Hóa đơn

(Ngành Khách sạn, Nhà nghỉ)

I. Giới thiệu chung

Quản lý hóa đơn là nghiệp vụ sau cùng của một giao dịch, giúp khách sạn lưu trữ lịch sử thanh toán, đối soát doanh thu và phục vụ nhu cầu tra cứu của khách hàng. Hệ thống KiotViet Hotel cho phép bạn quản lý chặt chẽ danh sách hóa đơn từ tiền phòng đến bán lẻ, hỗ trợ các thao tác sửa đổi, hủy bỏ và phát hành hóa đơn điện tử chuyên nghiệp.

Lợi ích nổi bật của tính năng:

• Quản lý tập trung: Dễ dàng tra cứu toàn bộ lịch sử giao dịch thanh toán tại quầy và các kênh bán Online.
• Chính xác & Minh bạch: Theo dõi lịch sử thanh toán nhiều lần của khách hàng (trong trường hợp ghi nợ) và liên kết trực tiếp với phiếu đặt phòng gốc.
• Xử lý sự cố linh hoạt: Hỗ trợ hủy hóa đơn sai sót để cập nhật lại công nợ và tồn kho hàng hóa tự động.
• Chia sẻ nhanh chóng: Gửi ảnh hóa đơn qua Zalo, Facebook hoặc phát hành hóa đơn điện tử (E-invoice) ngay trên điện thoại và máy tính.

II. Các thao tác cơ bản

Dưới đây là các thao tác tra cứu, in ấn và xem lịch sử hóa đơn dành cho lễ tân và quản lý.

1. Tìm kiếm và Sắp xếp hóa đơn

• Tình huống: Khách hàng yêu cầu kiểm tra lại một hóa đơn đã thanh toán từ tuần trước nhưng không nhớ mã.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Vào menu Giao dịch → chọn Hóa đơn.
  2. Sử dụng ô Tìm kiếm để lọc theo: Tên khách hàng, Số điện thoại, Tên phòng, hoặc Ghi chú.

3. Bạn có thể sắp xếp danh sách theo các cột như: Mã hóa đơn, Thời gian (Giờ đi), Khách cần trả… bằng cách kích vào tiêu đề cột đó.

4. Để hiển thị thêm thông tin (như Thu ngân, Kênh bán), kích chọn biểu tượng Tùy chọn (hình bánh răng) và tích vào các thông tin cần hiện.

2. In và Xuất file hóa đơn

• Tình huống: Quản lý cần xuất danh sách doanh thu hóa đơn trong tháng ra file Excel để làm báo cáo ngoài.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • In hóa đơn: Nhấn vào hóa đơn cần in → chọn In hoặc tích chọn nhiều hóa đơn cần in → nhấn Thao tác → chọn In.

• Xuất file:
  • Để xuất toàn bộ danh sách: Nhấn nút Xuất file → chọn File tổng quan hoặc File chi tiết.
  • Để xuất chi tiết một hóa đơn: Vào chi tiết hóa đơn đó → nhấn Xuất file.

3. Xem lịch sử thanh toán và đặt phòng liên quan

• Tình huống: Khách thanh toán phòng làm 2 đợt và bạn muốn xem lại các lần thu tiền.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Lịch sử thanh toán: Trong chi tiết hóa đơn, chọn tab Lịch sử thanh toán. Tại đây sẽ hiện rõ ngày giờ và số tiền của từng đợt thu.

• Liên kết đặt phòng: Khi xem thông tin chi tiết hóa đơn, bạn nhấn vào Mã đặt phòng để hệ thống tự động mở lại phiếu đặt phòng tương ứng trên màn hình Lễ tân giúp bạn đối soát thông tin.

III. Các tính năng nâng cao

Dành cho việc điều chỉnh sai sót và các nghiệp vụ tài chính chuyên sâu.

1. Cập nhật và Hủy bỏ hóa đơn

• Cập nhật thông tin: Hệ thống cho phép thay đổi các trường: Thời gian, Thu ngân, Kênh bán, Ghi chú. Bạn có thể cập nhật cho từng đơn hoặc tích chọn nhiều đơn→ chọn Thao tác → nhấn Cập nhật thông tin chung cùng lúc các hóa đơn đã chọn.

• Hủy hóa đơn:
  1. Trong chi tiết hóa đơn, chọn Hủy bỏ.
  2. Pop-up xác nhận sẽ hỏi bạn có muốn Hủy các Phiếu thanh toán liên quan hay không.
  3. Lưu ý: Việc hủy hóa đơn sẽ tự động giảm trừ doanh thu, cộng lại tồn kho hàng hóa (nếu có bán dịch vụ/minibar) và cập nhật lại công nợ khách hàng.

2. Phát hành hóa đơn điện tử

• Tình huống: Khách hàng là công ty yêu cầu xuất hóa đơn điện tử ngay sau khi check-out.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Trong chi tiết hóa đơn, nếu gian hàng đã kết nối tài khoản hóa đơn điện tử, bạn nhấn vào mục Phát hành HĐĐT.
  2. Kiểm tra lại thông tin mã số thuế và tên công ty của khách.

3. Nhấn Phát hành HĐĐT. Hệ thống sẽ gửi thông báo kết quả từ cơ quan thuế về phần mềm.

Ngoài ra, bạn có thể phát hành hàng loạt các hóa đơn điện tử trong ngày bằng cách tích chọn các hóa đơn → chọn Thao tác → Phát hành hóa đơn điện tử.

IV. Thao tác trên Điện thoại

Tính năng Hóa đơn trên ứng dụng KiotViet Hotel hỗ trợ khách sạn, nhà nghỉ quản lý danh sách, xem chi tiết, chia sẻ, in, phát hành hóa đơn điện tử.

1. Quản lý danh sách hóa đơn

• TÌnh huống: Bạn cần kiểm tra danh sách hóa đơn phát sinh trong tháng này trên điện thoại.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Trên menu Nhiều hơn, chạm vào Hóa đơn.
  • Danh sách hóa đơn hiển thị.

• Để tìm kiếm hóa đơn bạn nhấn vào biểu tượng kính lúp hoặc các bộ lọc Trạng thái, Thời gian, Chi nhánh.

• Bạn có thể thay đổi giá trị hiển thị trên danh sách hóa đơn.

• Chạm vào một hóa đơn bất kỳ để xem chi tiết.

• Tại đây, bạn có thể chọn 3 chấm để In phiếu, Chia sẻ phiếu hoặc Hủy phiếu.

2. Phát hành hóa đơn điện tử

• Tình huống: Bạn đang kiểm tra chi tiết hóa đơn và cần phát hành hóa đơn điện tử ngay trên điện thoại.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Khi xem chi tiết hóa đơn, bạn nhấn Thêm thông tin để ghi nhận thông tin cần xuất hóa đơn điện tử của khách hàng.
  2. Chọn Mẫu phát hành HĐĐT hợp lệ.
  3. Nhấn Phát hành HĐĐT.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD – Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!