3. Tích chọn loại “Phí vận chuyển” đã tạo và nhập số tiền thực tế là 500.000đ.
  4. Hoàn tất phiếu nhập. Hệ thống sẽ tự động phân bổ 50,000đ này vào giá vốn của lô chăn ga vừa nhập để tính toán lợi nhuận chính xác sau này.

III. Các tính năng nâng cao

1. Quản lý trả hàng nhập và hoàn phí

• Tình huống: Bạn nhập 100 bộ khăn tắm nhưng phát hiện lỗi và phải trả lại 20 bộ cho nhà cung cấp. Bạn cần tính toán lại phần chi phí nhập hàng tương ứng.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Khi tạo Phiếu trả hàng nhập, hệ thống kiểm tra loại chi phí đã áp dụng trước đó.
  2. Nếu loại chi phí có thiết lập Hoàn lại khi trả hàng, hệ thống tự động gợi ý số tiền phí được hoàn lại tương ứng với tỷ lệ số lượng hàng trả (20 bộ).
  3. Bạn có thể nhấn vào mục Chi phí nhập hoàn lại để xem chi tiết hoặc điều chỉnh số tiền thực tế nếu có thỏa thuận khác với nhà cung cấp.

2. Hệ thống Báo cáo chuyên sâu

• Tình huống: Bạn muốn xem hiệu quả kinh doanh thực tế và công nợ chính xác sau khi đã tính toán các chi phí phụ trợ.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Báo cáo Hàng hóa: Truy cập để xem lợi nhuận thực tế (Giá bán – Giá vốn đã phân bổ chi phí).
  • Báo cáo Nhà cung cấp: Theo dõi công nợ tổng thể, bao gồm cả tiền hàng và các khoản phí (lưu kho/bốc dỡ) nếu khoản đó được trả cho chính nhà cung cấp.
  • Báo cáo Tài chính: Hệ thống ghi nhận các khoản “Chi phí nhập hàng khác” vào giá vốn sản phẩm, giúp phản ánh đúng lãi lỗ của khách sạn.

3. Quản lý mẫu in và Phân quyền

• Tình huống: Bạn muốn phiếu nhập kho in ra phải thể hiện rõ các khoản phí và giới hạn quyền hạn của nhân viên kho.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Mẫu in: Thêm các mã in như {Ten_Loai_Chi_Phi_Nhap_Hang} và {Muc_Chi_Phi_Nhap_Hang}, {Chi_Phi_Nhap_Hang_Khac}, {Muc_Chi_Phi_Nhap_Hang_Khac} vào mẫu in Phiếu nhập hàng/Trả hàng nhập để hiển thị chi tiết phí trên phiếu.
  • Phân quyền: Vào phần Thiết lập → Phân quyền truy cập. Bạn có thể phân quyền chi tiết cho tài khoản người dùng (ví dụ: nhân viên mua hàng):
    • Chỉ được phép Xem DS chi phí.
    • Hoặc có quyền Thêm mới/Cập nhật danh mục chi phí.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD – Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!